ما هي خطوات الرقابة في عملية التفويض الإداري

الرقابة في التفويض الإداري:

قد يكون التفويض للسلطة من أكثر القرارات الإدارية تعقيداً، ولذلك فالطريقة التي يتم عن طريقها استخدام الرقابة هي التي تحدد الإمكانية على التفويض.

خطوات الرقابة في عملية التفويض الإداري:

1. اهتمام  المدير بالموظفين المفوضين: 

الرقابة وسيلة لمنح التغذية الملائمة التي تساعد الموظفين على الاستمرارية في تنفيذ الأعمال، والبعد عن أي انحرافات ممكنة عن طريق مراجعة إجراءات سير العمل والتقارير التي تعمل على تقديم المعلومات عن الموظفين، ومراعاة أن لا تكون هذه الرقابة الزائدة قد تحدّ من عوائد التفويض الرئيسية.

2. المساءلة: هي قلب العملية الرقابية، وتهدف المسألة إلى:

• مناقشة الموظفين في الأداء حتى يتم بث روح المسؤولية.

• توضيح المسؤوليات للأداء المتميز بناءً على المعايير المحددة مسبقًا مع الموظفين المفوضين.

•  معرفة أداء الموظفين المفوضين على فترات زمنية بشكل دوري في نهاية كل خطوة من خطوات العمل.

3. التحقق من حسن سير العمل: يكون دون التدخل بشكل مباشر فيما يقوم به الموظفون المفوضون؛ حتى لا يتم القضاء على الحماس لدى الموظفين المفوضين للمهمة المفوضة.

وهذا يحتاج من المدير اتخاذ الطرق التالية: 

• في حالة وجود اختلاف واضح بين ما يجب أن يتم تنفيذه وما يتم تنفيذه، ويجب على المدير أن يتدخل لكي يقوم بالإجراءات التصحيحية سريعة للعودة بالنقاط إلى ما يجب أن تكون عليه.

• التفريق بين الوظائف التي تتطلب مراجعة للعمل بعد تنفيذه، والوظائف التي تتطلب متابعة سير العمل والحاجة لدعم إداري إضافي والتدخل في الوقت الحرج التي يمر بها العمل لكي يتم تلافي أي خلل فيه.

• يجب أن يقرر المدير مدى خطورة الخطأ أو الخلل، وما هو من الممكن أن يفعله لتصحيح الأخطاء، وأنواع الأخطاء هي:

• • خطأ ثانوي: ويحدث عندما لا تكون الأمور بناءً على الجدول الزمني المحدد.

• • خطأ رئيسي: ويحدث عندما لا تكون الأمور بناءً على الخطة التي تم تحديدها.

• • خطأ فادح: مثل وقوع خطأ يمكن أن يسبب حدوث كارثة في العمل، وهنا يجب أن يقوم المدير بتولي المسؤولية في العمل ويقوم بإنهاء التفويض.

4. استخدام الوسائل التي تساعد في الرقابة: من الوسائل التي يمكن أن تساعد في فاعلية الرقابة والتحقق من حسن سير العمل ومتابعة التكليفات سجل التفويض والمعلومات.

5. مراجعة ما تم تنفيذه: عند تنفيذ المهمة المفوضة يكون من الجيد مراجعتها مع الموظفين المفوضين الذين قاموا بها، حيث يجب الالتزام بما يلي:

• مقارنة بما تم إنجازه بالمعايير التي تم تحديدها.

• سؤال الموظفين المفوضين عما تعملونه من أعمال فوضت إليهم، وتقديم المساعدة لهم في تحديد النواحي التي تتطلب تحسين.

• شكر الموظفين المفوضين عمّا قاموا به من من أعمال.

5. التقييم والإثابة: وهي آخر مرحلة والقيام بوضع نظام حوافز عادل وتطبيق أسلوب العقاب والثواب، وأن يعتمد المدير على سجل التفويض والمعلومات في رقابته؛ لأنها تعتبر وسيلة فعالة للتقييم، والعمل على تطوير نظام الحوافز لكي يتم إشباع حاجات الموظفين.