يجب على مشرفين المكاتب الأمامية تسليم العمل للمساعد التنفيذي قبل البدء بعمل أي قسم داخل الفندق، كما يجب على المكاتب الأمامية الاتصال بشكل مستمر مع باقي أقسام الفندق واستعمال أدلة المعلومات بالطريقة الصحيحة.
إجراءات تسليم العمل للمساعد التنفيذي في المكاتب الأمامية
- حتى يبقى العمل مستمراً داخل الفندق وبالتعاون مع المكاتب الأمامية مع كافة موظفين الفندق فأنه يجب على الموظف أن يرتدي الزي المناسب داخل عمله وأن يكون مظهره لائق ويجب عليه أن يقوم بالتحقق من كافة لوحات الإعلانات التي تكون موجودة في المكاتب الخلفية، كما يجب على المساعد التنفيذي أن يتحقق من وضع الفندق لمدة أسبوع كامل مع ضرورة حضور الاجتماع الصباحي وتسليم كافة التقارير للمساعد الآخر.
- كما يجب التأكد من عملية الاستلام والتسليم التي تحدث داخل الفندق بالتعاون مع مشرف المكاتب الأمامية ويجب على المشرف أن يتأكد من كافة الموظفين بأنهم قاموا بقراءة السجل وتم التوقيع عليه، حيث عند القيام بقراءة السجل من قبل الموظفين قبل عملية تسليمهم للعمل فأنه يجب عليهم البحث عن الأحداث الغير عادية في الفندق ومعرفة كافة مشاكل الضيوف وطرق حلها بسهولة وموعد وصول الأشخاص المهمين داخل الفندق.
- يجب عليهم معرفة كافة التحركات التي تحدث داخل الغرف المعلقة في الفندق مع ضرورة تبليغ المدير عما يحدث داخل الفندق وكذلك تبليغ الفندق المناوب عن أي عملية غير معرفة للبطاقة الائتمانية للضيف في الفندق؛ وذلك لمعرفة السبب فيها وكذلك لحلها بأسرع وقت ممكن، كما يجب عليهم القيام بطباعة كافة التقارير المهمة التي تتعلق بالحجوزات المعلقة وكذلك معرفة موعد وصول الطلبات الخاصة بالفندق وطباعة تقارير تناقض الغرف.
- بعدها يجب عليهم عمل مستندات للمكاتب الأمامية وتجهيز أوراق متابعة الضيوف في الفنادق وطلب نماذج طلب الحجز من مكاتب الاستقبال مع تجهيز قائمة تدقيق مرجعية الاستقبال بشكل صحيح وتجهيز نماذج آراء الضيوف في كل قسم يقيم فيه، كما يجب التأكد من وجود قائمة أسعار الغرف المخصصة للضيوف وكذلك الفواتير التابعة لهم.
وفي النهاية يجب معرفة كافة إجراءات تسليم العمل للمساعد التنفيذي في المكاتب الأمامية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة تطبيق تلك الإجراءات على كافة موظفين المكاتب الأمامية.
