تتمثل المسؤولية الأولى لمحلل الأعمال في جمع المتطلبات من العميل، الآن، النقطة الأساسية التي تبرز هنا هي كيف يمكن لمحلل الأعمال أن يجمع المتطلبات من العميل؟ في هذه المقالة، سوف نجيب على هذا السؤال، أي أننا سنناقش تقنيات استنباط المتطلبات.
ما هو استنباط المتطلبات؟
الأمر كله يتعلق بالحصول على المعلومات من أصحاب المصلحة، بمعنى آخر، بمجرد أن يتواصل محلل الأعمال مع أصحاب المصلحة لفهم متطلباتهم، يمكن وصف ذلك بأنه استنباط للمتطلبات، ويمكن وصفه أيضًا بأنه بتجميع المتطلبات.
يمكن إجراء استنباط للمتطلبات من خلال التواصل مع أصحاب المصلحة مباشرة أو عن طريق إجراء بعض الأبحاث والتجارب، ويمكن أن تكون الأنشطة مخططة أو غير مخططة أو كليهما، حيث تشمل الأنشطة المخطط لها ورش عمل وتجارب، وتحدث الأنشطة غير المخطط لها بشكل عشوائي إذ أن الإشعار المسبق غير مطلوب لمثل هذه الأنشطة، فعلى سبيل المثال، الذهاب مباشرة إلى موقع العميل والبدء في مناقشة المتطلبات في حين لم يكن هناك جدول أعمال محدد منشور مسبقًا.
تقنيات استنباط المتطلبات:
هناك العديد من التقنيات المتاحة للاستنباط، مع ذلك، فإن الأساليب الشائعة الاستخدام موضحة أدناه:
1) تحليل أصحاب المصلحة:
يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة أعضاء الفريق والعملاء وأي فرد يتأثر بالمشروع، يتم إجراء تحليل لأصحاب المصلحة؛ لتحديد أصحاب المصلحة الذين سيتأثرون بالنظام.
2) العصف الذهني:
تُستخدم هذه التقنية لتوليد أفكار جديدة وإيجاد حل لمشكلة معينة، يمكن أن يكون الأعضاء المدرجون في عملية العصف الذهني خبراء في المجال وخبراء في الموضوع، تمنحك الأفكار والمعلومات المتعددة مستودعًا للمعرفة ويمكنك الاختيار من بين الأفكار المختلفة، يتم إجراء هذه الجلسة بشكل عام حول طاولة المناقشة، ويجب إعطاء جميع المشاركين قدرًا متساويًا من الوقت للتعبير عن أفكارهم. تستخدم تقنية العصف الذهني للإجابة على الأسئلة التالية:
- ما هو المتوقع من النظام؟
- ما هي عوامل الخطر التي تؤثر على تطوير النظام المقترح وماذا تفعل لتلافي ذلك؟
- ما هي قواعد العمل والتنظيم المطلوب اتباعها؟
- ما هي الخيارات المتاحة لحل المشاكل الحالية؟
- ما الذي يجب أن نفعله حتى لا تحدث هذه المشكلة بالذات في المستقبل؟
هناك بعض القواعد الأساسية لهذه التقنية والتي يجب اتباعها لإنجاحها:
• يجب أن يكون الحد الزمني للجلسة محددًا مسبقًا.
• تحديد المشاركين مسبقًا، يجب أن تضم الجلسة (6 إلى 8) أعضاء.
• يجب أن يكون جدول الأعمال واضحًا بما يكفي لجميع المشاركين.
• يجب وضع توقعات واضحة مع المشاركين.
• بمجرد الحصول على جميع المعلومات، يتم دمج الأفكار وإزالة الأفكار المكررة.
• بمجرد أن تصبح القائمة النهائية جاهزة، يتم توزيعها على الأطراف الأخرى.
فوائد تقنية العصف الذهني:
- التفكير الإبداعي هو نتيجة لجلسة العصف الذهني.
