فوائد الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

يعرف الفريق الافتراضي على أنه عبارة عن أعضاء يعملون بشكل أساسي من المنزل وقد يكون لديهم مكتب مركزي صغير، حيث يمكن التخطيط للاجتماعات والمشاريع الجماعية وتنفيذها.

الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

تقوم المنظمات التي تقدم خدمات فريق افتراضي على تعيين أكثر الأشخاص المؤهلين تأهيلا بمستويات ومجالات خبرة مختلفة، يمكن استكمال هذا الإطار من خلال تعيين موظفين افتراضيين في مواقع جغرافية متعددة من أجل القيام على دعم العملاء من مناطق مختلفة.

إن تنفيذ فرق افتراضية بشكل فعال يؤدي إلى جني الفوائد إذا تم تنفيذه بشكل فعال فإن الفريق الافتراضي يجني العديد من الفوائد لبدء التشغيل، ويمكن أن يكون الحل المثالي للعديد من احتياجات العمل الخاصة بمؤسسة صغيرة.

على الرغم من كونها مجالًا جديدًا فإن المنظمات التي تقدم هذه الأنواع من خدمات الأعمال تجد نفسها في مكانة مبتكرة ومتنامية، حيث أن استخدام الفرق الافتراضية له مزايا وعيوب متأصلة، يمكن أن يؤدي التنقل الناجح إلى تمكين الشركات الناشئة من تقديم أفضل المنتجات والخدمات مع الحفاظ على المرونة والاستجابة لاحتياجات العملاء.

غالبًا ما يكون التحدي الذي يواجه الشركات الإجتماعية الناشئة والشركات الصغيرة الأخرى هو امتلاك الموارد اللازمة لتوظيف موظف يتمتع بأكبر قدر ممكن من هذه الخبرة بأقل استثمار ممكن، قد يكون العثور على كل هذا في فرد واحد على مستوى الخبرة المطلوب أمرًا شاقًا، يمكن للفريق الافتراضي تقديم الإجابة في مجالات مثل الموارد البشرية والتمويل والتسويق.

فوائد الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

تزداد شعبية الفرق الافتراضية لعدد من الأسباب، وتتمثل من خلال ما يلي:

• القدرة على تحمل التكاليف.

• تدفع الشركات الاجتماعية الفرق الافتراضية لمستوى الدعم الذي يحتاجونه.

• تكاليف أقل.

• لا توجد تكاليف عامة للخدمات المرتبطة على سبيل المثال الكمبيوتر، والمساحة المكتبية، والاتصال بين الموظفين الافتراضيين والداخليين.

• دعم مرن تحدد الشركات الاجتماعية المتطلبات والفرق الافتراضية تلبي الحاجة، يمكن للشركات تحديد طول الخدمة وفقًا لاحتياجاتها.

• مجموعة كاملة من الخدمات، توفر الفرق الافتراضية الوصول إلى تخصصات متعددة في مناطق جغرافية مختلفة.

عيوب الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

يمكن أن يؤدي فهم العيوب المتأصلة في الفرق الافتراضية إلى تمكين الفريق المشترك أي فريق العمل والفريق الافتراضي من أن يصبح أكثر نجاحًا وكفاءة، لا سيما من خلال تجنب العديد من الأخطاء التي يمكن أن تؤدي إلى الفشل، يمكن أن تكمن هذه التحديات في عدة مجالات وتتمثل من خلال ما يلي:

1- الاتصال، عدم العمل في نفس الموقع الفعلي يمكن أن يمثل تحديات في الاتصال، ويمكن الاستفادة من التكنولوجيا من أجل تقليل هذه المشكلة على سبيل المثال مؤتمرات الفيديو، وبرامج إدارة المشروع، والمناقشات الهاتفية، وتحديثات البريد الإلكتروني التفصيلية.

2- ضعف القيادة أو الإدارة، من الضروري أن يكون لدى قائد الفريق الافتراضي القدرة على إدارة العديد من المبادرات والموظفين الافتراضيين مع توفير رؤية واضحة للفريق.

3- أعضاء الفريق غير الأكفاء، يمكن لعضو واحد ضعيف في الفريق أن يؤثر سلبًا على مفهوم الفريق الافتراضي، ويلعب تجنيد أعضاء الفريق المناسبين دورًا مهمًا في نجاح الفريق الافتراضي.

