هناك بعض الإرشادات الضروية من المفترض تطبيقها عند تصميم، أو إعادة تصميم الإجراءات في المنظمة؛ للحصول على الهدف الأساسي من إجراءات العمل.
تعريف إجراءات العمل:
هي سلسلة من العمليات الكتابية يتشارك فيها مجموعة من الأشخاص، في وحدة أو إدارة معينة أو في مجموعة إدارات، ويتم إعدادها لكي يتم التأكد من أن العمليات المتكررة يتم معالجتها بأسلوب موحّد، ومن فوائدها السرعة في إنجاز المهام، التقليل من الجهد الفكري لدى الموظفين، تحسين الخدمات المقدمة، إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال، تجنّب الفوضى في القيام بالأعمال، تخفيض نفقات الأعمال المكتبية ورفع الحالة المعنوية للموظفين.
إرشادات عامة بخصوص الإجراءات:
- القيام بحذف كل الخطوات الزائدة وغير الهامة من الإجراءات.
- تحديد أفضل الطرق لتنفيذ العمل وتدريب الموظفين وإعدادهم لاتخاذ القرارات بسرعة، عندما تواجههم حالات استثنائية عن المهام العادية.
- تحديد الترتيب الذي يناسب خطوات الإجراءات، ومحاولة تنفيذ طريقة الوقت الواحد؛ بمعنى تنفيذ الإجراءات بحيث يتم تطبيق خطوتين أو أكثر على نفس المهمة في نفس الوقت، ويكون لاختصار الفترة الزمنية التي تلزم المهمة.
- تدريب الموظفين للقيام بأعمالهم بشكل سريع.
- محاولة التنظيم والسيطرة في كمية العمل التي تأتي إلى المنظمة، حيث لا يكون هناك تغيرات كثيرة في كمية العمل. ويجب أن يتم التخطيط لمواجهة التغيرات التي تحدث على كمية العمل.
- تنمية العمل الدقيق لدى الموظف عند قيامه بالمهام، ويجب أن يكون شعار المنظمة السرعة والدقة في القيام بالأعمال.
- أن يتم تحديد وبأسلوب علمي أحسن وأجود الأجهزة والأدوات المكتبية، التي تساعد للقيام بالعمل بسرعة.
