يعتبر الاتصال الفعّال للمشروع من االعومل المهمة ليحقق النجاح، من خلاله تصل المعلومات في الوقت والفرد المناسب بطريقة واضحة، وهذا الشيء يقوم بتوضيح التفاصيل الشاملة للمشروع لكل الأطراف وتكون الأهداف محددة. ولذلك فإن الاتصالات في المشروع يتم إدارتها لتوفير المعلومات عن المشروع والمحافظة عليها، مدير المشروع يقوم بالتواصل بين كل أطراف المشروع، لتوفّر لكل طرف ما يحتاج له من معلومات.
خطوات إدارة اتصالات المشروع:
- تحديد الأطراف المعنية بالمشروع:
لكي يتم التواصل مع الأطراف المحددة بالمشروع، يجب مسبقًا تحديد الأطراف والمعلومات التي يحتاج لها كل طرف ليتم توصيلها له، وهذا بهدف الوصول للتأثير الإيجابي منهم على المشروع. ومن الضروري لنجاح المشروع، أن يتم تحديد الأطراف المطلوبة بالمشروع في وقت مُبكر من المشروع، وأن يتم تحليل مستويات الاهتمام والتوقعات وتأثير الذي يقومون به؛ ليستطيع مدير المشروع من أن يقوم بالتركيز على العلاقات الضرورية لضمان إنجاح المشروع. - تخطيط الاتصالات:
تحتوي عملية التخطيط للاتصالات على تعيين حاجات الأطراف للمشروع، من معلومات وطريقة توصيلها لهم وكيف سيحدث هذا ومن خلال من، ويجب أن تُحدد هذه المعلومات تخص من ومن سوف يقوم بتوصيلها ومتى وكيف؟ وهذا يتم ذكره في مخططات الاتصالات.
ومن اللازم الاهتمام بالمعلومات الحساسة، التي يمكن أن يكون لها أثر على أي عنصر من عناصر المشروع بشكل غير إيحابي، كما يتوجب تأمين طُرق فعّالة ليتم نقلها ونقل كل المعلومات في الوقت اللازم وبالطريقة اللازمة. وعند القيام بإعداد مخطط الاتصالات يجب الاهتمام بكل العوامل البيئية التي تؤثر في المشروع وإدخال كل التعديلات الضرورية لتحديثه؛ بهدف الوصول لمخطط يتمتّع بالفعالية. - نشر المعلومات:
خلال دورة حياة المشروع من المفروض نشر المعلومات لعرضها لكل من يحتاج لها، عن طريق استعمال أدوات وطرق متنوعة. - إدارة توقعات أصحاب المصلحة:
بهدف توفير احتياجات أصحاب المصلحة في المشروع يجب المعرفة الشاملة لتوقعاتهم، عن طريق التواصل معهم، وتهدف إدارة توقعات أصحاب المصلحة إلى:- ارتفاع احتمالية قبول المشروع.
- مواجهة جميع المخاوف التي عادة تكون متعلقة بتوقع المشاكل المستقبلية.
- مناقشة كل المخاوف لأصحاب المصلحة وتقييم المخاطر.
- حل المشاكل التي تم تحديدها.
- ارتفاع احتمالية قبول المشروع.
- صياغة تقارير الأداء:
تحتوي صياغة تقارير الأداء على تجميع وتحليل كل المعلومات، الخاصة بالأداء وصياغتها في تقارير، فهذه التقارير تعتبر أداة لتوفّر المعلومات وكذلك تستخدم للحصول على الأداء الفعلي الحالي للمشروع ومستوى التقدّم. ويتم إخراج تقارير الأداء بصفة دورية وقد يتفاوت شكلها من التقرير البسيط إلى التقرير الأكثر تفصيلاً، و قد تشتمل على المعلومات التالية:- تحليل الأداء السابق.
- حالة المخاطر والمشاكل.
- العمل الذي تمَّ الانتهاء منه خلال فترة صياغة التقرير.
- العمل الذي يجب إتمامه خلال فترة صياغة التقارير التالية.
- ملخص التعديلات التي تمَّ الموافقة عليها.
- المعلومات التي يجب أن تخضع للمراجعة.
- تحليل الأداء السابق.
