أهمية تفعيل عنصر الاتصال في منظمات العلاقات العامة:
يجب تفعيل عنصر الاتصالات الذي يتم في إطار الأنظمة والقوانين التي تحكم المنظمة أو المؤسسة، وخلال حدوثها يجب تتبع قنوات وأساليب محددة من قبل البناء التنظيمي، ولكي تكون هذه الاتصالات فعالة، يجب أن تكون جميع قنواتها ووسائلها واضحة ومعروفة لجميع الأعضاء الذين يتبعون هذا التنظيم، أو موجودين داخل إطار هذه المؤسسة وتكون هذه القنوات والطرق لها دور وأهمية في نقل المعلومات، ومن المهم على أصحاب المناصب المتعلقة في هذا التنظيم، والتي تُعد أساس الاتصال أن يدركوا أدوارهم في نقل المطالب والتعليمات الخاصة أو المعلومات.
كما ويجب أن تأخذ كافة التدابير، التي تعمل على تعطيل عملية الاتصالات، في حال عدم وجود صاحب المركز الاتصالي، وهذا يحدث من خلال تحديد بديل لصاحب المركز الخاص، أيضاً يجب أن تتم هذه الاتصالات حسب تخطيط السلطة المسؤولة؛ أي أن لا يقوم بالاتصال إلا من هو مختص بذلك، وأن لا يقوم بتجاوز المسؤولين عنه، بالمستويات الأعلى أو الأدنى.
أيضاً يجب أن تتلائم خطوط واتجاهات الاتصال مع العوامل الإنسانية المتوافرة داخل المنظمة، أو المؤسسة وأن يقتنع كافة الأعضاء به؛ وذلك لكي لا يحصل اختلاف حوله، أو وقوع العداء بين البعض أو وجود عدم الانسجام الذي من الطبيعي أن يؤدي إلى تعطيل الاتصالات، فالاتصالات الرسمية تكون مؤثرة بالدرجة التي تكون فيها مقبولة لدى جميع العاملين في المنظمة أو المؤسسة، ووجود هذا القبول أو عدم توافر يقوم على العوامل والاعتبارات الإنسانية التي تحكم على الوضع داخل المؤسسات، مثل وجود التفاهم والولاء، أو العداء وعدم التقبل والمعارضة.
بالإضافة إلى ذلك يؤخذ في عين الاعتبار كبر حجم مؤسسة العلاقات العامة، والاتجاه نحو العمليات التخصصية تؤدي إلى زيادة الحاجة إلى القيام بالاتصالات الرسمية المخططة والمنظمة، والتي تستطيع أن تُنفذه من خلال المعوقات التي يفرضها التخصص، وتؤدي إلى تقصير المسافة بين مركز المنظمة أو المؤسسة والفروع المختلفة. ومن الأمور والجوانب التي تُلاحظ في مثل المنظمات والمؤسسات العلاقات العامة وعن عملية الاتصال القائمة والمتبعة فيها.
حيث أن الرئيس أو المسؤول الأعلى في منظمات العلاقات العامة إذا كان ذو سلوك عدواني، فسوف تؤثر هذه الصفات على الاتصالات من أعلى إلى أسفل، بين كافة أقسام ووحدات المنظمة أو المؤسسة، ومثل هذا السلوك والتصرف يؤدي إلى الشعور بالخوف، وعدم الأمان لدى أفراد المنظمة والعمل دائماً على الابتعاد عنه، أو الاصطدام به؛ الأمر الذي يؤثر في عملية اتصالاتهم الصاعدة إذا أرادوا ذلك، وطبيعي أن مثل هذا الوضع يعزل المسؤولين عن العاملين أو من هم في الدرجات المتدنية، أو العامة ممّا يؤدي إلى نتائج سلبية.
