التخطيط المسبق والأدوات المناسبة للبقاء على المسار الصحيح

في محاولة لإلقاء بعض الضوء على كيفية تمكن فرق المشروع من الحفاظ على تخطيطهم في المستقبل على المسار الصحيح، نقدم أدناه ثلاثة أسئلة حاسمة يجب على جميع مديري المشاريع أخذها في الاعتبار من أجل ضمان نجاح مشاريعهم.

هل لديك الأدوات المناسبة للبقاء على المسار الصحيح؟

تعد جداول البحث لمدة ثلاثة أسابيع (المعروفة أيضًا باسم التخطيط من 3 إلى 6 أسابيع) جزءًا لا يتجزأ من كل مشروع بناء بغض النظر عن نوعه أو حجمه. الغرض الرئيسي من التخطيط المسبق هو مساعدة الفرق على إعداد أهداف وأنشطة المشروع للأسابيع الثلاثة إلى الستة القادمة.

بمعنى آخر، يسمح لوكلاء المشروع بالحصول على فهم جيد للمواد التي يحتاجون إليها بعد ذلك، والمهام التي يجب إكمالها و / أو التحقق منها، وما إذا كانت هناك أي حالات عدم توافق تتطلب الانتباه. كل إجراء من هذه الإجراءات عبارة عن سير عمل بمفرده ويجب ربطه بعناية بالخطة الشاملة لضمان سير كل شيء كما هو متوقع.

وبهذا المعنى، ترتبط جداول التطلع إلى الأمام ارتباطًا وثيقًا بالخطة الرئيسية ويمكن أن يكون لكل تعديل عليها تأثير مباشر على تقدم المشروع بأكمله. على سبيل المثال، قد يؤدي أقل تأخير في نشاط واحد في الموقع إلى قيام المقاولين من الباطن بالتجول في الميدان لأسابيع غير قادرين على إكمال العمل الذي تم تعيينه لهم. تمامًا مثل ذلك، قد تعاني مشاريع البناء من تأخيرات خطيرة تفتح الباب أمام النزاعات القانونية وتجاوزات الميزانية.

هذا هو السبب في أن التعاون السلس عبر سلسلة التوريد هو المفتاح. يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة قادرين على التواصل مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي والاعتماد على بيانات دقيقة لاتخاذ قرارات ذكية بسرعة.

لتحقيق ذلك، يحتاجون إلى الوصول إلى البرنامج المباشر والأدوات المناسبة. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه المشكلة بالنسبة للعديد من مديري المشاريع ومديري المشاريع في جميع أنحاء العالم.

في محاولة لإلقاء بعض الضوء على كيفية تمكن فرق المشروع من الحفاظ على تخطيطهم في المستقبل على المسار الصحيح، نقدم أدناه ثلاثة أسئلة حاسمة يجب على جميع مديري المشاريع أخذها في الاعتبار من أجل ضمان نجاح مشاريعهم.

3 أسئلة يجب على جميع مديري المشروع طرحها على أنفسهم:

رقمنة أنظمتك وعملياتك للحفاظ على تواصل فرقك ليس علاجًا بحد ذاته. هناك بعض الخطوات التي يجب اتخاذها وبعض الأسئلة التي يجب طرحها حتى تتمكن من إدارة الانقطاعات بشكل أفضل، تجنب الأخطاء وإضاعة وقت أقل في المهام الإدارية المكلفة. بشكل أكثر تحديدًا، إليك الأسئلة الثلاثة الرئيسية التي يجب أن تطرحها على نفسك دائمًا عندما تبدأ في العمل على التخطيط الخاص بك.

هل يمكنني إضاعة وقت أقل في مهام الإدارة؟

يضيع العديد من أصحاب المصلحة في مجال البناء ما يقرب من 40٪ من وقتهم في مطاردة التحديثات، أو تجميع التقارير التي لا نهاية لها، أو مجرد حضور الاجتماعات. أسوأ جزء؟ يبدو أنهم يعتقدون أن الاجتماعات التي لا تنتهي وعبء العمل الإداري المفرط هي مجرد جزء من الوظيفة.

