فن الكتابة هو فن له عدّة أنواع وأساليب، ومن هذه الأساليب كتابة التقارير وهو فن كغيره من الفنون له قواعد وأسس، والبعض يواجه مخاوف عند رغبته في كتابة أي نوع من أنواع التقارير؛ والسبب في ذلك أنّ التقارير تتطلّب كم كبير من الدقّة والاجتهاد في كتابتها، وسنتحدّث في هذا المقال عن أهم أنواع التقارير وعن بعض الأمور الواجب اتبّاعها عند كتابة أي نوع من التقارير.
ما هي أنواع التقارير؟
التقارير غير الرسمية:
التقارير الرسمية إمّا أن تكون طويلة أو قصيرة، وكلاهما يجب أن يحتويان على المقدمة وعنوان التقرير وما الهدف منه، الموضوع والشروحات والمناقشات والنتائج والخاتمة التي توضّح النتائج التي اجتهد فيها الكاتب، أمّا الطويلة فقد تحتوي زيادةً على ذلك نقاط تعدادية ورسومات توضيحية وبيانية وجداول.
التقارير الرسمية:
ومن أنواع التقارير الرسمية هي الرسائل العلمية، ومن أهم محتويات التقارير الرسمية هي المذكرة التي يذكر فيها ملخص التقرير، المقدمة، الموضوع، العناوين، الملخص التنفيذي، الخاتمة، قائمة المصادر، الملحقات إن وجدت.
التقارير الدورية:
وهي التقارير التي يقوم شخص بعملها وإيصالها للمدير لأغراض وظيفية يوضّح فيها الإنجازات الوظيفية، القرارات، الأهداف، وتتم كتابتها بشكل موجز وتتكوّن من: التقرير، تاريخه، العنوان، نوع التقرير، اسم كاتب التقرير ومعاونيه، الإنجازات الحالية والمتوقعة مستقبلاً.
تقارير التفتيش والصيانة:
وهذا النوع من التقارير يختصّ بالمباني السكنية والتجارية والعقارات، وعادةً ما يحتوي على ملخّص تنفيذي وملخّص النتائج، الملحقات.
التقارير المرحلية:
وهذا التقرير يحتوي على العنوان الرئيسي مع تعريف بالتقرير، ملخص تنفيذي يتم إيصاله للمدراء الكبار من أجل وصف أهم الإنجازات وشرح حالة العمل، ويحتوي أيضاً على تاريخ استحقاق التقرير بمعنى أن يكون أسبوعي أو شهري أو سنوي، والأهم في هذا التقرير وضوح معلوماته ودقتها.
الأمور التي يجب اتباعها لكتابة أي تقرير:
- أول خطوة يجب اتبّاعها هي اختيار محتوى وموضوع التقرير، وهي من أهم الأمور ومن أجل الحصول على محتوى مناسب للتقرير يجب على الكاتب اتبّاع التعليمات المختصّة بنموذج التقرير المناسب؛ حيث أنّ شكل التقرير يختلف بحسب نوعه وموضوعه الأساسي
- وعادةً ما يتم تقديم نموذج التقرير من قبل الجهة التي ستستلمه، فلكل جهة نموذج تقرير خاصّ بها، وفي حال عدم توفر نموذج خاص ينبغي على الكاتب البحث عن موضوع مناسب للكتابة؛ بحيث يكون مناسب من حيث طوله ولا يشعر القارئ بالملل أو يشتّت ذهنه ويبعده عن فهم الأفكار المناسبة للتقرير.
- جمع المعلومات وعند القيام بهذه العملية يجب على الكاتب أن يراعي الاستعانة بمصادر موثوقة، لأنها من أهم الأمور في التقرير وعادةً ما يكون لكل صفحة في التقرير مصدر أو مصدرين على الأقلّ أحياناً، ومن أهم الأماكن التي تساعد الكاتب على البحث هي المكتبة؛ حيث أن موظف المكتبة يقدّم مساعدة كبيرة لأي شخص يبحث عن مصادر معيّنة، ولا مانع من الاستعانة ببعض الدراسات الميدانية.
- الاستعانة بالمواقع الإلكترونية بالبحث أحياناً؛ حيث أن عالم الانترنت مليء جدّاً بالمواقع التي تحتوي على معلومات مهمّة، ولكن يجب على الكاتب أن ينتبه أنّه استعان بمصدر موثوق؛ وهذا لأنّ الانترنت يحتوي على الكثير من المواقع غير الموثوقة أو كتابات لأشخاص غير معتمدة، لذلك يجب على الكاتب أن يتأكد أن المعلومة مكتوبة من قبل شخص خبير ومختصّ بمجاله.
- تنسيق المعلومات وترتيبها وكتابة العناوين بحسب المواضيع التي تحويها، ولا مانع من كتابة مسودة أوليّة تساعد الكاتب على إمكانية التعديل مثل: تعديل حجم الخط أو الهوامش أو تعديل المحتويات من جداول ومشروحات وأدلّة وغيرها.
