يوجد العديد من الضيوف المقيمين في الفندق يعملون على جلب العديد من الأعمال التجارية إلى الفندق وفي هذه الحالة يستطيع موظفين مكتب الاستقبال تقديم تلك الأعمال للمباشرة في عملها بشكل كامل وصحيح، حيث أن الهدف الأساسي منها هو التعرف على ضيوف جدد ومن خلالها الحصول على إمكانية عالية لتوفير أعمال دائمة للفندق.
إجراءات تحديد الضيوف المحتملين من المكاتب الأمامية بالفنادق
- يجب العمل على وضع بند أساسي لكافة الضيوف المحتملين في الفندق وهذه الطريقة تقوم بها إدارة الفندق بعمل لها نظام خاص بها مع ضرورة تسجيل اسم الفندق واسم الضيف المحتمل عليه، كما يجب العمل على طباعتها ووضعها في تقرير الحجوزات اليومية مع إكمال البحث عن الحجوزات المباشرة التي تحصل عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف المخصص لها بالطريقة الصحيحة.
- يجب وضع حجوزات الضيوف المرفوضة في تقرير خاص بها مع البحث عن بدائل عنها لإيجاد الأفضل فيما بينهم من الضيوف في الفندق ويجب أيضاً على موظفين الفندق أن يقوموا بطباعة كافة تقارير الحجوزات للضيوف وتسليمها لإدارة الفندق للنظر عليها، كما يجب على المشرف المسؤول عن الحجوزات التأكد منها بشكل يدوي والبحث من خلالها عن أسعار منافسة لقسم الحجوزات بالنسبة للفنادق الأخرى.
- عندما تتم عملية الحجز المباشر للضيوف في الفندق فأنه يجب معرفة اسم الشركة المتعاقدة مع الفندق وكذلك التعرف على اسم الضيف؛ وذلك لتطوير الأعمال المستقبلية التي تحدث في الفندق، كما يجب التواصل مع قسم المبيعات أو مع المدير نفسه لإخباره عن الضيوف القادمين للفندق والترحيب بهم بالطريقة المناسبة لهم مع تسجيل كافة معلومات الضيوف والاحتفاظ بها لحين الرجوع إليها.
- يجب معرفة تفاصيل تسجيلات المبيعات المخصصة للفندق مع متابعة كافة الأنشطة الخاصة بالمبيعات عن طريق البرنامج الخاص بها مع العمل على تبادل بطاقات العمل بين الضيوف وإرسالها عن طريق البريد الإلكتروني المخصص للفندق، حيث يجب على مدير المبيعات متابعتها ومراقبتها بالطريقة المناسبة لهم.
وقي النهاية يجب معرفة كافة إجراءات تحديد الضيوف المحتملين من المكاتب الأمامية بالفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة تطبيق كافة الإجراءات على الضيوف وموظفين للفندق للحصول على المعلومات الصحيحة.
