تقوم وحدات التنظيم بعدد من الاختصاصات، حيث تختلف هذه الاختصاصات بناءً على المنظّمات واختلاف أعمالها ونوعيتها والقوانين والتشريعات التي تخص المنظّمة والدولة التابعة لها المنظّمة، ولذلك هناك مجموعة من اختصاصات وحدات التنظيم تقوم بها لتنظم عمل المنظّمة.
اختتصاصات وحدات التنظيم:
- إجراء الدراسات التي لها علاقة بالتنظيم الإداري:
قيام خبراء التنظيم بوضع مجموعة من الأسس والتي تقوم عليها المنظّمة الجديدة عند إنشائها، وهذا حسب القواعد العلمية للتنظيم. ويشمل هذا الاختصاص على:- تحديد الاهداف والمهام للإدارت.
- علاقة الإدارات مع بعضها البعض.
- معرفة المشاكل التي توقف سير العمل في المنظّمة.
- تقديم التوصيات والمقتراحات لإزالة مشاكل توقف العمل.
- تحديد الاهداف والمهام للإدارت.
- تصميم الأساليب وطرق العمل التي يجب أن تتوافر للقيام بأي عمل جديد:
يتضمن هذا النوع من الأعمال القيام بوضع وتحديد الخطوات المتتابعة اللازمة؛ للقيام بعمل جديد قبل البداية بتنفيذه، ويسمى هذا النوع من العمل تخطيط الإجراءات. - دراسة طرق القيام بالعمل القديمة لتبسيطها وتحسينها:
وهنا تجري ممارسة هذا لعمل من وقت إلى آخر؛ بهدف تطوير طرق وأساليب القيام بالعمل واتباع أحدث الوسائل للقيام به، ويمارس هذا الاختصاص بصورة مستمرة بواسطة وحدات التنظيم والأساليب في مختلف دول العالم. - إنشاء وسائل الرقابة اللازمة لمراقبة القيام بالأعمال:
ويتضمن هذا الاختصاص إعداد نماذج ومعاييرالكفاية ووضع معدلات الآداء المناسبة، فيقوم خبراء التنظيم والأساليب بإعداد النماذج التي تقدم العون للرئيس الإداري في ممارسة الرقابة على الموظفين في تقييم آدائهم. - إعداد أدلة الإجراءات المتبعة في المنظّمة:
ويتضمن الدليل وصف للمراحل التي تمر بها العمليات والإجراءات الإدارية في المنظّمة. ويفيد الدليل في إطلاع المنفذين بالعمل والرؤساء والجمهور على الوسائل والإجراءات المتبعة في القيام بالعمل. - دراسة إمكانية الاستفادة من الآلات والأجهزة المكتبية:
وهنا يقوم على دراسة مدى الاستفادة من الأجهزة الإلكترونية في الإدارات والمصالح الحكومية، التي تساعد في رفع مستوى الإنتاج في الإدارات، وتقديم الاقتراحات التي تهتم بشراء الآلات أو استئجارها. - دراسة طلبات إحدى الوظائف:
هذا العمل يقوم بدراسة طلبات الوزارات والإدارات والوظائف الجديدة، وتحديد ما تحتاج إليه هذه الوحدات من الوظائف ومستويات الوظائف. - دراسة تصميم المكتب:
وهنا يتم دراسة الغرف والأماكن المجهزة للعمل، واقتراح أفضل الطرق للترتيب المكاتب والأثاث والأجهزة؛ بحيث تؤدي تسهيل سير العمل والسرعة في إنجازه وإلى توفير أكبر قدر ممكن من الراحة للموظفين أثناء قيامهم بأعمالهم. - إدارة النماذج:
وتشمل مساعدة في عملية تصميم نماذج العمل، ودراسة النماذج المستخدمة في المنظّمات وتطبيق برامج المراقبة للنماذج؛ لأجل التخلص من النماذج القديمة، وتقوم على تدريب الموظفين على أفضل الطرق لتصميم النماذج. - إدارة التقارير:
وتشمل على وضع السياسات للمنظّمة التي تهتم بإعداد التقارير وتنظيمها، وتحقق أكبر استفادة من التقارير، وتشمل دراسة وتحليل للتقارير التي تعمل على رفع سير العمل في المنظّمة؛ لأجل التخلص من الازدواجية في التقارير والتخلص من التقارير الغير هامة، كذلك تنظيم التقارير الموجودة لديها ووضع قوائم بأسماء التقارير ومحتوياتها. - إدارة السجلات:
ويشمل هذا الاختصاص وضع سياسة المنظّمة بخصوص كيفية حفظ السجلات والوثائق المهمة وقواعد التخلص من السجلات والوثائق غير المهمة.
