ما هي نظرية الإدارة كعملية صنع القرار؟

نظرية الإدارة كعملية صنع القرار:

القرار هو قلب العملية الإدارية والمحور الأساسي الذي تدور في محيطه كل النواحي الأخرى للتنظيم الإداري، ويرى جريفت أن ترکیب التنظيم الإداري يتحدد بالأسلوب التي تعمل بها القرارات، وأن المسائل المتعلقة بها مثل مدى الإشراف أو الرقابة يمكن أن يتم حلها إذا اعتبرها المدير على أنها مسألة نمو أو امتداد خارجي لنموذج محدد من طريقة عمل القرار.

حيث إن التنظيمات الإدارية أساسًا قائمة على عملية اتخاذ القرار. والواقع أن الحاجة إلى عمل القرارات الموجودة في المنظمات الإدارية هي عملية يواجهها دائمًا رجال الإدارة على اختلاف الأنواع والمسؤوليات. وفيما يتعلق منها بالأسلوب فيتمثل في طريقة تحسين المدير لاستخدام وقته وجهده وإلى أي حد يشترك مع غيره في اتخاذ القرار، وكيف يقوم بالعمل في مكتبه.

كيفية تصنيف القرارات الإدارية:

يتم تصنيف القرارات بناءً على الأسس المتنوعة منها القرارات المهنية أو القرارات الشخصية، ومنها إذا كانت القرارات رئيسية أو قرارات روتينية والقرارات المبرمجة والقرارات غير المبرمجة.

• القرارات المهنية والقرارات الشخصية: القرارات المهنية التي يقوم رجل الإدارة باتخاذها في ممارسته، التي تكون بشكل رسمي للدور المتوقع منه في المنظمة، ومثل هذه القرارات تكون رسمية؛ لأنها اتخذت من منطق الوظيفة الرسمية.

أما القرارات الشخصية فإنها تتعلق برجل الإدارة كفرد بشري، في العديد من المواقف قد يتعرض رجل الإدارة باختبارات تتضمن رغبته الخاصة، وعلى الرغم من أنه من الصعب في التحليل النهائي أن نميز بين القرارات المهنية والشخصية، فإنه من الجيد أن نعرف أن رجل الإدارة يتلون قراره بالنوعين وأن كثيرًا من قراراته تشمل النوعين المهني والشخصي معًا.

• القرارات الرئيسة والقرارات الروتينية:  القرارات الرئيسة فهي التي تتعلق بالسياسة البعيدة للمنظمة، وتتضمن عادة التغيرات بعيدة المدى وتكاليف مالية عظيمة، وتمثل القرارات الرئيسة أهمية عظيمة ويترتب على أي خطأ فيها تهديد المنظمة أو تعرضها لخسارة كبيرة.

لذلك فإن مثل هذه القرارات لا تتخذ عادة بسرعة وإنمّا بعد مرحلة طويلة يتم فيها التخطيط لاتخاذ القرار من خلال جمع المعلومات والموازنة بين جميع البدائل واختيار الأفضل، أما القرارات الروتينية فإنها تمثل في القرارات الدورية التي تتكرر باستمرار ولا تتطلب إلا قدر ضئيل من المداولة.

• القرارات غير المبرمجة والمبرمجة: فتسمينها تمت من خلال لغة الحاسب الإلكتروني، وهي تماثل تقريبًا القرارات الرئيسة والقرارات الروتينية، فالقرارات غير المبرمجة هي قرارات رئيسة، أما القرارات المبرمجة فهي قرارات روتينية ومنتظمة وهناك يوجد عوامل تؤثر على نوع القرار المتخذ، مثل الوسط المحيط والنواحي السيكولوجية لمتخذ القرار وتوقيت القرار والأسلوب التي يتم بها التوصل للقرار وإشراك المعنيين بالقرار أو من يشملهم.

