إدارة موقع البناء ليست أبداً سهلة. فيما يلي قائمة مفصلة ببعض النصائح المفيدة حول كيفية تقديم مشاريع ناجحة بشكل أسرع وأرخص. كان إنهاء الواجبات المدرسية دائمًا إنجازًا. سواء كان ذلك قبل ساعة من بدء المدرسة أو قبل يوم من انتهاء الإجازة. الانتهاء من المشروع هو إنجاز في حد ذاته. هذا الشعور يستمر حتى النهاية. عندما يتعلق الأمر بمشروع بناء، يتضخم الشعور. المهندسون المعماريون أو مديرو الإنشاءات أو المقاولون هم أشخاص متحمسون يعملون بلا كلل لتقديم خطط طموحة للواقع والمساهمة في المجتمع بطريقتهم الخاصة.
ومع ذلك، هذه مهمة صعبة. تعد إدارة فريق من العديد من الأشخاص مهمة شاقة. يتعين على مديري البناء إبقاء عيونهم وآذانهم مفتوحة أثناء الوقوف على أقدامهم طوال اليوم لإدارة الحشد. يخبرنا مديرو المشاريع أنهم يقضون 40٪ من وقتهم في الموقع يومًا بعد يوم لحضور الاجتماعات وإجراء المكالمات الهاتفية وكتابة التقارير. قد يكون هذا محبطًا للغاية، خاصةً عندما يتعين عليهم الاعتماد على أدوات غير مصممة لصناعة البناء والتشييد.
ولسوء الحظ، هذا ليس كل شيء. يتعين عليهم دائمًا أن يكونوا على اتساق تام مع مدير الموقع الخاص بهم لضمان بقاء مشروعهم محميًا ضد المطالبات التجارية وأن جميع حالات عدم المطابقة تتم معالجتها في الوقت المحدد بحيث لا تكون هناك مفاجآت غير سارة تنتظر أثناء التسليم.
وهذا هو السبب أيضًا في وجود العديد ممن يفكرون في مديري الإنشاءات على أنهم ملوك الصناعة غير المتوجين. يتعين عليهم التعامل مع العديد من المشكلات الملحة في نفس الوقت، عدم إغفال التخطيط أبدًا، والأهم من ذلك، جعل موقع البناء مكانًا آمنًا لكل من يعمل هناك.
كيفية إدارة مشروع البناء خطوة بخطوة:
مع أخذ كل هذا في الاعتبار، نقدم أدناه 10 نصائح قوية يمكن أن تساعد كل مدير إنشاءات في البقاء على اطلاع دائم بمشاريعهم وزيادة رؤية الموقع دون الغرق في عبء العمل الإداري المفرط:
1. اختر أدوات خاصة بالبناء:
ليس سراً أن صناعة البناء مدمنة على (Excel) و(Whats App) ونعرف السبب، كلاهما من الأدوات الرائعة التي يمكن أن تجعل حياتك اليومية أسهل بكثير وتسمح لك بالتواصل مع أشخاص مختلفين ببضع نقرات. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بإدارة مشروع بناء، فهي ليست كافية. والسبب بسيط، لا يمكنهم ربط التخطيط بالتحديثات التي تتلقاها من الموقع.
النتائج؟ ينتهي الأمر بمديري المشاريع إلى عدم وجود رؤية لما يحدث في الميدان ويواجهون بسرعة عملية اتخاذ القرار المرهقة وعبء العمل الإداري المفرط. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان العثور على الأدوات المناسبة لمشاريعهم. من خلال الاعتماد على أداة خاصة بالبناء، يمكنهم الحصول على عرض مباشر قابل للمشاركة في الموقع لمشروعك والبقاء على المسار الصحيح مع تقدم كل فريق في كل مرحلة. على المدى الطويل، يمكن أن يوفر لهم ذلك الوقت والمال.
2. استخدم مصدر واحد للحقيقة:
هناك مشكلة كبيرة أخرى للعديد من مديري الإنشاءات في جميع أنحاء العالم تتعلق بمقدار الوقت الذي يجب أن يقضوه في جمع كل المعلومات التي يحتاجونها من مصادر متعددة وأصحاب المصلحة. يرتبط هذا مرة أخرى ارتباطًا وثيقًا باستخدام الأدوات غير المصممة للصناعة ولا يمكنها الاتصال والتفاعل مع بعضها البعض في مصدر بيانات واحد.
