من الضروري جداً معرفة التعامل مع مكالمات أيقاظ الضيوف في الفندق بدقة وسرعة والتي يتولاها قسم المكاتب الأمامية ويجب على موظفين الفندق إجراء المكالمة للضيف؛ وذلك للقيام بالأمور الخاصة به سواء كانت داخل الفندق أو خارجه.
إجراءات التعامل مع مكالمات إيقاظ الضيوف في الفنادق
- يقوم معظم الضيوف المقيمين في الفندق بتعيين مكالمة إيقاظ خاصة بهم عن طريق الهاتف المخصص لهم أو عن طريق التطبيق الخاص بالفندق أو أنظمة الترفيه المتواجدة في غرفة الفندق مع ضرورة عرض كافة التعليمات التي يجب إتباعها من قبل الضيوف في الفندق، حيث يجب أن تكون مكالمة إيقاظ الضيوف مفهومة بشكل كامل لموظفين الفندق في حالة طلب شيء من الموظف فيجب عليه تلبيته وبمجرد دخول الضيف إلى غرفته فأنه يجب تفعيل مكالمة الإيقاظ التي تكون مرتبطة مع نظام إدارة الفندق.
- كما يستطيع الضيوف تقديم مكالمة الإيقاظ لمكتب الاستقبال بطريقة يدوية وهذه المكالمة تكون مخصصة به أو يستطيع الموظفين الاتصال به وهو في غرفته مع الاتصال عليه والقاء التحية عليه بالطريقة الصحيحة، كما يجب تسجيل كافة تفاصيل الضيف على سجل إيقاظ المكالمات وأخذ اسمه ورقم الغرفة وموعد الاستيقاظ الذي يريده مع تسجيل أي طلب خاص له كطلب كأس قهوة أو كاسه شاي وغيرها.
- على موظف الفندق تأكيد معلومات الضيف مرة أخرى لحفظها مع الاتصال مع موظف خدمة الغرف وإعطائه التعليمات المخصصة له قبل البدء بإيقاظ الضيف مع تسجيل اسم موظف خدمة الغرف لأخذ المعلومات منه عند الحاجة إليها، كما يجب تحديث كافة المعلومات الخاصة بالضيوف لسهولة الوصول إلى السجل الخاص بالغرفة والتأكد من أن كافة التفاصيل صحيحة للقيام بإجراءات مكالمات إيقاظ الضيوف بالشكل الصحيح.
- عند القيام بإجراءات إيقاظ الضيوف فأنه يتم طباعة تقرير الإيقاظ حسب ما هو موجود على برنامج الفندق والالتزام به مع التحقق من سجل إيقاظ الضيوف بأنه كافة المعلومات الموجودة فيه صحيحة، حيث يتم الاتصال على الضيف كمكالمة إيقاظ ومتابعتها حتى يقوم بالرد وعند الرد فيجب وضع علامة عند الحجز لتحديث البيانات بشكل تلقائي وفي حالة لم يحيب على المكالمة الأولى فيجب الاتصال عليه بعد خمس دقائق.
وفي النهاية يجب معرفة إجراءات التعامل مع مكالمات إيقاظ الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة إتباع كافة التعليمات الخاصة بتلك المكالمات وطريقة إجراءها بالطريقة الصحيحة.
