إعداد ترتيبات العمل المرن من قبل إدارة الموارد البشرية

تطوير المنظمة لا يحتاج إحداث تغييرات كبيرة، والعديد من منظمات الأعمال قد تكون البداية فيها من خلال تغيرات بسيطة منها تخصيص ساعات عمل مرنة.

ما هو وقت العمل المرن

ترتيبات جدولة الأعمال متعددة بناءً على الوقت المرغوب، مثلاً يقصد بوقت العمل المرن أنها خطة يقوم الموظف من خلالها بتقسيم وقت العمل لنوعين، وهما: الأول وقت مركزي وفي أغلب الأوقات يقع في منتصف يوم العمل، أما الثاني وهو  الوقت المرن والذي تترك للموظف الحرية في كيفية قضائه.

قد يكون أول يوم العمل من الساعة الحادية عشر صباحًا إلى الساعة الثانية بعد الظهر، وقد يختار البعض الآخر من الساعة السابعة صباحًا إلى الساعة الثالثة بعد الظهر وهكذا، إن حوالي (15%) من منظمات الأعمال في الولايات المتحدة الأمريكية تقوم بتطبيق نظام وقت العمل المرن، حيث تمنح الحرية للمورد البشري في اختيار وقت العمل الذي يمارسه.

التطبيق العملي لوقت العمل المرن

في الحياة العملية أغلب منظمات الأعمال تقوم بتحديد قواعد على الموظفين في تحديد وقت العمل المرن، فيكون محاولات لأصحاب العمل الالتزام بحوالي العمل التقليدية، والتي تكون من الساعة التاسعة صباحًا إلى الساعة الخامسة مساءً.

فمثلاً الإحصاءات تشير إلى أن (67%) من موظفي المنظمات لا يبدأون أعمالهم قبل الساعة السابعة صباحًا، ونصف الموظفين لا يستطيعون البدء بعملهم اليومي بعد التاسعة صباحًا، وأن (40%) يكون لديهم الرغبة في بدء العمل في الساعة العاشرة صباحًا.

ومن هنا يتم منح الموظفين الذين لديهم الرغبة في العمل بنظام الوقت المرن ساعة سماح قبل التاسعة صباحًا أو بعد الخامسة مساءً، وتشير الإحصاءات أن ما يقارب (15%) من المنظمات يكون لديها الرغبة في أن يكون وقت العمل المركزي من الساعة التاسعة صباحًا وحتى الساعة الثالثة مساءً، في حين أن (28%) منهم يرون أن يكون من الساعة التاسعة صباحًا حتى الساعة الرابعة مساءً.

مزايا وعيوب نظام وقت العمل المرن

حققت بعض برامج وقت العمل المرن نجاح ملحوظ، بسبب انخفاض عدد ساعات الضائعة؛ بسبب التأخير في الحضور للعمل، وارتفعت نسبة ساعات العمل الفعلية إلى ساعات العمل المدفوعة، بالإضافة إلى نسب الغياب التي انخفضت، كما وانخفضت نسبة الاجازات المرضية لأسباب شخصية، بناءً على ما سلف ارتفع مستوى التعاون بين المنظمة والموظفين.

حيث قد يتأخرون بالعمل في حالة زيادة عبء العمل أو يغادون بوقت مبكر في حال وجود وقت عطل، يتطلب تطبيق برنامج وقت العمل المرن منح السلطات للموظفين، وعدم التمييز بين المدراء والموظفين لكي يتم ضمان خفض مقاومة الموظفين لأي تغيير قد يحدث على أنظمة وإجراءات العمل.

وبالرغم من الإيجابيات السابقة إلا أن تطبيق برامج العمل المرنة تتعرض لبعض السلبيات، والتي تتمثل في العديد من النقاط أهما الآتي:

• صعوبة إدارة العمل في نظام العمل المرن بسبب تنوع مواعيد حضور ومغادرة الموظفين حسب اختيارهم خلال وقت العمل المرن.

• من الصعب أن يتم تطبيق في منظمات الأعمال كبيرة الحجم.

• يحتاج وجود ساعة ميقاتية أو أي طريقة أخرى؛ لكي يتم تحديد مدة الوقت وهو ما لا يرغب به الموظفون.

ولقد تم إجراء دراسة على (445) منظمة، بينت نتائجها أن ارتفاع نسبة الموظفين الذين لديهم الرغبة في تطبيق نظام العمل المرن من (5%) إلى (10%)، وحوالي (45%) من الموظفين يشرون إلى أن النظام كان له دور في تحسين الإنتاج، أما معدل فشل تطبيق النظام كان منخفض بشكل ملحوظ حيث كان ما يقارب (8%) فقط.

تهيئة الظروف المناسبة لنجاح نظام وقت العمل المرن

يمكن جعل نظام وقت العمل المرن نظام ناجح وفعّال عن طريق تهيئة الجو والظرف المناسبين لذلك، والتي تتمثل بـ:

• الإدارة السليمة لمقاومة تطبيق النظام وبشكل خاص على المستوى الإشرافي وهذا قبل محاولة إدخال نظام جديد؛ لأنه لو لم يحدث هذا لن يتحقق نظام وقت العمل المرن النجاح المرغوب به.

• مراعاة أن تطبيق النظام لوقت العمل المرن ينجح فقط في الأعمال المكتبية والمهنية والإدارية، إلا أنه من الصعب نجاحه في الأعمال الإنتاجية التي تقوم بمستوى كبير على الاعتماد المتبادل بين الموظفين.

•  تشير نتائج الخبرة العملية أنه كلما اتصفت برامج وقت العمل المرن بالمرونة في التطبيق، كلما ارتفعت المنافع الناتجة عن تطبيقها.

• الطريقة التي يعد بها برنامج وقت العمل المرن له أثر على نجاحه، ولذلك يجب على المدير أن يراعي جميع النواحي المتعلقة بالبرنامج، والاهتمام بعقد لقاءات بشكل دوري بين المشرفين والموظفين ليتم تصحيح أي سوء فهم قد يحدث لديهم.

في النهاية نستنتج أن نظام وقت العمل المرن يحقق للمنظمة وللموظفين العديد من المزايا وبعض السلبيات، وحتى تحقق المنظمة هذه المميزات يجب أن تراعي بعض النقاط التي لها دور كبير في نجاح هذا النظام.