يهمنا هنا معرفة قائمة المهام اليومية لمساعد المكاتب الأمامية في النوبة الليلية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة ترتيب كافة المواعيد الخاصة بمساعد المكاتب الأمامية وتسجيلها بالشكل الصحيح.
قائمة المهام اليومية لمساعد المكاتب الأمامية في النوبة الليلية
- من الساعة (10 إلى الساعة 11:30) صباحاً يقوم مساعد المكاتب الأمامية بحضور اجتماع خاص بالموظفين في المكاتب الأمامية، وهذا الاجتماع يحب أن يكون حاضر فيه المدير المسائي والمدير المناوب، كما يجب أن يتم في الاجتماع أمور الكاش وطريقة عده وتسليمه للشفت المسائي، ويجب عليهم أن يتأكدوا من كافة الاتصالات الخاصة بالضيوف الذين قاموا بالحجز داخل الفنادق وكذلك يجب عليهم أن يتأكدوا من أن كافة الغرف نظيفة والمناطق العامة، أيضاً يجب التحقق من كافة الأوامر الغير متبعة داخل هذا القسم.
- من الساعة (11:30 إلى الساعة 12) يعمل مساعد المكاتب الأمامية على التحقق من طريقة التعامل مع الضيوف من قبل الموظفين مع التحقق من كافة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالضيوف، كما يجب عليه أن يتحقق من كافة التعليقات على الوسائل الاجتماعية من قبل الضيوف والرد عليهم بأسرع وقت ممكن.
- من الساعة (12 إلى الساعة 3) يقوم مساعد المدير من التحقق من كافة ملفات الضيوف على أنها صحيحة ومتابعته بشكل يومي من قبل الموظفين، مع العمل على مراجعة فواتير الضيوف والشيكات الخاصة بهم، كما يجب التحقق من كافة المدفوعات النقدية وعمل تسوية فيما بينهم.
- من الساعة (3 إلى الساعة 5) يقوم مساعد المكاتب الأمامية بعملية المراجعة اليومية الخاصة بكافة الضيوف والسياح والتأكد من أن كافة البيانات صحيحة ولا يوجد بها أي خطأ، كما يجب عليه أن يقوم بمساوة كافة البطاقات الائتمانية بين الضيوف مع تخصيص لهم أرقام خاصة بهم للغرف التي يمتلكوها داخل الفندق.
- من الساعة (5 إلى الساعة 9:50) يعمل حينها مساعد المكاتب الأمامية على إرسال كافة التقارير الخاصة بالضيوف إلى مدير الفندق وأن يتم التدقيق على كافة الحجوزات الخاصة بالضيوف والسياح، كما يجب عليه أن يقوم بعمل إحصائية عن كافة آراء الضيوف وكتابة التقرير النهائي وتسلميه إلى مدير المهام الصباحي مع متابعة النوبة الصباحية بالطريقة الصحيحة.
وفي النهاية، فإنه من الضروري معرفة قائمة المهام اليومية الخاصة بمساعد المكاتب الأمامية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة تقسيم الوقت وحل كافة المهمات الموكلة إليه بالشكل الصحيح.
