يجب على أمين الصندوق في المكاتب الأمامية عمل فاتورة خاصة للضيف وتسجيلها وحفظها بالطريقة الصحيحة، كما يجب عمل له تسوية حساب خاص به عند خروجه من الفندق ويجب أن يكون تابع لشركة مخصصة له مع ضرورة التأكد من كافة حساباته بواسطة بطاقة الائتمان التي يملكها.
تسوية حسابات الضيف عند خروجه من الفندق
- في البداية يجب عمل للضيف ورقة خاصة به وهذه الورقة تكون تابعة لنفس الفاتورة ويجب أن يقوم بالتأكد من كافة المعلومات المخزنة عليها عند قيام الضيف بالحجز له في الفندق ويجب أن يتم نقل له كافة الضرائب والرسوم المرتبة عليه على الفاتورة التي يملكها، كما يجب عمل له توجيه تلقائي في حالة كان النظام يسمح بذلك ووضع له كافة الإجراءات ورسوم الدفع والحجز الذي يريده في الفندق.
- في حالة وجد للضيف بعض الإضافات المسبقة المخصصة له بشكل سابق فأنه يجب إضافتها عليه مع إضافة كافة الرسوم التي يدفعها الضيف بشكل مسبق وتتم عملية إضافتها على ورقة خارجية مع ضرورة الاحتفاظ بها، حيث يستطيع موظف الفندق شرح كافة ما يقوم بفعله بسهولة ويجب عليه إقناعه بما يفعله واخباره بأن ما يقوم به لمصلحته ويستطيع الضيف أن يقوم بتسوية كافة حساباته عن طريق بطاقة الائتمان التي يملكها وفق شروط محددة ومعينة له.
- عند القيام الموظف بتسوية حسابات الضيف عن طريق بطاقة الائتمان فيجب أن يتأكد بأن البطاقة نفسها للضيف نفسه وسأله عن اسمه بالكامل للبدء بعمل الإجراءات الخاصة به وعند عمل كافة الحسابات المطلوبة فأنه يتم الموافقة عليها من قبل إدارة الفندق وفي حالة لاحظ بأن الحسابات زادت عن الحد المطلوب للضيف فيجب تبليغ المشرف بذلك لمراجعة كافة الحسابات المرتبطة به بالطريقة الصحيحة.
- كما يجب على الضيف أن يستعمل البطاقة نفسها عند ذهابه إلى أي فندق وكذلك عند عودته إلى الفندق مرة أخرى وعند وصوله إلى الفندق يقوم بعرض البطاقة على موظف المكاتب الأمامية للتأكد منها بعدها يقوم بإدخال المبلغ المترتب عليه، كما يقوم بإدخال الرقم السري الخاص به لتتم عملية تسوية الحساب الخاص به بالطريقة الصحيحة.
وفي النهاية يجب معرفة طريقة تسوية حسابات الضيف عند خروجه من الفندق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة متابعة حساباته وطريقة التأكد منها بالطريقة الصحيحة.
