أصبح (Microsoft OneNote)، وهو جزء من مجموعة تطبيقات (Office 365)، أداة إنتاجية أساسية للشركات. لكن الكثيرين لا يقدرون تمامًا المساهمة القيّمة التي يمكن أن يقدّمها النظام في العمل. حيث يستفيد (OneNote) بشكل كامل من السحابة (cloud) وتقنيات (Microsoft) لتسهيل عملية التقاط أي نوع من المعلومات وتخزينها ومشاركتها.
ما هي مزايا دفتر الملاحظات – OneNote؟
أدت وظائف دفتر الملاحظات العديدة وسهولة استخدامه إلى أن يصبح مشهورًا بشكل كبير في مجال الأعمال، ولكن أيضًا في أي بيئة أخرى تتطلب تدوين الملاحظات ومشاركة الأفكار. كجزء من مجموعة (Office 365)، يتمتع بواجهة مألوفة وقد تم دمجه الآن في العديد من أماكن العمل. ويمكن مشاركة أي شيء محفوظ في (OneNote) على الفور مع مستخدمين آخرين. وتتضمن بعض الفوائد الرئيسية لبرنامج (OneNote) ما يلي:
يتيح دفتر الملاحظات – OneNote إمكانية التعاون في الوقت الفعلي:
نظرًا لأن (Office 365) مستند إلى السحابة (cloud)، يمكن مشاركة ملف (OneNote) مع أشخاص آخرين لتمكين مصنّف تعاوني في الوقت الفعلي. حيث يمكن مشاركة دفاتر الملاحظات للعرض أو التحرير، وبما أن (OneNote) يحفظ تلقائيًا أثناء العمل عليه، يمكن لعدة مستخدمين التعاون في نفس الوقت. ومن المعتاد أن تحدث تعديلات عندما يكون هناك عدة مستخدمين يقومون بتحرير نفس الملف. حيث قام (OneNote) بتغطية هذا من خلال علامة التبويب “السجل”، يمكن عرض المراجعات السابقة لتتبع التغييرات واستعادة إصدارات الملفات.
يؤمن دفتر الملاحظات – OneNote المعلومات الحساسة:
مثل أي برنامج يخزن المعلومات، يحتاج برنامج (OneNote) إلى اتخاذ إجراءات أمنية لضمان أن أولئك الذين يجب أن يكون لديهم حق الوصول هم فقط من يفعلون ذلك. يحتوي (OneNote) على وظيفة حماية الأقسام الفردية بكلمة مرور، وتأمين المعلومات من خلال معيار التشفير (3DES). بالإضافة إلى ذلك، إذا ظل (OneNote) غير نشط لفترة زمنية محددة، فإنه يقوم تلقائيًا بتأمين الأقسام المحمية بكلمة مرور لضمان الحفاظ على خصوصيتها.
يمكن استخدام دفتر الملاحظات لتسجيل الأفكار والمعلومات أثناء التنقل:
تم تصميم (OneNote) للاستخدام على أي جهاز، وهو متوفر على جميع أنظمة التشغيل الرئيسية بما في ذلك (iOS) و (Android). لذلك من خلال مزامنة دفاتر (OneDrive)عبر أجهزة متعددة، يمكن للمستخدمين الوصول إلى جميع ملاحظاتهم، بالإضافة إلى إنشاء ملاحظات جديدة، بغض النظر عمّا إذا كانوا في المكتب أو في الخارج. مثل معالج الكلمات، يمكن إضافة النصوص والجداول والصور والروابط إلى التطبيق. أيضًا، إذا استُخدم جهازًا مزودًا بإمكانية اللمس، فيمكن الكتابة أو الرسم مباشرة في النظام. يمكن لـ (OneNote) مسح النص المكتوب بخط اليد ضوئيًا وتحويله إلى نص مكتوب.
يمكن دعم دفتر الملاحظات بالوسائط المتعددة:
بالإضافة إلى القدرة على إدخال نص (معالج أو مكتوب بخط اليد)، وصور وأنواع وسائط أخرى ممكنة من خلال (Microsoft Word)، ويتيح (OneNote) تسجيل الصوت والفيديو مباشرة في دفتر الملاحظات. وهذا مثالي لتوثيق الاجتماعات ومشاركتها مع زملاء العمل. كما يمكن لبرنامج (OneNote) أيضًا التعرف على الكلمات المنطوقة، بحيث يمكن البحث في التسجيلات.
يمكن أن يتكامل دفتر الملاحظات OneNote مع برامج أخرى:
إن الشيء العظيم في (Office 365) هو أن تطبيقاته تتكامل ببساطة وبشكل مثالي. على سبيل المثال، يمكن مزامنة (OneNote) مع (Outlook)، ممّا يتيح إرسال معلومات من رسائل البريد الإلكتروني مباشرة إلى (OneNote)، وبالمثل، يمكن إرسال الملاحظات عبر البريد الإلكتروني مباشرةً من (OneNote). لا تنتهي إمكانيات تكامله مع تطبيقات (Microsoft) فقط، فيمكن تثبيت عدد من المكونات الإضافية لإضافة وظائف إلى (OneNote)، مثل (Zapier)، الذي يربط (OneNote) بتطبيقات مثل (Salesforce) و (Trello) و (Slack). يتيح ذلك للتطبيقات العمل بانسجام وتحسين الإنتاجية.
ما هي عيوب دفتر الملاحظات – OneNote؟
بشكل عام، الشكاوى حول (OneNote) قليلة، والشكوى الرئيسية من البرنامج هي:
1) القدرة على البحث من خلال الملاحظات محدودة. في حين أنه من الممكن البحث عن كلمات رئيسية في المستند المفتوح، إلّا أن هناك حدًا أدنى من إمكانية وضع الوسوم (tagging).
2) الصعوبات في إضافة المستندات التي تم إنشاؤها في تطبيقات أخرى. أبلغ بعض مستخدمي (MAC) عن مشاكل في إرفاق / حفظ في (OneNote)، حتى عندما يتم عمل المستندات باستخدام منتجات (Microsoft) الأخرى.
3) هؤلاء الجدد في (Microsoft Office 365) يجدونه معقداً. إذا لم يكن المستخدم قد استخدم (OneNote) أو تطبيق (Microsoft Office 365) من قبل، فقد يكون من الصعب استخدامه وفهمه في البداية.
