إدارة الوقت بمعرفة الوقت المناسب للرد على الآخرين

إذا أردنا أن نحسن إدارة وقتنا بشكل إيجابي، فعلينا أن نكون حذرين من تهميش الآخرين أو جرح مشاعرهم، فالمجاملات وتبادل التهاني أو رسائل الإطمئنان، أمر لا يمكن الفرار منه، وإلا وقعنا في فخّ ضعف العلاقات الاجتماعية وسوء التعامل مع الآخرين، فإدارة الوقت تتطلّب منّا احتارفية عالية في كيفية الردّ على الآخرين، والموازنة ما بين الإنجاز والعلاقات الاجتماعية.

إدارة الوقت بمعرفة الوقت الأنسب للحديث:

عندما نقوم بمهاتفة أو تبادل الحديث المباشر مع أحد ما، علينا أن نسأل دائماً، هل هذا الوقت مناسباً للحديث، حيث يقوم أكثر الأشخاص نجاحاً في إدارة الوقت، في استخدام هذه العبارات الاحترافية، في افتتاح أي حديث عبر الهاتف أو بشكل شفوي مباشر، حتّى اللقاءات التي تحدث بترتيب مُسبق دلالة على أهمية الوقت.

عندما نقوم بسؤال الطرف الآخر، فيما إذا ما كان الوقت مناسباً للحديث، فنحن نفتح مجالاً للاعتذار في حال ظهرت حالة طارئة، لا يكون الوقت فيها مناسباً للحديث، وإذا حاولنا أن نصرّ على إجراء المكالمة أو إكمال الحديث في ظلّ ذلك الظرف، فلن يستطيع الطرف الآخر أن يمنحنا كامل انتباهه، وسيكون همّه هو كيفية إنهاء اللقاء أو المكالمة دون أيّ فائدة مرجوّة.

إدارة الوقت تطلّب منح الآخرين بعض الخيارات:

إذا التقينا أو قمنا بالاتصال بأحد ما، وأشعرنا هذا الشخص بأنّ الوقت ليس مناسباً للحديث، فعلينا أن نطلب منه أن نهاتفه في وقت لاحق، أو نطلب منه أن يقترح علينا الوقت المناسب لإجراء الحديث بشكل أكثر اهتمام، وهي طريقة بسيطة لإظهار الاحترام والكياسة للآخرين، وسيقدّر الشخص الآخر ذلك كثيراً لنا، وعلينا ألا نفترض أنّ الجميع متاحين لنا ببساطة، لتناول الحديث حسب المزاج الذي نتوافق عليه، فعلينا أن نكون أكثر احترافية في اختيار الوقت المناسب للحديث مع الآخرين، وفي كيفية اختيار الوقت الأمثل للإنجاز والتفكير بشكل إبداعي، بعيداً عن المقاطعات السلبية.

كيفية تجنّب المطاردات الهاتفية:

علينا أن نقوم بعمل كل ما يمكننا القيام به، من أجل تجنّب حدوث المطاردات الهاتفية بيننا وبين من نحاول محادثته هاتفيّاً، إذ علينا أن نقوم بإعداد مواعيد للاتصال بالهاتف، تتساوى في دقتها مع تلك المواعيد التي نعدّها للاجتماعات التي تحدث وجهاً لوجه، إذ علينا أن نترك رقماً معيّناً، ووقتاً محدّداً لاستقبال المكالمات الهاتفية، وعلينا أن نستخدم الهاتف كأداة تساعدنا على القيام بإنجازاتنا، وأن نبدأ المكالمات الهاتفية وننهيها سريعاً، وأن ندخل مباشرة في صلب الموضوع، وأن نكون مهذّبين وأن نحسن التصرف بمهنية، وأن يكون توجهنا منصباً على النتائج الفعّالة، أكثر من التسلية واللهو.