يهمنا هنا معرفة أهم تجهيزات المكاتب الأمامية بالأجهزة اللازمة للحجز في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة كافة معدات الأداء التي تستعمل للمكاتب الأمامية وطريقة المحافظة بالشكل الصحيح.
تجهيزات المكاتب الأمامية بالأجهزة اللازمة للحجز في الفنادق
- يجب على موظفين الفندق تجهيز كافة الأدوات اللازمة لعمليات الحجز في الفنادق ومن أهم تلك الأدوات وجود كمبيوتر لتخزين المعلومات الخاصة بالمكاتب الأمامية مع وجود منضدة خاصة به مع ضرورة وجود تلفون مرتبط بخط دولي ووجود تلكس مع منضدة خاصة به، كما يجب وجود جهاز فاكس بالتليفون والمنضدة وعلب كروت حجز للضيوف والسياح ولوحة معدن للحجز بعدد وحدات غرف الفندق الموجودة في الفندق.
- كما يجب وجود آلة تصوير لكافة المستندات الخاصة بملفات المكاتب الأمامية للاحتفاظ بها لحين طلبها من قبل مدير الفندق لمراجعتها وتدقيقها من قبل إدارة الفندق وبعد تجهيز هذه المعدات فأنه تبدأ عملية الحجز عن طريق مكتب الحجز المركزي في الفنادق الكبيرة والفنادق الصغيرة يتم الحجز بها من خلال قسم الاستقبال الموجود في الفندق نفسه لسهولة تنظيم كافة الإجراءات المرتبطة بالفندق.
- بالإضافة إلى ذلك يجب تجهيز المكاتب الأمامية بمعدات الأداء التي تشمل لوحات بطاقات الغرف ولوحات الاستعلامات التي يجب أن تكون موجودة في كل غرفة في الفندق ووجود لوحة مفاتيح التي يتم تصميمها من البلاستيك مع ضرورة عمل لها تصميم خارجي الذي يوضح رقم الغرفة وشعار الفندق الذي يجب أن يكون موجود على كل لوحة ومفتاح في الفندق.
- وجود خزائن لحفظ ودائع موظفين الفندق مع ضرورة وجود خزينة لصراف المكتب الأمامي وجهاز كمبيوتر متصل بشكل مباشر مع الحجز المركزي والآت حاسبة وماكينة ناشيونال كاش لاستعمالها لكافة حسابات المكاتب الأمامية، كما يجب وجود آلة لعد النقود في المكاتب الأمامية وماكينة تصوير التي تستعمل لتصوير كافة المستندات الخاصة بقوانين العمل مع وجود ألواح معدنية أو خشبية بأسماء قسم الاستقبال من استعلامات وتفقد الخزينة ويجب أن تكون هذه الألواح مكتوبة باللغة العربية والأجنبية مع وجود أيضاً ستاند صغير على الكاونتر لحامل الأعلام.
وفي النهاية يجب معرفة كافة تجهيزات المكاتب الأمامية بالأجهزة اللازمة للحجز في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة استعمالها والمحافظة عليها بالشكل المناسب لها.
