من الضروري جداً على موظفين مكتب الاستقبال معرفة عدد كافة الغرف المتواجدة في الفندق بدقة حتى يستطيعوا حساب كافة نسب الاشغال المتوفرة في الفندق نفسه، حيث عند القيام بتلك الخطوة فأنه من السهل جداً عمل إجراءات وتمديدات لفترات طويلة جداً لحساب الإيرادات والمصروفات داخل الفنادق مع ضرورة التنبؤ بالموظفين.
طريقة حساب عدد الغرف في الفنادق بدقة
- يجب على موظفين مكتب الاستقبال بأن يقوموا بعد كافة الحجوزات المتواجدة في الفندق قبل البدء باستقبال حجز آخر ويجب عليهم أن يقوموا بعد الغرف الفارغة في الفندق، حيث يجب عليهم بأن يقوموا بتلك المهام من الساعة 7 صباحاً و 4 مساءً و 3 مساءً في الأيام العادية وفي الشفت الليلي يكون العد من الساعة 6 مساءً وبهذه الطريقة سيكون العد بها صحيح.
- كما يجب التأكد من أن الغرف المحجوزة للضيوف والسياح بأنها مسجلة باسمه مع ضرورة الاتصال على الضيف أو السائح بأنه يريدها في اليوم التالي وبأنه هو نفسه من قام بحجزها بالطريقة الصحيحة.
- التأكد من كافة تقارير الإشراف الداخلي الخاصة بأجنحة الفندق بأنها متطابقة بوجود الغرف في الفندق.
- التأكد من كافة الغرف المستحقة داخل الفندق التي قام بحجزها الضيف والسائح وكانت طريقة دفعها عن طريق بطاقة الائتمان الخاصة به.
- ضرورة التأكد من كافة العمليات الازدواجية التي قد تحصل في الحجوزات داخل الفندق.
- يجب على موظف مكتب الاستقبال أن يتأكد من أن كافة الحجوزات تم ترحيلها على النظام الخاص بالفندق والتركيز على الحجوزات الملغاة حتى يتم إعطائها لأشخاص آخرين.
- يجب التأكد من الهاتف والنظام الخاص بالحجوزات والغرف بأن الضيف الجديد غير مسجل عليهم ويمكنه أن يتم حجز غرفة خاصة به داخل الفندق منذ لحظة قدومه.
- يمكن لموظفين الاستقبال بأن يتم التواصل مع المطارات لمعرفة الرحل التي تم إلغائها ليتم إعطاء الغرف لضيوف وسياح آخرين.
- التأكد من كافة تواريخ وصول الضيوف إلى الفندق في الوقت المحدد وفي حالة لم يتم الوصول يجب التواصل معهم ومعرفة السبب.
- بعد مرور وقت طويل على أي حجز تم حجزه من قبل الضيوف داخل الفندق ولم يأتي إليه فأنه يجب على موظف الاستقبال أن يسحب كافة هذه الحجوزات التي تكون غير مضمونة وغير مدفوعة بشكل مسبق.
وفي النهاية فأنه من الضروري معرفة طريقة حساب عدد الغرف الموجودة في كافة الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب التأكد من كافة حجوزات الضيوف والسياح للغرف التي تم حجزها من قبلهم ومعرفة الغرف الفارغة والغرف الموجود فيها الضيوف وبهذه الطريقة تكون عملية حسابها سهلة جداً.
