تستخدم خريطة توزيع الأعمال لأهداف متعددة، ومن هذه الأهداف التي تستخدم فيها هو تزويد المحلل الإداري بالمعلومات الخام والبيانات اللازمة، عند قيامه بإجراء دراسة لقياس العمل أو إجراء التحليل للإجراءات وأساليب العمل.
ما هي خريطة توزيع الأعمال:
هي الخريطة التي توضّح توزيع الأعمال والواجبات والمهام الأساسية في المنظّمات، ومجموع ساعات العمل التي تستغل لإنجاز وتنفيذ كل من هذه الأعمال، وتقوم بتوضيح الواجبات التي يقوم بها كل موظف والوقت الذي يحتاج له لتنفيذ العمل.
الأهداف التي تستخدم فيها خريطة توزيع الأعمال:
- عندما تكون هناك عملية إعادة التنظيم في المنظّمة، أو عند إضافة أعمال جديدة:
عندما يتم إعداد خريطة توزيع الأعمال بعد القيام بإعادة التنظيم، أو بعد القيام بتزويد المنظّمة بأعمال جديدة يكون بإمكان المنظّمة معرفة التغييرات التي حدثت على المنظّمة ومدى تأثيرها على الموظفين.
وتكون التغيرات التي حدثت بصورة واضحة، إذا تمَّ المقارنة بين خريطة توزيع الأعمال القديمة وخريطة توزيع الأعمال قبل إعادة التنظيم أو إضافة أعمال جديدة. - عندما تكون حالة تراكم مستمر وغير عادية في الأعمال:
إن تراكم الأعمال يمكن القيام بتقليله أو التخلص منه خلال فترة معينة من الزمن، يعتبر من الأمور العادية في المنظّمات، لكن التراكم الذي يحصل في الأعمال والذي يبقى كما هو وأحيانًا يتزايد، بالرغم من الجهد المبذول للحدّ منه أو التقليل يعتبر في هذه الحالة مشكلة، وتعتير خريطة توزيع الأعمال التي يتم إعدادها بشكل يتمز بالدّقة وبطريقة صحيحة أداة مفيدة لحل هذه المشكلة. - عند حدوث تغيرات في الموظفين:
خريطة توزيع الاعمال توضّح دور الموظفين بالنسبة للمنظّمة التي يعملون فيها، فهي تقدّم له الواجبات الموكلة إليهم، الوقت الذي يقضيه في إنجاز المهام الموكلة إليهم، علاقة الموظف مع الموظفين الآخرين. وتفيد هذه الحقائق فائدة كبيرة في معرفة أحوال الموظف، كما تقوم بدعم التوصيات والترقية وزيادة الراتب للموظف أو أن يتم نقله إلى وظيفة أخرى. - عندما تطلب الإدارة العليا مراجعة وتقييم العمليات الجارية فيها:
إذا قامت الإدارة العليا بطلب القيام بعمليات المراجعة، أو عمليات الرقابة الدورية للتحقق من فاعلية الإنجاز للمهام، فإن خريطة توزيع الأعمال تقوم بتقديم الفائدة لهذا النوع من العمليات.
وتفيد خريطة توزيع الأعمال بشكل خاص في معرفة الأعمال والتغيرات غير الرسمية، التي تحدث على واجبات الموظف، فالموظف قد يقوم بالتعديل أو التغيير المستمر على الأعمال وفي الأوقات التي تستغرقها الأعمال. ومن الواضح كلّما كانت الوحدة التي يشرف عليها رئيس واحد كبيرة، كلّما كانت إمكانية التغيير أكثر، فمن الأمور الأساسية في الإدارة إذا زاد نطاق الإشراف قلَّت إمكانية إحكام الرقابة على أعمال الموظفين. - عندما تكون الوحدة الإدارية ذات فعالية منخفضة:
إذا لم يكون بقدرة الوحدة الإدارية أن تقوم بتنفيذ العمل الذي يناسب الكمية والكفاءة في عدد ساعات العمل التي يقوم كل موظف بصرفها، فإن الوحدة الإدارية تعتبر فعاليتها وكفائتها أقل من المستوى المطلوب، فإن إعداد خريطة توزيع الأعمال لهذه الوحدة والقيام بدراستها، يمكن من إلقاء النظر على أسباب أدت إلى انخفاض فاعلية الوحدة الإدارية.
