كيف نكتب رسالة شكوى باللغة الإنجليزية؟

الرسائل وأنواعها متعدّدة ومختلفة، فمنها الرسائل الرسمية ومنها غير رسمية ومنها رسائل التظلّم والشكوى، لكل من هذه الرسائل الأسلوب والطريقة الخاصّة به، وعندما يريد الشخص إرسال الرسالة بلغة أخرى فيجب مراعاة بعض الفروقات في اللغة مثل الفرق في الكلمات والعبارات وطريقة صياغتها.

وسنتحدث في هذا المقال عن خطوات كتابة رسالة شكوى باللغة الإنجليزية، ورسالة الشكوى تعني الاعتراض على أمر ما بطريقة رسمية، وهذا الاعتراض يقدّم إلى الجهات المختصة برسائل الشكاوى.

خطوات كتابة رسالة شكوى باللغة الإنجليزية:

الخطوة الأولى:

يجب كتابة عنوان المرسل في أعلى يمين الصفحة بدون اسمه، فيكتب أولاً رقم العقار الخاصّ به، اسم الشارع، المدينة، الدولة ويجب عليه اتبّاع هذا الترتيب.

الخطوة الثانية:

يجب كتابة اسم وعنوان المرسل إليه في أعلى يسار الصفحة، وعند عدم معرفة الاسم فيكتب المسمّى الوظيفي له مع التاريخ.

الخطوة الثالثة:

بعد عنوان المرسل والمرسل إليه، يجب البدء بعبارة التحية ويجب أن تكون عبارة رسمية ومن الأمثلة على عبارات تحية رسمية باللغة الإنجليزية: (Dear Sir/ Madam، Dear Mr/ Mrs،Dear Miss،To whom it may concern)، وهي تختلف فمنها يستخدم للمتزوج وغير المتزوج والأخيرة تستخدم في حال عدم معرفة أيّ معلومات عن الجهة المستلمة.

الخطوة الرابعة:

بعد الانتهاء من عبارة التحية يبدأ المرسل بكتابة نص رسالة الشكوى، والتي تكون مقسمّة إلى فقرات، أما الفقرة الأولى فيجب أن يوضّح فيها المرسل سبب إرسال رسالة الشكوى الخاصّة به ويفضّل أن يبدأ بعبارات مثل العبارة التالية:

(I am writing to complain about،The purpose of my letter is to express my disappointment with).

أما الفقرة الثانية يبدأ فيها المرسل بتوضيح تفاصيل واقعة الشكوى، ويجب أن تكون طريقة التعبير رسمية بعيدة كل البعد عن إظهار العواطف الشخصية، ويفضّل استخدام عبارات مثل: (Firstly،This meant that). والفقرة الثالثة يتم توضيح أية معلومات إضافية أو تفاصيل أكثر عن واقعة الشكوى، وما هي عواقب هذه الأمور ولكن يجب أن تكون الجمل المستخدمة في التوضيح جمل قصيرة ليست طويلة أو متوسطة الطول مثل: (As a result،Then).

الفقرة الرابعة والأخيرة يوضّح فيها المرسل ما هو الرد المتوقّع انتظاره من الشركة أو المؤسسة المعنيّة بموضوع الشكوى بعد استلامها لهذه الرسالة، ويستخدم فيها عبارات مثل الجملة الآتية:

(It is a legal requirement for، I would therefor expect some compensation).

الخطوة الخامسة والأخيرة:

يكتب فيها المرسل الخاتمة، والخاتمة برسالة الشكوى عادةً ما تكون تعليق على ما تم ذكره في رسالة الشكوى، والتعبير أيضاً عن رغبة المرسل في استلام رسالة رد بأسرع وقت ممكن من قبل الجهة المستلمة، ويستخدم في الخاتمة عبارات مثل:

• Look forward to hearing from you shortly.

• I look forward to your swift reply.

• I look forward to hearing from you without delay.

• I wait you prompt reply.

ويتم أيضاً إضافة عبارة قصيرة بعد عبارة الخاتمة مثل: (Best wishes،Best regards).

نصائح إضافية من أجل إتقان رسالة الشكوى بالإنجليزي:

• يجب أن يكون أسلوب طرح المشكلة واضح وموجز؛ وذلك من أجل الحصول على النتائج المتوقعة.

• تجنّب التعبير بأسلوب يوضّح غضب المرسل؛ وذلك من أجل الحفاظ على الإيجابية في العلاقات مع الآخرين.

• يجب على المرسل أن لا يكتب أي تفاصيل ليست لها صلة بموضوع الشكوى؛ لأنّ هذا قد يورّط المرسل بأمور هو بغنى عنها.

• يجب استخدام أسلوب الكتابة بعناية، بمعنى أن يكون خالي من الأخطاء الإملائية واللغوية الخاصّة باللغة الإنجليزية.

• يجب استخدام لهجة خطاب مناسبة للشكوى، وتجنّب استخدام لهجة التهديد التي من الممكن أن تسبّب للمرسل خسارة وظيفته بالكامل.

• لا مانع من أن تكون خاتمة رسالة الشكوى بنّاءة بمعنى أن يقدّم المرسل اقتراحات لحل مشكلته.