إجراءات التعيين والاختيار الفعّالة هي من العناصر ذات الأهمية في عمليات الإدارة للموارد البشرية في المنظمة، فإنه عند الانتهاء من تحديد احتياجات المنظمة من الأيدي العاملة فإن المرحلة التالية التي يجب أن تقوم المنظمة بتنفيذها هي ضمان أن المنظمة يوجد لها أنظمة تتمكن عن طريقها جذب واختيار المرشحين الذين يتميزون بالمؤهلات والخبرات اللازمة.
أنظمة التعيين والاختيار
يقصد بأنظمة التعيين والاختيار ما يلي:
- الإلمام بالمصادر البديلة للموظفين المتوقعين واستعمالها وضمان أنه يوجد عملية يتم عن طريقها اكتشاف هذه المصادر.
- ضمان أنه يتم الاستعانة بأنظمة من تساعد بتحقيق عملية التقييم الموظفين بشكل جيد وأن توفر ملء الوظائف بواسطة الأفراد الذين يلائمون هذه الوظائف بأسلوب أفضل وعن طريق أقل الطرق تكلفة.
- ضمان أن يتم التعامل مع كل الإجراءات الإدارية مها الحصول على مراجع أو الحصول على إعداد عقد عمل وغيرها.
- ضمان أن يتم عن طريق أية عمليات اختيار يتم الاستعانة به في معاملة الموظفين المتواجدين والموظفين المتوقعين بأسلوب عادل ومنصف وأن تلتزم هذه العمليات الأمور القانونية وأن توفر نوع من تكافؤ الفرص.
من ناحية أخرى إن آثار عملية التعيين والاختيار السيئة سوف تظهر بشكل سريع حيث أنها من المتوقع أن تؤدي إلى نسبة عالية من حركة دوران العمل وأداء سيء ونسب منخفضة من التخفيز، بالإضافة أنه من الممكن أن يؤدي هذا أيضًا إلى عدم توفر القدرة على جذب المرشحين الذين يتمتعون بالمهارات اللازمة من خارج المنظمة.
مراحل عملية التعيين
- تحديد الحاجة إلى تعيين بعض الأفراد.
- تحديد متطلبات أو احتياجات العمل.
- اتخاذ القرارا بما يخص مصادر الموظفين المتوقع تعينهم.
- تحديد طريقة اختيار الموظفين.
- القيام بوضع المرشحين في قوائم صغيرة.
- القيام باختيار المرشح الذي حقق النجاح.
- إخبار المرشحين للوظيفة بالنتائج.
- تعيين المرشح الذي حقق النجاح.
كيفية إعداد الإعلانات لعملية التعيين
عندما يتم تجهيز أحد الإعلانات فيجب اتباع مجموعة من القواعد المهمة التالية لتتم عملية التعيين للوظيفة كما يجب، ومن هذه القواعد ما يأتي:
- يجب أن يتم التفكير في النواحي الأساسية للوظيفة ويتم ضمان أن يتم توضيحها بطريقة ملائمة.
- يجب أن يتم وصف المنظمة والقليل من السمات الرئيسية.
- يجب أن يتم ذكر اسم الوظيفة وتلخيص المهام والمسؤوليات الأساسية للوظيفة.
- يجب أن يتم وصف الموقع.
- يجب أن يتم ذكر الأجر والمزايا الرئيسية، عدم توضيح قيمة الأجر سوف يقلل عدد المقدمين للوظيفة.
- يجب أن يتم وصف الصفات الأساسية التي يجب أن تتوافر في المتقدم الناجح وفي العادة تكون هذه الصفات يشتمل عليها التقرير الخاص بالأفراد.
- ينبغي أن يتم ذكر الأسلوب المستخدم في التقدم للعمل وتحديد التاريخ النهائي.
- يجب أن يتم تعديل أسلوب الإعلان حتى يتلائم مع الوظيفة التي يتم الإعلان عنها.
- يجب أن نضمن ألا ينطوي أي من جوانب الإعلان على أي نوع من التمييز.
- يجب أن يتم من خلال الإعلان جذب الانتباه والتحفيز والتأكيد على تحقيق الفائدة بالإضافة التشجيع على الفعل.
- يجب مراعاة أن هذه فرصة لتسويق المنظمة والترويج للمزايا الوظيفية.
من جهة أخرى قد تسبب الإعلانات موجة من الاستفسارات والتسأول عن المعلومات الإضافية التي سوف يتم تقديمها عن الوظيفة، فمثلاً هيئة الإذاعة البريطانية يتم تعيين فيها من خلال أسلوب محدد، حيث يتم كنتيجة للاستفسار الأولي وتقدم للمتقدم معلومات كاملة عن الوظيفة ومن عمليات الاختيار.
بالإضافة إلى متطلبات الوظيفة وعينات اختبارات التقييم التي تم استعمالها ومستندات التقدم في العمل. وبإمكان المرشح أن يقوم بنوع من التقييم الواقعي للذات والذي يسبب تحسين مستوى الجودة في طلبات العمل التي يتم تسليمها.
ويجب أن يتم توضيح أنه على المنظمات أن تحدد الطريقة التي سوف تتعامل بها الردود على الإعلان، فيجب أن تحدد بوجه خاص إذا ما كانت سوف تعطي الأفراد قدر من المعلومات أم سوف تدعوهم للاتصال بالهاتف للحصول على المعلومات.
ويجب أن يكون هناك عملية يتم من خلالها التعامل مع احتياجات العمل بمجرد وصولها، ويجب أن يكون هناك إخطار باستلام الطلبات في حال لم يتم هذا كما يحصل في بعض الحالات فيجب إعلام مقدمين الطلبات مقدمًا أنه لم يكون هناك إخطار بالاستلام بسبب الكميات الواردة الكثيرة من الطلبات.
وعدم الأخذ بالاعتبار هذا الأمر تكوّن صورة سيئة عن المنظمة لدى الأفراد، بالإضافة إلى ذلك يجب أن يتم الإشراف على الردود على الإعلانات وهذا حتى يتم تحديد أي التنسيقات وأي وسائل الإعلام التي تستخدم وتحقق أفضل النتائج.