يمكن أن يؤدي استخدام مصدر واحد للحقيقة في مشاريعك إلى تقليل عبء المسؤول بشكل كبير وإعطائك النظرة العامة التي تحتاجها لاتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أسرع والتواصل مع فرقك بطريقة سلسة.
3. تقليل العبء الإداري:
لقد ذكرنا بالفعل الكابوس الإداري للبناء في بداية هذه المقالة، لكن لا يمكننا التأكيد بما يكفي على تأثيره على الصناعة. لا شك أن مديري المشاريع هم من يصابون بها بأسوأ طريقة. لقد سرق الكثير من الاجتماعات والمكالمات الهاتفية التي كان يجب أن تكون إشعارًا في أداة خاصة بالبناء منها ساعات، إن لم يكن أيامًا، من العمل الهادف.
هذا شيء يحتاج إلى التغيير. وهناك طريقة واحدة فقط لتحقيق ذلك. باستخدام الأدوات الخاصة بالبناء التي يمكنها ربط مختلف أصحاب المصلحة والتأكد من أن الجميع يقدم تقارير في مصدر بيانات واحد ولديه رؤية كاملة للمهام التي تهمهم. من هذا القبيل، يتم دفع المسؤولية إلى الفرق في الموقع، ويتمتع مديرو المشاريع بمزيد من الحرية لتركيز انتباههم على الأشياء الأكثر أهمية.
4. جعل السلامة أولوية:
نصيحتنا التالية هي شيء لا يمكننا التأكيد عليه بما فيه الكفاية. يجب أن تكون السلامة دائمًا الأولوية الأولى بغض النظر عن نوع أو ميزانية مشروعك. ليس هناك ما هو أهم من حياة الإنسان وهذا شيء يعرفه مديرو المشاريع جيدًا. إما أننا نتحدث عن السلامة في الموقع أو إدارة الإجهاد بحيث يكون عمال البناء سعداء، وبالتالي، فإن التركيز الإنتاجي على رفاهية فريقك أمر بالغ الأهمية.
وهذا شيء يرتبط ارتباطًا وثيقًا أيضًا بالتخطيط. كلما خرج المشروع عن نطاق السيطرة، زاد الضغط الذي يثقل كاهل أصحاب المصلحة في المشروع. ومع ذلك، من خلال التركيز على السلامة، فإنك تضمن تجنب الحوادث الخطيرة وإنجاز معظم المهام بشكل أسرع. يمكن أن يمنحك هذا مساحة لك، كمدير مشروع، وفريقك للتنفس بشكل أفضل وتكون أكثر فعالية أثناء العمل.
5. استثمر في التكرار:
من هذه المقال، أشرنا مرات لا حصر لها إلى أهمية التقييس ولماذا الاستثمار في التكرار هو الطريق إلى الأمام. بفضل أزمة (COVID-19) أيضًا، أصبحت صناعة البناء في حاجة ماسة للتوصل إلى وضع طبيعي جديد. بمعنى آخر، طريقة لتقليل التأخير والبناء بمزيد من الكفاءة والجودة المتزايدة. يمكن أن يلعب تصنيع أجزاء معينة من عملية الإنتاج دورًا حاسمًا في هذا الاتجاه.
على وجه الخصوص، في المشاريع التي يتعين عليك فيها إنشاء سلسلة من نفس الهياكل أو اتباع عدد من نفس العمليات، فإن توحيد المعايير يسمح لك بتحسين عملياتك والتحكم بشكل أفضل في طريقة تصميمك وإدارتك والتواصل حول المشروع. ببساطة، إنها طريقة “كنت هناك، وفعلت ذلك” التي ستقودك في النهاية إلى سرعة التسليم وزيادة الربحية.