- الكثير من الأفكار في وقت قصير.
- تعزيز المشاركة المتساوية.
عيوب تقنية العصف الذهني:
- يمكن أن يدخل المشاركون في جدال حول الأفكار.
- يمكن أن يكون هناك العديد من الأفكار المكررة.
3) المقابلة:
هذه هي التقنية الأكثر شيوعًا المستخدمة لاستنباط المتطلبات، إذ تستخدم تقنية المقابلة لبناء علاقات قوية بين محللي الأعمال وأصحاب المصلحة. في هذه التقنية، يوجه القائم بإجراء المقابلة إلى أصحاب المصلحة للحصول على المعلومات، والمقابلة الشخصية هي التقنية الأكثر استخدامًا.
إذا كان لدى القائم بإجراء المقابلة مجموعة محددة مسبقًا من الأسئلة، فسيتم تسميتها بالمقابلة المنظمة، وإذا لم يكن لدى القائم بإجراء المقابلة أي تنسيق معين أو أي أسئلة محددة، فإنه يطلق عليه مقابلة غير منظمة. تستخدم الأسئلة المفتوحة لتقديم معلومات مفصلة، في هذه الحالة الشخص الذي تمت مقابلته لا يمكنه أن يقول نعم أو لا فقط، ويمكن الإجابة على الأسئلة المغلقة في نموذج بـ “نعم” أو “لا”، وتستخدم للحصول على تأكيد على الإجابات.
القواعد الأساسية:
• يجب أن يكون الغرض العام من إجراء المقابلات واضحًا.
• تحديد الأشخاص الذين تمت مقابلتهم مسبقًا.
• يجب إبلاغ أهداف المقابلة إلى الشخص الذي تتم مقابلته.
• يجب تحضير أسئلة المقابلة قبل المقابلة.
• يجب أن يكون موقع المقابلة محددًا مسبقًا.
• يجب وصف مدة المقابلة.
فوائد تقنية المقابلة:
- المناقشة تفاعلية مع أصحاب المصلحة.
- المتابعة الفورية لضمان فهم المُحاور.
- تشجيع على المشاركة وبناء العلاقات مع أصحاب المصلحة.
عيوب تقنية المقابلة:
- الوقت المطلوب للتخطيط وإجراء المقابلات.
- الالتزام مطلوب من جميع المشاركين.
- في بعض الأحيان يكون التدريب مطلوبًا لإجراء مقابلات فعالة.
4) تحليل الوثائق:
تُستخدم هذه التقنية لجمع معلومات الأعمال من خلال مراجعة أو فحص المواد المتاحة التي تصف بيئة الأعمال، هذا التحليل مفيد للتحقق من صحة تنفيذ الحلول الحالية كما أنه مفيد في فهم احتياجات العمل. يتضمن تحليل المستندات مراجعة خطط الأعمال والوثائق الفنية وتقارير المشكلات ووثائق المتطلبات الحالية وما إلى ذلك. وهذا مفيد عندما تكون خطة تحديث نظام موجود، تقنية تحليل الوثائق مفيدة لمشاريع الترحيل، كما أنها مهمة في تحديد الثغرات في النظام.
فوائد تقنية تحليل الوثائق:
- يمكن استخدام المستندات الموجودة لمقارنة العمليات الحالية والمستقبلية.
- يمكن استخدام المستندات الموجودة كأساس للتحليل المستقبلي.
عيوب تقنية تحليل الوثائق:
- قد لا يتم تحديث المستندات الموجودة.
- قد تكون المستندات الموجودة قديمة تمامًا.
- قد لا تتوفر المصادر التي تم العمل عليها في المستندات الحالية لتوفير المعلومات.
- هذه العملية تستغرق وقتا طويلا.
