يهمنا هنا معرفة أهم الخصائص التي تحتاجها في نظام المكاتب الأمامية في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهم العروض المناسبة الخاصة في نظام المكاتب الأمامية مع معرفة نظام الجداول الخاصة به.
أهم الخصائص التي تحتاجها في نظام المكاتب الأمامية في الفنادق
- وجود قاعدة بيانات واحدة التي تعمل على توفير الترابط الكامل ما بين الأنظمة الخاصة بالمكاتب الأمامية والخلفية ويجب أن يكون هذا الترابط متساوي مع كافة الأنظمة الخاصة به، حيث أن هذه الطريقة تعمل على ضمان ترحيل كافة بيانات الضيوف والسياح في الفندق مع ترحيل الفواتير الخاصة بهم وعمل قاعدة إنشاء لكافة الحركات اليومية المالية وترحيلها في نفس الوقت لسهولة تخزينها.
- يستطيع موظفين المكاتب الأمامية استعراض أي نافذة يريدها على النظام الخاص بهم والعمل عليها بشكل كامل مع ضرورة إدخال كافة المعلومات المتوفرة لديهم ويستطيع أن يطلبوها من موظفين مكتب الاستقبال.
- يجب أن يكون لكل موظف في المكاتب الأمامية اسم مستخدم وكلمة سر خاصة به وبناء عليها يتم تقسيم العمل حسي التخصص الذي يملكه مع ضرورة التحكم بكافة الأيقونات والتقارير الخاصة بالعمل داخل الفنادق.
- العمل على نظام الجداول الخاص بكمبيوترات المكاتب الأمامية ومن خلالها نستطيع التعرف على على كافة بيانات الفندق بشكل تفصيلي وبهذه العملية نحصل على شبكة متواصلة ومترابطة مع بعضها البعض بالشكل الصحيح، كما يمكننا إضافة اعداد غير محدودة من قاعدة البيانات الخاصة بالمكاتب الأمامية وحفظها بشكل دائم على الأيقونة الخاصة به.
- كما نستطيع معرفة كافة اعداد طوابق الفندق ومعرفة الأجنحة المتواجدة فيه وعدد الغرف وكافة الأقسام من خلال الجدول الخاص بالفندق وكذلك يمكننا استعراض كافة مواصفات حجز الفندق بسهولة من خلال كافة المعلومات المتعلقة فيه، كما نستطيع معرفة كافة بيانات الحجز المخزنة للضيف أو السائح من خلال المعلومات المتوفرة لدى موظفين المكاتب الأمامية.
- معرفة كافة أسعار الغرف عن طريق مستويات الأجنحة التي تمتلكها وكذلك بالرجوع إلى كافة المعلومات المتعلقة بأسعار الغرف وحجزها، كما يستطيع مدير الفندق وضع الأسعار التي يراها مناسبة للضيوف والسياح.
وفي النهاية فأنه من الضروري معرفة كافة الخصائص الخاصة بالمكاتب الأمامية والتي من خلالها نستطيع معرفة كافة الأمور المتعلقة بالفندق ومعرفة الأسعار الخاصة بكل قسم في الفندق بالطريقة الصحيحة.
