كيفية إدارة وقت المشروع

يعتبر وقت المشروع من أهم العوامل لإنجاح مشروعك الخاص، حيث تتم إدارة الوقت لتحقيق إنجاز المشروع في الوقت المحدّد. وتحتوي إدارة وقت المشروع على مجموعة من العمليات الضرورية التي تحقّق النجاح لمشروعك.

عمليات لازمة لإدارة وقت المشروع:

1. تحديد الأنشطة:
   تُعتبر الأنشطة مجموعة من إجراءات العمل التي يتم القيام بها؛ لتحقيق المخرجات اللازمة من المشروع، قبل القيام بوضع الجدول الزمني للمشروع وتحديد أيضًا وقت الإنجاز لكل نشاط، يجب أولاً تحديد الأعمال ووصفها بأسلوب دقيق، فيتم تحديد الأنشطة عندما يحدث إعداد هيكل لتجزئة العمل الذي يتم من خلاله تحديد النتائج عند أقل مستوى، ثم القيام بتحليل هذه النتائج لتحديد الأنشطة الضرورية التي بتطبيقها يتم الوصول إليها، وتكون هذه الأنشطة الأساس الضروري لتقدير الجدولة وتنفيذ ومراقبة العمل في المشروع.
   
2. تسلسل الأنشطة:
   يعتبر تحديد الأنشطة والوصف الدقيق لا يكفي لإنجاز المشروع؛ لأنّه يتوجب وضع تسلسل منطقي من خلاله يتم التنفيذ بمعنى هي ربط الأنشطة معًا، بناءً على العلاقات فيما بينها لتقلّل التأخر في الإنجاز والابتعاد عن الازدواجية بينها والعمل على تسريع التطبيق.
   ولتحديد تسلسل الأنشطة يتم القيام بالتالي:
   
   
   1. تحديد طبيعة العلاقة بين الأنشطة: يوجد أربعة أنواع من العلاقات التي يتم تستخدمها للربط بين كلّ الأنشطة، وتتمثّل بـ:
      
      • علاقة البدء –البدء (Start – to – Start): بداية النشاط التالي تتوقف عند بداية النشاط السابق.
        
      • علاقة الانتهاء – البدء (start – to – Finish): توقف بداية النشاط التالي عند نهاية النشاط السابق.
        
      • علاقة البدء – الانتهاء (Finish – to – Start) : توقف إنهاء النشاط التالي عند بداية النشاط السابق.
        
      • علاقة الانتهاء – الانتهاء (finish – to – Finish) : نهاية النشاط التالي تتوقف عند إنهاء النشاط السابق.
        
   2. تحديد التوابع: يوجد ثلاث أنواع من التوابع ليتم تعيين التسلسل بين الأنشطة هي:
      
      1. التوابع الضرورية: وهي التوابع الضرورية تكون نتيجة تعاقد، أو أنها جزء من طبيعة العمل فيقوم فريق المشروع بتحديد هذه التوابع الضرورية خلال عملية التسلسل للأنشطة، وتحتوي التوابع الضرورية على القيود الطبيعية.
         
      2. التوابع الاختيارية: التوابع الاختيارية تهتم بالضرورة المفضلة والمريحة، التي يتم تثبيتها بناءً على المعرفة بأحسن الممارسات في ناحية محددة أو بعض النواحي غير المعتادة، حيث يكون هناك تفضيل في وضع تسلسل محدد بالرغم من وجود تسلسلات غيرها تكون مقبولة. ويجب أن يكون توثيق للتوابع الاختيارية بطريقة كاملة؛ لأنها تُحدد فترات سماح إجمالية باسلوب رسمي ويمكّنها من تحديد الاقتراحات المجدولة بشكل زمني.
         
      3. التوابع الخارجية: تحتوي التوابع الخارجية على العلاقة بين أنشطة المشروع والأنشطة غير الضرورية في المشروع، حيث يقوم فريق المشروع بتعيين هذه التوابع الخارجية وفي الغالب ما تقع هذه التوابع في نطاق سلطته.