لكن الحقيقة هي أنه لا ينبغي أن يكون الأمر كذلك. بادئ ذي بدء، يجب ألا تقضي وقتك في إنشاء تقارير يمكن أتمتتها بثلاث نقرات أو البحث عن البيانات الهامة في مصادر متعددة بدلاً من مصدر واحد للحقيقة يتم تحديثه دائمًا. علاوة على ذلك، لا يوجد سبب لوقوع فرق المشروع في شرك الاجتماعات التي تستغرق وقتًا أطول من اللازم لمجرد أن العديد من المشاركين يفتقرون إلى الرؤية حول المشروع. هذا فقط يولد المزيد من عدم الثقة بين المتعاونين ويغذي ثقافة اللوم عبر سلسلة التوريد.

في ظل هذه الظروف، تصبح الإدارة التفصيلية جزءًا من العمليات اليومية التي تؤدي إلى المزيد من العمل الإداري والعلاقات السيئة بين أصحاب المصلحة. وهذا هو السبب في أنك في المرة القادمة التي تبدأ فيها التفكير في التخطيط الخاص بك في المستقبل، عليك أن تأخذ لحظة وتفكر فيما إذا كان بإمكانك قضاء وقت أقل في مهامك الإدارية.

ستكون الإجابة على هذا السؤال على الأرجح “نعم” وقد تمهد الطريق لطريقة جديدة للعمل وإدارة مشاريعك. بعد كل شيء، لم تنضم إلى البناء للجلوس في الاجتماعات طوال اليوم ولكن لتقديم شيء ما للمجتمع.

هل أدواتي خاصة بالبناء؟

هذا هو السؤال الثاني الذي تحتاج إلى التفكير فيه إذا كنت ترغب في زيادة الإنتاجية في مشروعك والتأكد من إتمام خطة التطلع إلى الأمام بنجاح. يميل وكلاء المشروع إلى الاعتقاد بأن الأدوات التي يستخدمونها مناسبة للغرض ومصممة للتعاون مع مختلف أصحاب المصلحة في مشاريع البناء الخاصة بهم. في كثير من الحالات، تختلف الحقيقة.

خاصة عندما يتعلق الأمر بأدوات مثل (WhatsApp) والبريد الإلكتروني و(Excel) التي لم يتم إنشاؤها باستخدام بناء كنقطة محورية رئيسية. قد تكون هذه الأدوات رائعة للاستخدام في حياتك الشخصية ولكنها ليست خاصة بالبناء. بشكل أكثر تحليليًا:

• إنهم ليسوا أشخاصًا يقودون الوقت الفعلي للعمل على معلومات قديمة.

• البيانات التي يتم مشاركتها من خلالهم تفتقر إلى الاتصال بالخطة الرئيسية. بمعنى آخر، البيانات ثابتة.

• تنتشر المعلومات على العديد من المنصات المختلفة مما يجعل عملية إعداد التقارير كابوسًا.

• هي لا تتيح التعاون بين أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين مما يجعل جهودك لربط جميع الفرق في الميدان أكثر صعوبة.

يصبح من الواضح أن استخدام الأدوات الخاطئة يمكن أن يؤثر حقًا على التخطيط المسبق الخاص بك. لن يكون لدى فرقك رؤية ثاقبة للمشروع في الوقت الفعلي ولن يكون هناك وضوح بشأن من هو المسؤول عما يؤدي إلى اتخاذ قرارات بطيئة وغير فعالة. لذا في المرة القادمة في الموقع تأكد من طرح هذا السؤال على نفسك. خلاف ذلك، قد تشعر بسرعة أنك خارج نطاق السيطرة وأنك أصبحت في عنق الزجاجة في مشروعك الخاص.

