فالثرثارون يخرجون عن الموضوع الرئيس ويمكن أن يلجأ بعض المشاركين في الاجتماع إلى هذا الأسلوب لإضاعة الوقت أو لفت الانتباه إلى جدول أعمال خفي أو إلى أهدافهم الخاصة أو إبعاد النظر عن بند محدد في جدول الأعمال إذا كان المشارك.
تعتبر الاجتماعات المنتظمة لمناقشة التقدّم جزء أساسي من عملية مراقبة المشروع وذلك لمراجعة الوضع الحالي في أي وقت، لذلك اتخذ إجراءات محدّدة لجعل الاجتماعات فعّالة.
هناك عدد من القواعد المهمة المتعارف عليها بشكل عام والتي تغطي مراحل النقاش في الاجتماعات رسمية، والعديد منها يطبق على نطاق واسع ولكن بشكل أقل تشدد وخصوصًا على الاجتماعات الأقل رسمية.
