يتطلب تنظيم حدث رياضي الكثير من الإعداد والتخطيط اللوجستي والفهم الأساسي للرياضة نفسها، بدايةً من البحث عن مكان، وتجنيد عدد مناسب من المتطوعين لترتيب الاستعدادات في جميع الأحوال الجوية والظروف المتوقعة، حيث يذهب الكثير من الوقت لتكوين حدث ناجح في فعاليات ألعاب القوى.
الأدوات المطلوبة لتنظيم حفل ألعاب القوى
يوجد عدة أدوات تساعد على تنظيم وترتيب البطولة بشكل فعال وجميل، وأهم تلك الأدوات فيما يلي مع التوضيح:
قائمة لجنة الحدث
وهي أحد العناصر الأولى في عملية تنظيم حدث ألعاب القوى، حيث أنه يحتاج إلى تحديث مستمر، هو قائمة موظفي الحدث والمتطوعين الرئيسيين كاملة مع أرقام هواتفهم وعناوين بريدهم الإلكتروني ومسؤولياتهم عن الحدث، قد تشمل القائمة أيضًا أي بائعين وموردين وموظفي منشأة وأشخاص آخرين يشاركون بشكل كبير في الحدث، يبدو هذا وكأنه لا يحتاج إلى تفكير، كما يجب تضمين أرقام الهواتف الأكثر أهمية على بطاقة هاتف مغلفة يتم ربطها بسهولة بأوراق اعتماد أو وضعها في الجيب.
ورقة معلومات الحدث
حيث أنها تتيح لجميع المشاركين في فعاليات ألعاب القوى في اللجنة المنظمة المحلية الإجابة على أسئلة بسيطة دون الحاجة إلى الاتصال بمدير الأحداث أو إرسال بريد إلكتروني إليه، من وماذا قد يصف تنسيق البطولة لفئات عمرية معينة، وكيفية التسجيل والجوائز التي سيتم منحها، أيضًا حيث يقع الحدث، ومعلومات وقوف السيارات وما هي المرافق المتاحة، كما يجب أن يتم سرد الجدول الزمني للأحداث، وأرقام الهواتف للحصول على معلومات الحدث الرياضي.
جدول الحدث الرياضي
يوفر جدول الحدث صورة كاملة لجميع الوظائف والأنشطة التي أدت إلى الحدث ألعاب القوى ودعمه، حيث يجب البدء بتاريخ ووقت المسابقة الأولى والعودة للخلف حتى افتتاح البوابة ووقت الاتصال التطوعي، وتسليم الأماكن، وتركيبات المعدات، والمناسبات الاجتماعية.
أدوات لمسابقات المضمار
حواجز، مسدس وطلقات، مكعبات للبدء، ساعات، بطوقات تسجيل الزمن والترتيب، أجهزة قياس سرعة الرياح، مقاعد للمراقبي الحدث، عصي التتابع، أعلام حمراء، ليف لحفرة المياه، موانع، مكعبات مرقمة للحارات، جهاز تصوير وتوقيت كهربائي، بطاقات لسحب القرغة، شريط لاصق، لوحة أرقام.
أدوات لسباق المشي والماراثون
عربات للسعاف وأخرى للحكام، عربة للجنة الطبية، محطات المياه والأسفنج، أرقام ودبابيس للمتسابقين، يافطات لتحديد مسافات السباق، علامات لتحديد طريق السباق، مسدس وساعات إيقاف.
كيفية جعل حفل تنظيم ألعاب القوى ناجح
تعزيز روح المجتمع
سواء كان اللاعب الرياضي يمارس الرياضة بمختلف فعالياتها في بلدة صغيرة أو مدينة كبيرة في المجتمع الرياضي، فإنه سيفشل في تحقيق أهدافه إذا لم يحصل على دعم المجتمع الرياضي، فإن تواصل مع السياسيين المحليين للحصول على دعمهم والتأكد من إقامة الحدث وفقًا للقواعد واللوائح المحلية عامل مهم لتحقيق نجاح حفل أحداث ألعاب القوى، ليس هناك ما هو أسوأ من التخطيط لحدث كبير فقط لمعرفة أنه لا يمكن للاعب استخدام المساحة المخصصة، كما يمكن للاعب أن ينشئ حملة إعلانية ترتبط بالمجتمع الرياضي.
إنشاء صور مذهلة
يجب أن يكون الحدث الرياضي الناجح في ألعاب القوى جذابًا للعين بقدر ما هو مبهج للروح، حيث يجب التأكد من قيام اللاعب بإغراء الحاضرين لاكتشاف كل ما لديه ليقدمه من خلال إنشاء عروض مرئية ذات علامة تجارية مخصصة، مثل الخيام إلى الأعلام الخارجية ومفارش المائدة إلى اللافتات، كما يجب الحث عن شركة تقدم منتجات متينة بأسعار معقولة، ولكن الأهم من ذلك، يجب وضع هذه القطع الترويجية والمرئية بطريقة محسوبة لجذب الانتباه إلى الحدث الخاص باللاعب.
العثور على راعي للحفل الرياضي
يمكن للاعب الرياضي أو اللجنة المنظمة للحدث ألعاب القوى البحث مع الراعي المناسب للعمل أو البلدية أن يحدث فرقًا كبيرًا عند تسهيل حدث رياضي ممتع وناجح، فيجب البحث عن تلك الشركات التي يمكن أن تساعد في تحمل بعض تكاليف إقامة الحدث، مع إنشاء علاقة مفيدة للطرفين في هذه العملية، حيث يمكن العثور على متطوعين أو موظفين مناسبين منخفض التكلفة من هؤلاء الشركاء، وحتى خدمات المقايضة أو المساحات الإعلانية مقابل الهدايا أو الجوائز ذات العلامات التجارية.
في حين أن هناك الكثير الذي يجب مراعاته عند التخطيط لحدث رياضي في ألعاب القوى، حيث يجب أن يكون هدف اللاعب الرئيسي هو جذب وإرضاء كل من العملاء والمحتملين، على حد سواء، وتقديم تجربة عملاء لا تصدق طوال مدة الحدث، حيث يساعدك ذلك اللاعب على تحقيق نجاحًا كبيرًا خلال حملته التسويقية القادمة إذا كان منظمًا ومحافظاً على هدوئه.