هل يمكنني توحيد المزيد؟

الرهان الكبير المقبل هو التوحيد. قد تعتقد أن مشاريع البناء تختلف من حيث الغرض والحجم، لذا فإن التوحيد ليس دائمًا خيارًا. لكن الحقيقة مختلفة كثيراً. بغض النظر عن نوع مشروعك، فإن 80٪ من العملية هي نفسها دائمًا. لذا فإن توحيد الطريقة التي تصمم بها وتتعاون معها وفي النهاية تبني خيارًا صالحًا. والأهم من ذلك، أنه سيأخذ الكثير من الضغط عن كتفيك ويساعدك على منع الأخطاء قبل ظهورها أو الإبلاغ عن المشكلات الحرجة في مرحلة مبكرة.

نظرًا لوجود عدد كبير من العناصر الفرعية واختلاف المتخصصين في الموقع، فمن الأهمية بمكان أن يتبع الجميع سياقًا محددًا جيدًا بدلاً من أن يكون لديهم طريقتهم الخاصة في القيام بالأشياء.

بالطبع، يعد اعتماد نظام جديد وعملية جديدة تحديًا أيضًا في هذه المرحلة، ولكنه ليس سببًا للتراجع عن مبادرة التقييس الخاصة بك. إذا كان بإمكان فرقك استخدام الهاتف الذكي والخدمات المصرفية عبر الهاتف المحمول، فيجب أن يكونوا قادرين على التعامل مع أداة رقمية تضيف المزيد من الوضوح إلى طريقة عملهم وتزيل بعض الإحباط اليومي لديهم.

لكنهم بحاجة أولاً إلى فهم القيمة التي يحصلون عليها من تغيير عاداتهم في الموقع. هذا هو مكان السؤال الأولي “هل يمكنني توحيد المزيد؟” سوف يقودك بعد ذلك. لا تضع المعايير من أجل التكنولوجيا ولكن من أجل فرقك حتى تتمكن من حماية التخطيط المستقبلي الخاص بك ومن خلال توسيع مشروعك بالكامل.

يجب ألا تكون أدواتك جيدة بما يكفي:

بعد أن طرحت على نفسك الأسئلة الثلاثة المذكورة أعلاه، فأنت بالفعل متقدم على منافسيك. لكن لا يجب أن تتوقف عند هذا الحد. أن تكون “جيدًا بما فيه الكفاية” لا ينبغي أن يكون الحالة المرغوبة.

نعم، ستتمكن في النهاية من إكمال مشروعك باستخدام أداة “جيدة بما فيه الكفاية” مثل (WhatsApp) و(Excel). ومع ذلك، عليك أن تأخذ في الاعتبار التكلفة الحقيقية التي تأتي مع هذا القرار. لأنه، على المدى الطويل، سيكون على الأرجح خيارًا مكلفًا للغاية. ومع ذلك، إليك بعض الأشياء التي تريد البحث عنها في الأدوات التي ستنفذها لإدارة التخطيط المستقبلي ومشاريعك:

• يجب عليهم تمكين التعاون السلس وربط جميع تحديثات المشروع بالخطة الشاملة في الوقت الفعلي.

• يجب أن تكون مرتبطة بمصدر واحد للحقيقة مع إبقاء الجميع في نفس الصفحة وتسهيل أتمتة عملية الإبلاغ.

• يجب أن يقدموا مسار تدقيق مفصل وحديث دائمًا من شأنه أن يسمح لأصحاب المصلحة في المشروع بمعرفة ما حدث في الماضي. سيحميك هذا أيضًا من أي نزاعات قانونية قد تعرض تقدم مشروعك للخطر.

• يجب ربط جميع التطبيقات في نفس النظام الأساسي. لا حاجة لمطاردة أحدث التقارير المرحلية في جميع أنحاء الميدان.

• يجب أن تكون سهلة الاستخدام بحيث يتم تسهيل التكيف في الموقع.

• أخيرًا وليس آخرًا، يجب أن تكون خاصة بالبناء. اختر الأدوات التي تم إنشاؤها بعد مراعاة الاحتياجات الحقيقية للأشخاص الذين يعملون بالفعل في البناء.