يوجد مبادئ وأسس لتصميم نموذج العمل الجاهز، لكن عند تصميم نموذج العمل يجب أن يتم معرفة أن نموذج العمل الجاهز له خمسة أقسام ليتم الحصول على الهدف المطلوب منه.
تعريف نموذج العمل الجاهز:
هو أي ورقة مطبوعة على الآلة الكاتبة أو مُخطّطة ومكتوبة باليد، تتضمّن معلومات ثابتة ومعينة ويوجد بها فراغات ليتم ملؤها بمعلومات أخرى.
أقسام نموذج العمل الجاهز:
- اسم ورقم النموذج:
أي نموذج يتطلب إلى اسم ورقم؛ ليساعد في التعرف عليه، ويفضّل أن يكون الاسم في الجزء الأعلى في الوسط من النموذج، أمّا الرقم فيفضّل أن يكون في الجهة العلوية في الزاوية من اليمين من النموذج، وتحتها يكون اسم الوحدة الإدارية مباشرة، وتستخدم بعض الإدارات رقمًا متسلس بسيط فيكتب على النموذج مثلاً: (نموذج رقم د.م.ع/ 120) تحت اسم الإدارة، ويحتوي الرقم في بعض الأوقات الحرف الأول من اسم الدائرة. - التعليمات:
الهدف الرئيسي من وجود التعليمات هو شرح كيفية ملئ النموذج، لذلك يفضل أن تكون التعليمات قصيرة ومختصرة، وأن يتم توزيعها بين أجزاء النموذج المتنوعة لتكون متلاءمة مع تسلسل الإجراءات، ويستحسن أن يتم طباعتها في بداية كل قسم، ليقرأها معبئ النموذج، ويسترشد بها قبل ملء الفراغات في القسم، وإذا كانت التعليمات طويلة نوعا ما، فيستحن أن يتم طباعة خلف النموذج بشريطة أن يتم الإشارة إليها في أول النموذج، مثال عليها: (قُم بقراءة التعليمات خلف الصفحة الثانية قبل أن أن تبدأ بملئ هذا النموذج). أما إذا كانت التعليمات طويلة ومن عدة صفحات، فمن الممكن طبعها على عدد من الأوراق وأن ترفق بالنموذج، ويفضّل عدم ملء النموذج إلا بعد أن يتم قراءة على التعليمات المرفقة به. - مقدمة النموذج:
تحتوي مقدمة النموذج على معلومات تمهد وتساعد في تهيئة صاحب النموذج؛ لملء القسم الأساسي من النموذج، ويستحسن أن يتم جمع ويتم وضع المعلومات التمهيدية في القسم العلوي، في أول النموذج، مثال عليها في نموذج طلب توظيف تحتوي على معلومات عن اسم مقدم الطلب والعنوان وتاريخ الميلاد وغيرها من المعلومات التي تلزم للتعرّف على وضع طالب الوظيفة. - متن النموذج:
متن النموذج هو الجزء الأساسي من النموذج تكون خالية من الاسم والرقم والتعليمات، وخاتمة النموذج. ويحتوي متن النموذج على التعليمات الثابتة، والفراغات لتملأ فيها المعلومات المتغيرة اللازمة. ويعتبر من أهم أقسام النموذج، فإن مصمم النموذج يقوم بجهد كبير في ترتيب النموذج وتنظيمه، فيقوم بترك فراغات كافية لتعبئة المعلومات اللازمة، ويتم مراعاة تسلسل المعلومات وسيرها بناءً على تسلسل الإجراءات.
وعندما يكون بالمقدرة توقع وتحديد الإجابة على الأسئلة الموجودة في النموذج، وعندما تكون الإجابات المتوقعة محددة بخيارين أو ثلاثة خيارات مثلاً، فمن الممكن توفير الوقت على مالئ النموذج وذلك من خلال رسم مربعات، ويوضع الإجابات المحتملة خلف هذه المربعات وتقتصر مهمة مالئ النموذج في هذه الحالة في التأشير على الإجابة التي تناسب الوضع.
ومثال عليها: هل تستعمل الآلات والأجهزة في تنفيذ مهامك؟ لا، نعم، إذا كانت الإجابة بنعم، ما هو النوع المستخدم؟، وإذا كانت الإجابات المطلوبة مختلفة كثيرة ومن غير السهل التنبوء بها، فإنه يترك الفراغات تكفي لها على النموذج حتى يقوم مالئ النموذج بملئ هذه الفراغات. - خاتمة النموذج:
وتتضمن الخاتمة الإقرار من مالئ النموذج بأن المعلومات صحيحة التي تمَّ تعبئتها في النموذج وبتوقيعه على ذلك، أو بالمصادقة من قبل المدير على صحة المعلومات المعبأة وقيامه بالتوقيع، مثال ذلك:
أقر أن كل المعلومات الموضحة أعلاه معلومات صحيحة.
توقيع الموظف…………… التاريخ / / م.
أو من خلال الرجوع إلى السجلات تبين لي أن البيانات المقدمة صحيحة من قبل الموظف.
اسم مدير إدارة الموظفين…………….. توقيعه……………التاريخ / / م.
توقيع الموظف …………… التاريخ / / م.
ملاحظة: لا يتطلب وجود الأقسام الخمسة المذكورة سابقًا في كل نموذج؛ لكن من الضروري أنه لا بدَّ لكل نموذج من وجود القسم الأساسي وهو متن النموذج، ولا بدَّ من وجود أقسام اخرى تحتوي على معلومات أخرى؛ لتسهل عملية للوصول إلىى المعلومات الرئيسية.
