يتكون قسم المكاتب الأمامية من أقسام الفندق بمعدات متعددة وكثيرة وهذه الأقسام تتعلق بقسم الحجوزات ومكاتب الاستقبال والسفر وله علاقة قوية بمكتب خدمة الإرشاد والمعلومات الخاصة بالفندق نفسه وعليه يجب أن تكون كافة معدات المكاتب الأمامية موجودة داخل هذا القسم.
معدات المكاتب الأمامية
- المعدات الاتوماتيكية: هذه المعدات تتكون من الكمبيوتر وهذا الجهاز يعتبر من أهم الأجهزة التي يجب أن تكون موجودة في قسم المكاتب الأمامية؛ وذلك لأن كافة معلومات إدارة الفندق تخزن فيه وكذلك كافة الحجوزات التي يحجزها الضيف والسائح تكون من خلاله والفواتير والبريد الإلكتروني والطابعات الخاصة به، كما يوجد أجهزة مراقبة الأمن وهذه الأجهزة تكون مخصصة بالكاميرات داخل الفندق وخارجه.
- آلة فحص البطاقات: حيث أن هذه الآلة تستعمل للتأكد من صلاحية بطاقة الائتمان الخاصة بالضيف أو السائح وكذلك يوجد معدات الهاتف التي تكون خاصة بالعمليات الحسابية وكذلك الرد على الهاتف بشكل مباشر، كما يوجد أيضاً أجهزة التنبيه الخاصة بالفندق وساعات التنبيه والفاكس الذي يستعملوه في إرسال الفواتير والحجوزات والإيميلات الخاصة بالفندق نفسه.
- المعدات النصف الاتوماتيكية: يوجد معدات خاصة بآلة نشر الحساب في مكتب الاستقبال وهذه العملية يتم استعمالها لمراقبة كافة الأعمال التي تحصل في الفندق وكذلك لمعرفة التوزان الذي يحدث في الفندق من خلال تلك الآلة، كما يوجد طابعة إمالة بطاقة الائتمان وهذه الطابعة تستعمل لوضع البطاقة عليها عند عملية الدفع مع وجود قارئ شريط مغناطيسي وهذه الشريط يعمل على قراءة كافة المعلومات الخاصة بالضيف والسائح وتسجيلها بشكل تلقائي على الكمبيوتر الخاص بالفندق.
- المعدات اليدوية: هذه المعدات تكون خاصة بالفندق نفسه ومنها ما يكون موجود على رف غرفة الضيف بقطع الأثاث الخاصة به وكذلك مفتاح الرف الذي يكون مجموعة من المفاتيح الخاصة بالضيوف وتكون مجمعة مع بعضها البعض في مكان واحد ويجب ترقيمها لسهولة إعطاء كل مفتاح للضيف بالشكل الصحيح.
- كما يوجد رفوف خاصة بالمعلومات المتعلقة بالفندق نفسه ويوجد السجل النقدي الخاص بتكاليف الفندق والطابع الزمني المتعلق بأمور موظفين الفندق.
وفي النهاية فأن معدات المكاتب الأمامية مهمة جداً مع ضرورة تواجدها داخل أي فندق لسهولة التعامل مع كافة المعلومات والبيانات المتعلقة بالموظفين والسياح والضيوف داخل الفندق وكذلك لها أهمية بالفندق نفسه.