5) مجموعة التركيز:
باستخدام مجموعة التركيز، يمكنك الحصول على معلومات حول منتج أو خدمة من مجموعة، تضم مجموعة التركيز خبراء في الموضوع، ووسيط يدير هذه الجلسة، الهدف من هذه المجموعة هو مناقشة الموضوع وتقديم المعلومات. يجب أن يعمل الوسيط مع محللي الأعمال لتحليل النتائج وتقديم النتائج إلى أصحاب المصلحة. إذا كان المنتج قيد التطوير وكانت المناقشة مطلوبة بشأن هذا المنتج، فستكون النتيجة تحديث المتطلبات الحالية أو قد تحصل على متطلبات جديدة. إما إذا كان المنتج جاهزًا للشحن، فستكون المناقشة حول إطلاق المنتج.
فوائد مجموعة التركيز:
- يمكنك الحصول على المعلومات في جلسة واحدة بدلاً من إجراء مقابلة فردية.
- يمكن للمرء أن يتعلم من تجارب الآخرين.
عيوب مجموعة التركيز:
- قد يكون من الصعب تجميع المجموعة في نفس التاريخ والوقت.
- إذا كنت تفعل ذلك عبر الإنترنت، فسيكون تفاعل المشارك محدودًا.
- مطلوب وسيط ماهر لإدارة مناقشات مجموعة التركيز.
6) تحليل الواجهة:
يُستخدم تحليل الواجهة لمراجعة النظام والأشخاص والعمليات، ويستخدم أيضاً لتحديد كيفية تبادل المعلومات بين المكونات. يمكن وصف الواجهة بأنها اتصال بين مكونين.
فوائد تقنية تحليل الواجهة:
- توفير المتطلبات الناقصة.
- تحديد معايير الواجهة.
- اكتشف المناطق التي يمكن أن تشكل خطرًا على المشروع.
عيوب تحليل الواجهة:
- يكون التحليل صعبًا إذا لم تكن المكونات الداخلية متوفرة.
- لا يمكن استخدامه كنشاط استنباط مستقل.
7) الملاحظة:
الهدف الرئيسي من جلسة الملاحظة هو فهم النشاط والمهمة والأدوات المستخدمة والأحداث التي يقوم بها الآخرون. تضمن خطة المراقبة أن جميع أصحاب المصلحة على دراية بالغرض من جلسة المراقبة، وأنهم يتفقون على النتائج المتوقعة، وأن الجلسة تلبي توقعاتهم. خلال الجلسة، يجب على المراقب تسجيل جميع الأنشطة والوقت المستغرق لأداء العمل من قبل الآخرين حتى يتمكن من محاكاة نفس الشيء، بعد الجلسة، سيقوم محلل الأعمال بمراجعة النتائج ومتابعة المشاركين.
فوائد تقنية الملاحظة:
- سيحصل المراقب على نظرة عملية في العمل.
- يمكن تحديد مناطق التحسين بسهولة.
عيوب تقنية الملاحظة:
- قد ينزعج المشاركون.
- قد يغير المشاركون طريقة عملهم أثناء الملاحظة وقد لا يحصل المراقب على صورة واضحة.
- لا يمكن ملاحظة الأنشطة القائمة على المعرفة.
8) النماذج الأولية:
يتم استخدام النماذج الأولية لتحديد المتطلبات المفقودة أو غير المحددة. في هذه التقنية، يتم تقديم عروض توضيحية متكررة للعميل من خلال إنشاء نماذج أولية بحيث يمكن للعميل الحصول على فكرة عن شكل المنتج، ويمكن استخدام النماذج الأولية لإنشاء نموذج بالحجم الطبيعي للمواقع، ووصف العملية باستخدام المخططات.
فوائد تقنية النماذج الأولية:
- يعطي تمثيلاً مرئيًا للمنتج.
- يمكن لأصحاب المصلحة تقديم الملاحظات في وقت مبكر.
