يهمنا هنا معرفة كافة المعدات والمكائن التي تستعمل في الفندق بالشكل الصحيح، كما يجب معرفة طريقة التحكم بها عند البدء بعملية استعمالها في أي مكان في الفندق.
الماكينات والمعدات التي تستعمل في الفندق
من مسؤوليات رئيس قسم التدبير الفندقي للعاملين بهذا القسم هو توفير المعدات والتجهيزات المناسبة لمساعدتهم في أداء عملهم ومهامهم بنظافة الفندق، ويجب أن يكون التوفير من حيث النوعية الملائمة للعمل الفندقي والكمية المطلوبة دون أي زيادة لاستخدامها بشكل أمن وفعال وهناك تشكيلة من المعدات والأدوات تستخدم من قبل العاملين بإدارة التدبير الفندقي خلال العمليات اليومية والتي منها: عربة تنظيف الغرف، المكانس الكهربائية واليدوية بمختلف أنواعها، أدوات ومكائن تنظيف وجلي الرخام، معدات وأدوات غسيل الموكيت بالشامبو، معدات المغسلة، مكائن الخياطة، علب وحاويات النفايات.
كما يوجد عدة مكائن لها عدد محدد ونوعية محددة من المخزون الخاص بها وتحدد الكمية من كل نوع من المعدات والمكائن والذي يعتمد على حجم الفندق واحتياج عمليات التنظيف فيه، كما أن هناك بعض المعدات والمكائن تستخدم بشكل بسيط جداً في الفندق وبهذه الطريقة يفضل استئجار الفندق بدلاً من شرائه بشكل كامل ومن ناحية أخرى نعمل على تحديد الاحتياج من المعدات والمكائن الذي يتأثر بشكل كبير جداً بعدد الغرف الموجودة وتوزيعها مع نوعية الأرضيات والجدران وحجم عمليات المغسلة المستخدمة فيها.
ويمكننا أن نتحكم بالمخزون عن طريق عمل تسجيل دقيق لحجم ونوعية المعدات والمكائن التي نستعملها مع ضرورة وضع إجراءات وخطوات التي يجب أن تعمل عند إصدارها من المخازن أو إرجاعها، كما نتأكد من سلامة المخازن مما قد يساعد على التلف أو السرقة مع عمل جرد مستمر للمخازن والطريقة الفعالة في التحكم من المخزون هو من خلال عمل كرت صنف لكل قطعة من المعدات والمكائن والذي يوضح به اسم القطعة ونوعها ونوع المصنع المورد لها.
بالإضافة إلى معرفة تاريخ شراء القطع والمكائن وتكلفة الشراء والعمر الافتراضي لها ومعلومات الضمان وكيفية الاتصال بمركز الخدمة بشكل مباشر وعلى مدير التدبير الفندقي من عمل سجل لحركة المعدات والمكائن مع ضرورة تحديد اسم القطعة، كما نعرف متى وقت إصدارها والشخص الطالب للقطعة وموقع وجود القطعة بالفندق ووقت إرجاع القطعة إلى المستودع وعلى العاملين في الفندق التوقيع عند استخراج القطعة من المخزن والتوقيع عند إرجاعها.
