بعد أن يقوم المدير بالوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم تأتي بعدها وظيفة التّوجيه، وهي من أصعب الوظائف التّي تقع على عاتق المدير في عملية الإدارة، وهي العملية التّي يتمّ بها توجيه الأفراد نحو الأهداف التّي تسعى المُنظَّمة لتحقيقها.
ما هو التّوجيه الإداري؟
هو الأسلوب الإداري الذّي يتّبعه المدير لدفع المرؤوسين للقيام بأعمالهم بأقصى طاقاتهم من خلال تحقيق أهدافهم الشّخصية وتحقيق رغباتهم.
الأسس العامة للتوجيه:
- تحديد الهدف.
- وحدة التوجيه.
- التّعاون.
- العدالة.
- التّنمية.
أدوات التّوجيه الإداري:
- القيادة الإدارية.
- الاتصالات الإدارية.
- الحوافز.
- اتخاذ القرار
القيادة الإدارية:
القيادة: هي القدرة على التّاثير في سلوك الأفراد وتنسيق جهودهم وتوجيههم لتحقيق الأهداف.
ومن عناصر القيادة :
- مجموعة من الأهداف.
- مجموعة من الأفراد.
- وشخص يستطيع التّأثير بالمجموعة.
القائد الناجح هو من يعتمد على أسلوب التّأثير بالمرؤوسين لتحقيق أهداف المنظمة، ويعتمد على مهاراته الشّخصية، أكثر من الاعتماد على السّلطة الممنوحة لهُ.
ومن صفات القائد النّاجح ألَّا يميّز بين أعضاء الفريق، مُستمع جيد، القدوة الحسنة للمرؤوسين، يحسن اختيار معاونية، وطلاقة اللسان.
الاتصالات الإدارية:
هي عملية نقل الرسالة من شخص إلى آخر داخل المنظمة بواسطة وسيلة اتصال مناسبة يقوم بها المرسل مع التّأكد من أنّ المُستقبل فهم الرسالة لتحققيق الهدف.
أهمية الاتصال الإداري الجيد:
- يحقّق التّرابط داخل المنظمة.
- يساهم في اتخاذ القرار السّليم.
- يرفع الروح المعنوية للأفراد.
- يساعد الموظفين على أداء مهامهم بطريقة فعَّالة.
عناصر الاتصال:
- المرسل.
- الفكرة المطلوب إيصالها.
- وسيلة الاتصال.
- المُستقبِل.
- التّغذية الراجعة.
أنواع الاتصال:
- الاتصالات الرسمية: تكون عبر التّنظيم الرسمي، وتخضع للقوانين والأنظمة في المنظمة.
- الاتصالات غير الرسمية: تتمّ من خلال التّنظيم غير الرسمي، وتعتمد على الاعتبارات الشّخصية بين أطراف الاتصال، ولا تخضع للأنظمة والقوانيين.
- الاتصالات الصاعدة: تكون من المرؤوس إلى الرئيس، أي من الإدارة الدنيا إلى المديرين، وتكون إمّا مقترح أو شكوى أو تقرير.
- الاتصالات الهابطة أو التّنازلية: وهي من الرئيس إلى المرؤوس أي من الإدارة العليا إلى العاملين، وتكون تعليمات أو مهام أو أوامر.
- الاتّصال الأفقي: ويكون بين المستويات الإدارية المتساوية أو أفراد مستوى إداري واحد، وتكون لتبادل وجهات النّظر والحوار حول موضوع ما.
- الاتصال الشّفهي: من أقدم الأساليب في الاتصال، ويخلق الصّداقة بين الرئيس والمرؤوس ويزيل التّوتر، ويوفّر الكثير من الوقت.
- الاتصال الكتابي: يعتمد على الكلمة المكتوبة، ويساعد المرسل على إمكانية الاتصال بعدد كبير من المستقبلين، ومن وسائلة الخطابات والنّشرات والتّعاميم والتّقارير.
معوقات الاتصال:
- معوقات شخصية: وقد يكون سببها اللغة، أو عدم الإصغاء الجيد، أو الحالة النّفسية والمزاجية للمستقبل أو المُرسل.
ُ - معوقات تنظيمية: بمعنى أنّ عدد المستويات الإدارية وحجم نطاق الإشراف، يؤثّر على وصول المعلومة الصّحيحة، وغياب السّياسة الواضحة لنظام الاتصال.
- معوقات بيئية: أي مواصفات المكان الذّي تتم به عملية الاتصال،مثل درجة الحرارة، الإضاءة، التّهوية، الضّوضاء، المكان الضّيق.
- معوقات نفسية اجتماعية: أي اختلاف مجتمعات المرسل والمستقبل، وتخلق حواجز نفسية بينهم، فيجب خلق جوٍّ وديٍّ بين العاملين والمديرين.
الحوافز:
هي مجموعة من الوسائل والمؤثرات الخارجية تستخدمها المنظمة للتأثير في سلوك العاملين لتحقيق الأهداف المُحددة.
أنواع الحوافز:
- الحوافز المادية: مثل الأجور والرواتب والعلاوات والمكافآت والمشاركة في الأرباح.
- الحوافز المعنوية: إشباع حاجات الأفراد الذّاتية مثل المشاركة في القرار ومنحهم الأوسمة.
- الحوافز الإيجابية: وهي إشباع حاجات الأفراد غير المشبعة لديهم عن طريق الثّواب وقد تكون الحوافز مادية أو معنوية.
- الحوافز السّلبية: وهو استخدام العقاب والتّهديد للأفراد إمّا مادياً أو معنوياً، وقد تكون خصم راتب أو فصل من العمل.
اتخاذ القرار:
القرارات لها دور كبير في إقناع الأفراد لما يجب عليهم عمله لإنجاز الأهداف، وعندما يحسُّ الموظفون القائمون بالتّنقيذ أنّ القرار قرارهم، ولا يأتي ذلك إلَّا بإشراكهم في عملية اتخاذ القرار.
خطوات صناعة القرار:
- الشعور بالمشكلة: أن نقوم بتحديد المشكلة ويجب علينا أن نفرّق بين المشكلة وبين مظاهرها.
- تحديد المعايير: قبل البدء بمرحلة البحث عن البديل يجب أن نحدّد المعايير التّي سوف تحقّق لنا الجودة.
- جمع البيانات والمعلومات: وقد تكون أرقاماً، احصائيات، وجهات نظر.
- تحديد البدائل: وهي الحلول المُمكنة وتتحكَّم بها مجموعة من العوامل مثل: قدرات القائد والإمكانيات المتاحة، الوقت المتاح.
- تحليل البدائل التّي تمّ تحديدها: وتكون عملية التّحليل بناءً على مجموعة من المعايير المحددة.
- إختيار البديل المناسب: ويجب أن يكون البديل المناسب يحقّق الهدف، ووجود قابلية لتّطبيقه، ومناسب للبيئة الدّاخلية والبيئة الخارجية للمنظمة، وسهولة تنفيذه، وأن يمكن تنفيذه في الوقت المناسب.
