يهمنا هنا معرفة كافة مهام السكرتير في قسم التدبير الفندقي بشكل كامل وصحيح، كما يجب معرفة كافة الأمور المرتبة عليه من حيث طريقة كتابة كافة التقارير الخاصة بالفندق وتوجيه كافة المعلومات لكل قسم بشكل صحيح.
السكرتير في قسم التدبير الفندقي
يعتبر عامل السكرتير مهم في قسم الاستقبال وكونها وظيفة إدارية تهتم بالأعمال الإدارية والمكتبية الخاصة بالإدارة المختلفة من كافة النواحي المرتبطة بها ويجب الاهتمام بشكل خاص بالمكتب الأساسي للفندق، حيث أن كافة أعمال المشرفين تدار من مكتب سكرتير المدير بإعطاء التعليمات الخاصة بكل قسم موجود في الفندق مع ضرورة تبليغ كل مشرف بعمله حتى يطبق كافة التعليمات الموجه له بشكل كامل وصحيح؛ وذلك لتبقى سياسة الفندق صحيحة دون الحاجة إلى تعديل القوانين المرتبطة به.
واجبات سكرتير قسم التدبير الفندقي
- تنظيم مكتب التدبير الفندقي من حيث المكاتبات والملفات والمقابلات.
- إعداد وتوزيع كافة المنشورات التي يطلبها منه رئيس قسم التدبير الفندقي.
- استلام كافة المراسلات الواردة إلى القسم وعرضها على رئيس القسم بالشكل الصحيح.
- تحرير الرد على المكاتبات التي ترد لرئيس إدارة التدبير الفندقي.
- استقبال النزلاء الذين يرغبون في مقابلة رئيس إدارة التدبير الفندقي.
- عمل الاتصالات الداخلية والخارجية المتعلقة بالإدارة.
واجبات العاملين في قسم السكرتير بإدارة التدبير الفندقي
- إشعار النزلاء بحسن ضيافة الفندق.
- العناية بالنزلاء وخاصة المسنين والذين تعرضوا لأزمات صحية.
- العمل على اكتساب صداقة وثقة الشخصيات الهامة.
- تقديم بعض اللوازم الضرورية للنزلاء مثل آلة حلاقة ورباط عنق ليتمكن الزائر من دخول النادي ويمكن لإدارة الفندق تقديم تلك اللوازم كهدية عليها شعار الفندق فتعتبر نوعاً من الدعاية للفندق.
- تقديم بعض الخدمات الضرورية كترتيب شنط السفر بعض النزلاء أو إحضار جليسة أطفال لمراقبة الأطفال أثناء تغيب الأبوين.
- ترتيب كافة سلالم الفندق بشكل كامل وصحيح.
- تفقد الكراج الخاص لزبائن الفندق باستمرار.
- نظافة المناطق العامة التي تخلو من النزلاء ليلاً.
- تنظيف وإعداد وتجهيز الغرف الخاصة لكل نزيل في الفندق حتى لا يشعر النزيل بالملل عند الجلوس فيها.
- تفقد كافة العاملين في كل قسم مرتبط به من حيث وقت الدخول والخروج والاعمال التي يقوم بها بشكل كامل وصحيح.
