إن السكرتارية تقوم بعمل مهم ونشط في العمل الإداري بشكل عام وتساعد المنظمات والشركات في تنظيم أعمالها، وتساعد أصحاب القرار على تحمل مسؤولياتهم؛ حتى تحقق المنشآت أهدافها، ولذا يقوم المسؤولون بالحرص على الاهتمام بعملية انتقاء الموظفين في أقسام السكرتارية اهتماما كبيراً؛ لأن السكرتير له دور مهم جدًا ويساعد بشكل كبير في تحسين أعمال المنشأة أمام العملاء.
مفهوم إدارة المكاتب والسكرتاريا
تعريف السكرتاريا
إن كلمة سكرتير كلمة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها “سر” لكي تدل على ما قد تحتوي عليه الأعمال من سرية وضرورة.
وتطلق كلمة (سكرتارية) على الوحدة التنظيمية والقيادية لجميع الوحد والقطاعات في مختلف الشركات، ويوجد في كل شركه جهازاً بشرياً يقوم بإنجاز جميع المهام في كافة الأعمال المكتبية، والتي تقوم على تنظيم جميع الأعمال من مراسلات وتقارير وإنجاز مهام.
تعريف إدارة المكاتب
من الممكن تعريف إدارة المكاتب بأنها مهنة تختص بتنظيم جميع الأعمال والنشاطات الخاصة في المكاتب، من ناحية التخطيط والتنظيم وعمليه التوجيه والرقابة، ويتم ذلك عن طريق مجموعة من الوسائل والمعدات المكتبية وذلك بهدف المساعدة في إتمام الأعمال المكتبية.
وإن وظيفة المكاتب في وقتنا الحالي ليست مختصره على استلام وتسليم المهام المكتبية أو مجرد حفظها، بل أصبح المكتب في الوقت الحالي مهم جداً؛ وذلك لتقديم خدمة معلوماتية جيدة إلى كافة إدارات وأقسام الشركة، حيث أنها تساعد في سرعة إنجاز واتخاذ القرارات والخطط السليمة في سير الأعمال المكتبية داخل المنظمة.
وبالتالي فإن الإدارة المكتبية الحالية بما تتضمنه من جميع الأعمال المكتبية التي يتم العمل بها في المكاتب قد أصبحت مكون هام من علم الإدارة. وقد تم تطويرها تطور ملموس وذلك من ناحية التطور في الأهداف والمبادىء والوظائف خصوصاً بعد إدخال التقنية الحديثة.
وذلك من خلال استخدام الآلات والأجهزة الإلكترونية لغايات الاتصال أو الحفظ، مما أدى بالأعمال المكتبية في الكثير من المنظمات والمنشآت والبنوك أن تصبح شيئاً أساسياً في العمل وليس عنصر ثانوي كما كانت قديماً.
وقد أدى ذلك بالتالي إلى إبراز مدى أهمية الأعمال المكتبية في جميع المنظمات والشركات، وذلك في الفروع والأقسام المختلفة لها، والتي تعمل كبديل عن الاتصالات الكتابية بكل أشكالها وعمليات نقلها ثم حفظها، كل ذلك يكون مقترن بأعمال السكرتارية المختلفة، مما جعل الإدارة المكتبية هي العنصر الرئيسي في عمل مديري المكاتب.
وفي النهاية نستنتج أن إدارة المكاتب والسكرتاريا مهمة جداً في تنظيم سير الأعمال والنشاطات المكتبية، وبالتالي تقديم الخدمات في العمل والمنظمات بشكل أسرع وأكثر تنظيماً.