6. ربط الجودة بالتخطيط الخاص بك:
يتم استخدام العديد من فرق المشروع حول العالم للتعامل مع حالات عدم المطابقة في نهاية المشروع قبل التسليم مباشرة. يتسبب هذا في تأخيرات خطيرة في تسليم المشروع إلى العميل حيث يتم اكتشاف المزيد من المشكلات في كثير من الحالات في اللحظة الأخيرة. بصفتك مدير مشروع، لا تريد أن تضع نفسك في موقف كهذا. لهذا السبب، من الجيد البدء في حل حالات عدم المطابقة كما تظهر بدلاً من ترك كل شيء حتى نهاية المشروع.
لتحقيق ذلك، تحتاج إلى ربط الشيكات الخاصة بك بالتخطيط على المدى القصير والطويل. بهذه الطريقة، يمكنك التحكم بشكل كامل في عملية البناء والحصول على رؤية أفضل للمهام في الموقع التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام. يمكن أن يؤدي هذا أيضًا إلى المعجزات في جهودك للحفاظ على مشروعك خاليًا من المطالبات حيث ستكون دائمًا متقدمًا على الجميع بخطوة.
7. ابق دائما على رأس التكلفة:
قد تبدو هذه النصيحة عامة بعض الشيء ولكن في الواقع، هذا بسبب وجود مصادر متعددة في كل مشروع بناء يمكن أن تولد تكلفة من العدم. بهذا المعنى، يجب أن تكون دائمًا على رأس كل جانب من جوانب المشروع لتجنب ذلك.
بالطبع، قول ذلك أسهل من فعله. الخبر السار هو أن هناك مناطق معينة يمكنك البدء منها. وبشكل أكثر تحديدًا، يمكن أن يكون الحد من التأخيرات، والحذر الشديد في إدارة المواد الخاصة بك (على سبيل المثال، تجنب طلب المواد مبكرًا أو متأخرًا جدًا)، الاستجابة أو رفع المطالبات بسرعة، بعض الطرق التي يمكنك من خلالها الحصول على ملكية مشروعك والحفاظ على ميزانيتك تحت السيطرة.
كل ما سبق يتطلب، اتصالاً لا تشوبه شائبة بين موقعك وقاعة اجتماعات مجلس الإدارة ويعتمد بشكل كبير على استخدام الأدوات المناسبة. لذا، مرة أخرى، نعود إلى النصيحة رقم 1، اختر الأدوات الرقمية المصممة لصناعة البناء والتشييد.
8. كن حذر للغاية مع المطالبات:
ليس سراً أن الادعاءات التجارية هي واحدة من أكبر المشكلات التي تواجه جميع مديري المشاريع هناك. أدنى خطأ وستجد نفسك سريعًا محاصرًا في نزاع إنشائي لا نهاية له. وما هو أسوأ جزء؟ الوقت الذي يجب أن تقضيه (من أسابيع إلى شهور حتى في بعض الأحيان) في البحث عن هذا البريد الإلكتروني أو تلك الصورة الثمينة التي تثبت أنك لست الشخص المسؤول عن التأخير أو مشكلة الجودة التي ظهرت.
9. تطبيق استراتيجية البناء الخالي من الهدر:
البناء الخالي من الهدر هو بلا شك أحد ألمع الطرق لإدارة مشروع البناء. خاصة في بداية المشروع، فإنه يوفر وضوحًا مرئيًا فريدًا حول المهام والمسؤوليات المختلفة لكل فريق مشروع. على الرغم من أنها جيدة، إلا أنها قد تكون في بعض الأحيان فوضوية بعض الشيء بسبب حقيقة أنها عملية يدوية تعتمد على الملاحظات اللاصقة الملونة واللوح الأبيض.
10. قد وخذ الجميع معك:
أخيرًا وليس آخرًا، تذكر دائمًا أنك تقود هذا المشروع. تأكد من بقائك على مقربة من فرقك واستمع إليهم من الناحيتين المهنية والشخصية. سيساعدك هذا على كسب ثقتهم وإنشاء تواصل مباشر وجدير بالثقة معهم.
هذا مهم للغاية ليس فقط لمشاريعك الحالية ولكن أيضًا لمشاريعك المستقبلية. كما ذكرنا أعلاه، التكرار هو المفتاح، وما هي أفضل طريقة للاستثمار في التكرار من خلال وجود نفس الفرق تعمل معك مرارًا وتكرارًا.