عيوب تقنية النماذج الأولية:
- إذا كان النظام أو العملية شديدة التعقيد، فقد تستغرق عملية إنشاء النماذج الأولية وقتًا طويلاً.
- قد يركز أصحاب المصلحة على مواصفات تصميم الحل بدلاً من المتطلبات التي يجب أن يتناولها أي حل.
9) ورش عمل المتطلبات:
هذه التقنية أكثر توجهاً نحو العملية ورسمية بالمقارنة مع التقنيات الأخرى، هذه الاجتماعات المنظمة يشارك فيها المستخدمون النهائيون، ورؤساء الشركات، والشركات الصغيرة والمتوسطة، وتُستخدم لتحديد المتطلبات وتوضيحها وإكمالها. يمكن تقسيم هذه التقنية إلى الفئات التالية:
- ورش العمل الرسمية: ورش العمل هذه منظمة للغاية وعادة ما يتم إجراؤها مع مجموعة مختارة من أصحاب المصلحة، ويَنصب التركيز الرئيسي لورشة العمل هذه على تحديد وإنشاء وصقل والوصول إلى إغلاق لمتطلبات العمل.
- ورش عمل تحسين إجراءات العمل: ورش العمل هذه أقل رسمية بالمقارنة مع الورش المذكورة أعلاه. هنا، يتم تحليل العمليات التجارية الحالية وتحديد تحسينات العملية.
فوائد تقنية ورش عمل المتطلبات:
- يتم الانتهاء من الوثائق في غضون ساعات ويتم تقديمها بسرعة إلى المشاركين لمراجعتها.
- يمكنك الحصول على تأكيد فوري على المتطلبات.
- يتم جمع المتطلبات بنجاح من مجموعة كبيرة في فترة قصيرة.
- يمكن تحقيق الإجماع حيث يتم طرح القضايا والأسئلة بحضور جميع أصحاب المصلحة.
عيوب تقنية ورش عمل المتطلبات:
- قد يؤدي وجود أصحاب المصلحة إلى إفساد الجلسة.
- لا يمكن تحقيق اهداف ورشة العمل إذا كان هناك عدد كبير جدًا من المشاركين.
10) الاستبيان:
بالنسبة للاستبيان، يتم تقديم مجموعة من الأسئلة لأصحاب المصلحة لتحديد أفكارهم، ثم بعد جمع الردود من أصحاب المصلحة، يتم تحليل البيانات لتحديد مجال اهتمام أصحاب المصلحة. إذ يجب أن تستند الأسئلة إلى المخاطر ذات الأولوية العالية، ويجب أن تكون الأسئلة مباشرة ولا لبس فيها، بمجرد أن يصبح الاستبيان جاهزًا، يتم إبلاغ المشاركين وتذكّيرهم بالمشاركة. يمكن استخدام نوعين من الأسئلة هنا:
- المفتوحة: يُمنح المستجيب حرية تقديم إجابات بكلماته الخاصة بدلاً من الاختيار من الردود المحددة مسبقًا، هذا مفيد لكن في نفس الوقت يستغرق وقتًا طويلاً حيث يصعب تفسير الردود.
- المغلقة: يتضمن مجموعة محددة مسبقًا من الإجابات لجميع الأسئلة ويجب الاختيار من تلك الإجابات، يمكن أن تكون الأسئلة متعددة الاختيارات أو يمكن ترتيبها من غير مهمة إلى مهمة جدًا.
فوائد تقنية الاستبيان:
- سهولة الحصول على البيانات من جمهور كبير.
- مطلوب وقت أقل للمشاركين للرد.
- يمكنك الحصول على معلومات أكثر دقة مقارنة بالمقابلات.
عيوب تقنية الاستبيان:
- قد لا يشارك جميع أصحاب المصلحة في الاستطلاعات.
- قد لا تكون الأسئلة واضحة لجميع المشاركين.
- تتطلب الأسئلة المفتوحة مزيدًا من التحليل.