طرق لتحسين الاتصال في الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

مع انتشار التقنيات التعاونية من المغري افتراض أن الأدوات الأكثر تعقيدًا تولد اتصالات افتراضية أكثر فعالية، ومع ذلك أن الأداء يعتمد على كيفية استخدام الأشخاص لهذه التقنيات وليس على التقنيات نفسها:

تطابق التكنولوجيا مع المهمة

تمتلك الفرق العديد من تقنيات الاتصال تحت تصرفها، بدءًا من منصات البريد الإلكتروني والمحادثة إلى مؤتمرات الويب ومؤتمرات الفيديو، غالبًا ما يتخلف الأشخاص عن استخدام الأداة الأكثر ملاءمة أو المألوفة لهم، ولكن بعض التقنيات مناسبة بشكل أفضل لمهام معينة من غيرها وقد يؤدي اختيار الأداة الخاطئة إلى حدوث مشكلات.

تختلف أدوات الاتصال وفقًا لعدد من الأبعاد، بما في ذلك ثراء المعلومات أو القدرة على نقل الإشارات غير اللفظية وغيرها من الإشارات التي تساعد الأشخاص على تفسير المعنى، ومستوى التفاعل الممكن في الوقت الفعلي، وبالمثل تختلف مهام الاتصال الخاصة بالفريق من حيث التعقيد اعتمادًا على الحاجة إلى التوفيق بين وجهات النظر المختلفة، أو إعطاء الملاحظات وتلقيها، أو تجنب احتمال سوء الفهم، بحيث يجب أن يحدد الغرض من الاتصال آلية التسليم.

لذا ينبغي التفكير جيدًا في الأهداف واستخدام وسائط نصية أصغر حجمًا مثل البريد الإلكتروني والدردشة ولوحات الإعلانات عند دفع المعلومات في اتجاه واحد، على سبيل المثال عند تعميم المعلومات والخطط الروتينية ومشاركة الأفكار وجمع البيانات البسيطة.

تعتبر مؤتمرات الويب ومؤتمرات الفيديو أدوات أكثر ثراءً وتفاعلية أكثر ملاءمةً للمهام المعقدة مثل حل المشكلات والتفاوض، والتي تتطلب تربيع الأفكار ووجهات النظر المختلفة. تجنب محاولة حل المشكلات الشخصية التي يحتمل أن تكون محل نزاع مثل إخبار الأشخاص عندما يرتكبون خطأ، أو أنهم أزعجوا أحد زملائهم في الفريق عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة، وينبغي اختيار بدلاً من ذلك وسائل إعلام أكثر ثراءً للتنقل في مناطق حساسة، باختصار كلما كانت المهمة أكثر تعقيدًا يجب أن تكون أقرب إلى التواصل الشخصي.

توضيح النوايا

معظم الاتصالات هذه الأيام تستند إلى النص، لسوء الحظ عند ترك الأدوات النصية الكثير للتفسير، يمكن أن تسبب التحيزات والافتراضات الشائعة سوء فهم وتؤدي إلى صراع غير صحي يضر بأداء الفريق، حيث أن النوايا تضيع في الترجمة لعدة أسباب:

1- يميل الناس إلى أن يكونوا أقل حذرًا وأكثر سلبية في الكتابة.

2- عندما لا نتمكن من رؤية رد الشخص الذي يتلقى الرسالة، يكون من الأسهل أن نقول أشياء لن نقولها شخصيًا.

3- بتشجيع من التكنولوجيا والمسافة التي تقطعها على الشكوى، أو التعبير عن الغضب أو حتى إهانة بعضهم البعض يمكن لأعضاء الفريق أن يكونوا أكثر سلبية في الكتابة مما قد يكونون وجهاً لوجه.

4- السلبية تذهب في كلا الاتجاهين ويميل الأشخاص في الطرف المتلقي للاتصال الكتابي إلى تفسيره بشكل سلبي أكثر مما يقصده المرسل، يتم التعبير عن المشاعر واستقبالها في الغالب من خلال الإشارات غير اللفظية، والتي تفتقد إلى حد كبير في التواصل القائم على النص، تشير الأبحاث إلى أن مستلمي البريد الإلكتروني الذي يهدف إلى نقل المشاعر الإيجابية يميلون إلى تفسير هذه الرسالة على أنها محايدة عاطفياً، وبالمثل من المرجح أن يتم تفسير رسالة بريد إلكتروني ذات نغمة سلبية بعض الشيء على أنها سلبية بشكل مكثف أكثر مما هو مقصود.

5. يقرأ الناس بعدسات مختلفة، في الرسائل المكتوبة غالبًا ما يفترض أن الآخرين يركزون على الأشياء التي يعتقد أنها مهمة، والمبالغة في تقدير المدى الذي تم توضيح فيه الأولوية، لسوء الحظ من السهل التغاضي عن المعلومات الهامة.