يهمنا هنا معرفة أهم العوامل المؤثرة في عملية تنظيم المكاتب الأمامية في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة وضع الموظفين داخل هذه المكاتب وتقسيم كل موظف عمله حسب المستوى العلمي الذي يملكه.
العوامل المؤثرة في عملية تنظيم المكاتب الأمامية في الفنادق
من أهم العوامل التي لها تأثير كبير في عملية تنظيم المكاتب الأمامية هي حجم الفندق من الداخل والخارج وبشكل عام فأن الفنادق الكبيرة تحتاج إلى عدد موظفين كبير حتى يستطيع قيام الفندق بكافة أعماله وشهرته بالطريقة الصحيحة، حيث أن الفنادق الكبيرة تحتوي على أقسام متعددة وكل قسم يجب أن يكون موجود فيه عدد كافي الموظفين ليسير العمل بالاتجاه الصحيح وبالالتزام بكافة الشروط الخاصة بكل قسم ويوجد أيضاً فنادق ذات حجم متوسط وصغير وهذه الفنادق تحتاج إلى عدد موظفين كافي للفندق نفسه ولا يحتاج إلى موظفين كعمل إضافي له.
ويوجد أيضاً عامل مؤثر آخر لكافة المكاتب الأمامية وهو طريقة تقديم معايير الخدمة في الفندق حسب حجم الفندق أيضاً، وبشكل عام فأن الفنادق الكبيرة والمعروفة بشكل عالمي توظف موظفين كخدمة عملاء أوسع وأكثر من أي قسم آخر في الأقسام الأخرى، كما أن معايير الخدمة تقسم حسب عدد الموظفين داخل الفندق ويجب أن يكون هناك التزامات وشروط لهذه المعايير حتى تسير أعمال الفندق بالطريقة الصحيحة مع مراعاة كافة التوجيهات الموجهة لكل موظف ومشرف من مدير الفندق.
بالإضافة إلى ذلك يجب معرفة كافة أنواع الضيوف والسياح المقيمين في الفندق حتى يستطيع موظفين الخدمة التعامل معهم بالطريقة التي يستعملوها، وكذلك فأن كل ضيف وسائح منهم يحتاج إلى عناية خاصة به من كافة الخدمات المقدمة له، كما أن هذا يعتمد على طريقة تنظيم الفندق وعدد الموظفين فيه ويجب معرفة العلاقة الكاملة ما بين الضيوف والسياح والمكاتب الأمامية داخل الفندق؛ وذلك لأن أي خدمة تقدم للسياح والضيوف تكون عن طريق المكاتب الأمامية وبشكل عام فأن هذه المكاتب عي الأساس داخل أي فندق وعلى أساسها يتم القيام في أي عمل داخل الفندق لأي سائح أو ضيف مع المحافظة على خصوصية الضيوف والسياح بشكل كامل.
