عند القيام بالتخطيط بشكل عام يجب أن تتواجد مجموعة من الأدوات، كذلك يوجد أدوات لتخطيط إدارة الأزمات التي يجب ان يتم توافرها لكي تكون عملية التخطيط ناجحة.
مفهوم تخطيط إدارة الأزمات:
هو عملية منظّمة ودائمة تعتمد على قوانين ثابتة يتم إنجازها مبكرًا قبل الوقت المتوقع للأزمة المتوقعة، حيث تركز وظيفة التخطيط هنا المساهمة في منع الأزمات المتوقع حدوثها، كما يجب أن تكون مستعدّة للردّ عيها في حال وقوعها، ثمَّ الرجوع للوضع الطبيعي بعد انتهاء الأزمة.
أدوات التخطيط للأزمة:
- تحديد الأهداف: والمقصود هو تحديد الهدف من مواجهة الازمة، فقد تكون الأهداف من مواجهة الأزمات مثل التعرف على الطرق التي تعمل على تخفيض شدّة التوتر، أو أن يكون الهدف هو العمل على تنشيط الكيان الذي قد يواجه الأزمة.
- تحديد السياسات والاستراتيجيات: هو العمل على تحديد المبادئ والأسس التي تقوم عليها الاستراتجيات، مثل قدرة المنظّمة على خلق التكامل بين النشاطات الإدارية المتنوعة، كذلك تحقيق الكفاءة والفاعلية في قراءة ما سوف يحدث في المستقبل، بطريقة تحقق الرؤية الشاملة لجوانب الأزمة.
- التنبؤات: عملية التنبؤ بالأزمة يسهل على المنظّمة طريقة السيطرة عليها، كذلك العمل على اتخاذ كل الإجراءات اللازمة لمواجهة الأزمة إذا حدثت.
- خطة عمل مواجهة الأزمة: توضح هذه الخطة كيفية مواجهة الازمة إذا حدثت. ومن محتويات خطة عمل الأزمة ما يلي:
- المقدمة.
- إقرار استلام.
- تحديد فريق الأزمات.
- قوائم الاتصالات.
- تقييم المخاطر والتهديدات.
- عملية التوثيق.
- المقدمة.