توقيت إعلان القرار:

يلعب وقت إعلان القرار دور هام في نجاح تطبيق القرار نفسه، والنقطة الأساسية في توقيت إعلان القرار تتمثل في مدى   خطورة الدرجة والأهمية المستعجلة المتضمنة في الموقف ومدى ملائمة القرار مع الأحداث الأخرى. وعند اتخاذ القرار يجب أن يعلم به كل من يتأثرون به في الوقت الملائم؛ حتى يتمكنوا من القيام بالدور المطلوب منهم في تطبيق كل ما يتعلق بهم في هذا القرار، ويجب أن يعلم بالقرار المدير قبل المرؤوس، ويجب أن يكون المدراء هم حلقة الوصل الأساسية لتوصيل القرار إلى المستوى الأدنى، وحتى يساهم على احتفاظ المدراء على مكانتهم في نظر مرؤوسيهم.

القرارات الناجحة:

إن الإدارة الفعّالة تتطلب تنظيم لعملية اتخاذ القرار بصورة عقلانية، ويقصد بها أن يكون القرار رشيد أو معقول واختياره لأفضل الاحتمالات المتوقعة لتحقيق الهدف، فالقرارات الناجحة هي التي تتميز بالمعقولية والاختيار الصحيح لأفضل الاحتمالات المتوقعة. وهذا يتطلب أن يكون القرار معتمد على عدد من الحقائق وليس على التحيز أو التعصب أو الرأي الشخصي.

ويقصد به أيضًا أنه من الضروري أن يكون صانع القرار لديه معلومات بشكل مستمر، ولم يغفل العالِم هربرت سایمون عن عملية الاتصال عند اتخاذ القرار؛ لأن عملية الاتصال ليست بالغة الأهمية للمنظمة الإدارية فحسب، بل إنها توفر طرق محددة، وهذا الاتصال يحدد لدرجة كبيرة الأسلوب الذي يمكن أن يتم به توزيع وظائف العمل أو اتخاذ القرار داخل المنظمة كلّها، حيث إن إمكانية السماح لفرد محدد يعمل قرار محدد معتمد على مدى وصول المعلومات التي يتطلبها من أجل اتخاذ قرار صحيح، يعتمد كذلك على مدى وصول هذا القرار إلى الأفراد الذين يتأثرون به.

لكن القرارات الإدارية قد تكون معقدة بدرجة كبيرة وهو ما يجعلها عملية محدودة مثل صعوبة التنبؤ بالمستقبل وتوقعاته، وتحديد الطريقة التي يسلكها القرار، وقد يعجز الأفراد عن جعل القرار معقول أو رشید.

ولذلك على التنظيم الإداري من الناحية العملية أن يقوم بتحديد مجال ومدى القرارات التي يقوم باتخاذها كل فرد في المنظمة، وهذا يبني من خلال:

• تحديد مسئوليات كل موظف.

• عمل التنظيم الذي يتضمن القواعد الأساسية وقنوات الاتصال وأنواع التدريب وغيرها، ممّا يساعد على تضييق مدى الاحتمالات التي يجب على الموظف إدخالها في اعتباره قبل اتخاذ القرار.

أساسيات القرار برأي العالم هربرت سايمون:

یری سایمون أن القرارات تقوم على أساسين هما:

• أولاً: مجموعة الحقائق والمعلومات: يجب أن تخضع للتحقيق أو الاختبار لليتم التعرف على مدى صدق هذه الحقائق والمعلومات.

• ثانيًا: مجموعة القيم: وهي التي لا تكون خاضعة لمثل هذا الاختبار؛ لأن لها علاقة بعملية الاختبار الأحسن أو الأفضل، وكذلك بالشكل المثالي التي يجب أن يكون عليها موضوع القرار.

حيث أنّ المجموعة الأولى تتعلق باختيار الوسائل، أمّا الثانية تتعلق باختيار الغايات والسلوك الرشيد وينظر إليه على أنه سلسلة من حلقات متصلة من الوسائل والغايات، فالغايات تحدد اختيار الوسائل الملائمة لتحقيقها وعندما نتحقّق تصبح الغاية وسيلة لتحقيق غاية أبعد وهكذا.

فإن موظف المبيعات الذي يجيد عمله يبذل الجهود ليترقى في وظيفته يختار وسيلة للغاية، وتصبح وسيلة لحقيق غاية أخرى هي ترقيته لوظيفة أعلى ثم تصبح وسيلته هذه غاية أخرى وهكذا والنقطة المهمة في السلوك التنظيمي الإداري أن الترتيب الهرمي يسمح للقرارات إلا ما تتعلق منها بالأهداف المطلقة بأن تكون على أساس الحقائق لا القيم.