يجب على موظفين مكتب الاستقبال أن يكونوا على علم ودراية بكافة مراحل دورة الضيوف في الفندق بكافة أشكالها، كما يجب على موظفين المكاتب الأمامية خدمة الضيوف بشكل فعال مع متابعة كافة خدماتهم بالطريقة الصحيحة.
مراحل دورة الضيوف في الفندق
- قبل الوصول: كافة الضيوف والسياح يحجزون فندقاً قبل عملية وصولهم إليه وتكون طريقة الحجز لديهم عن طريق البحث على الانترنت واختيار ما يناسبهم من كافة الفنادق المعروضة لديهم، حيث يمكن أن تكون طريقة حجزه سهلة جداً من خلال حجز غرفة مناسبة له بعد معرفة نوع الغرفة المختارة له ومعرفة سعرها وكافة المرافق الترفيهية التي تشملها داخل الفندق وعندما يجد ما يريده فأنه يبدأ بالحجز عن طريق إدارة الفندق ومن خلال التواصل معهم فأن حجزه يكون مثبتاً في البداية.
- الوصول: عند وصول الضيف إلى الفندق فأن عملية التسجيل وتعيين الغرف تكون جاهزة له وبعدها يبدأ بعمل علاقة عمل مع الفندق عن طريق المكاتب الأمامية وحينها فأن مسؤولين مكاتب الاستقبال يتحمل أي استفسار خاص بالضيوف والسياح لديهم، كما يجب أن يقوموا بتحديد حالة الضيف قبل قيامه في الفندق وعمل لهم بطاقة تسجيل خاصة بهم تشمل كافة معلوماتهم الخاصة به لاستعمالها فيما بعد عن طلب كافة الإجراءات الخاصة به.
- الإشغال: هذه الطريقة يجب أن يهتم بها كافة موظفين المكاتب الأمامية بالرد على كافة اتصالات الضيوف والسياح مع توفير لهم كافة الخدمات المميزة والاستباقية وعلى موظفين مكاتب الاستقبال متابعة كافة ما يجري داخل الفندق من أعمال وخدمات وطلب أي خدمة إضافية من قبل أي ضيف وتلبيتها بأسرع وقت.
- المغادرة: هذه المرحلة تتم فيها إنهاء كافة خدمات الضيوف والسياح عن طريق طلب الحساب الواقع عليه ومعرفة المبلغ الذي يجب أن يدفعه ليتم إخلاء الغرفة التي كان يقيم فيها وإغلاق ما يترتب عليه من مبالغ وأن تكون الغرفة نظيفة عند عملية تسليم مفاتيحها إلى موظف مكتب الاستقبال وعلى موظفين مكتب الاستقبال كتابة ما يوجد من ملاحظات وتسليمها لإدارة الفندق.
وفي النهاية فأنه من الضروري معرفة كافة مراحل دورة الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة التعامل في كل مرحلة بالشكل الصحيح.
