الاجتماعات الادارية

حتى يمكن أن يقوم  الفريق  في الاجتماع بمهمته بشكل جيد، يجب أن يكون لديه الحافز للقيام بالمهمة كفريق واحد، كذلك يجب على المشاركين أن يكون لديهم الحافز الضروري لهم كأفراد.

إن مجموعات العمل في الاجتماعات يمكن أن يكون لها تصرفات متطرفة، وحتى تقوم هذه المجموعات بمهامها بشكل فعّال، يجب أن تكون أهدافها واضحة وتكون قابلة للتحقيق وتكون هيكل جماعي موحّد.

يمكن التقليل من المشاكل المتعلقة بإدارة الوقت وتأثيرها على المشروع من خلال سرعة تحديد وإدراك بأن هناك مشكلة، وإدارة الإداء جزء أساسي من عملك.

نجد أن تحديد الفرق في الاجتماعات المنظّمة أسهل منه في الاجتماعات غير المنظمة، منها في البرلمان أو قاعة المجلس أو المحكمة أو قاعة التداول وأيضًا على مائدة المفاوضات، هناك جهات أو فرق محددة بوضوح.

 بعد أن يقوم المشارك بالمشاركة في الاجتماعات الإدارية أكثر من مرة يجب عليه بعد هذه المشاركات أن يكون صاحب دور فعال وناجح ويطور نفسه حتى يحقق المزيد من النجاح، وهي الممترسة والتغذية الراجعة وخطة العمل.

حتى يحقق الاجتماع الإداري ما نريده يجب أن يتوفر فيه مجموعة من اللوازم التي لها دور كبير في الوصول للغاية المطلوبة، ومن هذه اللوازم الغرفة وموقعها، الوسائل البصرية والتحرر من الإزعاج ولوحات الأسماء.

بعض المشاركين في الاجتماعات يقومون بحديث مطول بعد إنتهاء الاجتماع، وقد تكون هذه الأحاديث من غير فائدة وقد تسبب الإساءة لأطراف أخرى، ولكن قد يكون هناك تحليل بنّاء لموقف صعب يمكن أن يكون أحسن الطرق لتحسين الأداء.

المشارك في الاجتماعات لا يجب أن يقبل الدعوة للحضور إلا إذا كان متأكد من أن حضوره مبني على نتائج، ويجب أن يقوم بدارسة جدول الأعمال وأي وثائق أخرى وأن يقوم ببحث الموضوعات مع المشاركين الآخرين.

على المدير أن يحدّد ما هي الاجتماعات الضرورية التي يجب أن يقوم بها في المشروع حتى يحقّق النجاح في إدارة المشروع لأنه يوجد بعض اجتماعات تعتبر مضيعة للوقت والجهد والمال.

يضم كل اجتماع عدد من الأعضاء الذين يتميزون بمجموعة من المهارات المتعددة، ولكل عضو من هذه الأعضاء نقاط قوة ونقاط ضعف خاصة به، المهارات الخاصة، النزعة الفردية،المشاركة، التسلسل الطبقي، المنحرف والمعزول.

هناك أنواع خاصة من الاجتماعات في منظمات الأعمال التي ينتشر عقدها، وتشير هذه الاجتماعات إلى قواعد مختلفة تمامًا ومنها اجتماعات إثارة الأفكار واجتماعات التشاور والتفاوض وغيرها.

لأثاث غرف الاجتماعات في منظمات الأعمال، بعضها يكون شكلها عادي وبعضها غير عادي ومميز، ويجد مجموعة من الخيارات التقليدية لترتيب غرف الاجتماعات منها أسلوب المسرح أو أسلوب حرف (U) المفتوح وغيرها العديد.

جميع منظمات الأعمال تقوم بتنفيذ الاجتماعات لأنها عبارة عن وسيلة لتحقيق التواصل بين الموظفين فيها والإدارة، والاجتماعات تختلف من حيث النوع والسبب لإنشاء الاجتماع، اجتماع توصيل المعلومات، اجتماع المتابعة و الرقابة.