قبل أن يتم البدء في تنفيذ برنامج تبسيط إجراءت العمل، يجب ان تتم الموافقة عليه وعلى تطبيقه من قِبل الإدارة العليا في المنظّمة، فتتبنى الإدارة العليا هنا تطبيق البرنامج.
تبسيط إجراءات العمل:
عند ملاحظة ووجود أعراض تعقيد إجراءات العمل، يصبح من المفروض البدء بعمل دراسة تحليلية لإجراءات عمل المنظّمة، حيث تسعى هذه الدراسات والتحليلات لتبسيط الإجراءات؛ لكي يتم تسهيل الأعمال واختصار الوقت والحفاظ على جهود الموظفين والمستفيدين.
طرق تبسيط إجراءات العمل:
- الاستعانة بخبراء التنظيم والإدارة من خارج المنظّمة.
- إنشاء وحدة التنظيم والإدارة في المنظّمة.
- الاستفادة من المدراء والمشرفين.
برنامج تبسيط إجراءات العمل:
يتطلَّب من الإدراة العليا أن توافق على تطبيق تبسيط إجراءات العمل في المنظّمة، عندما توافق الإدارة العليا على برنامج تبسيط الإجراءات، حيث يُمهّد الطريق للتقبّل السريع والتعاون من قبل المستويات الدنيا في المنظّمة.
ومن الأمور التي تساعد على إقناع الإدارة العليا بضرورة تطبيق برنامج تبسيط الإجراءات، هي توضيح المشاكل التي تتعرَّض لها المنظّمة مثل التأخير في إنجاز المهام والأخطاء العديدة في المهام، مع تسليط الضوء على هذه المشاكل التي تواجه المنظّمة، حيث يتمكّن صاحب فكرة تبسيط الإجراءات أن يقنع الإدارة العليا بضرورة تطبيق برنامج تبسيط الإجراءات فيها، مهما كان مقترح هذه التبسيطات.
وفي بعض الأحيان فكرة التبسيط تكون ناتجة من الإدارة العليا؛ نتيجة إحساسها بأن الإجراءات معقدة وضرورة التبسيط. وفي كلا الحالتين لا بدّ من الإدارة العليا أن تقرر طريقة تُنفّذ فيها برنامج تبسيط المعروفة التي ذكرت سابقًا.
وإذا وجدت الإدارة العليا أن تطبيق برنامج تبسيط الإجراءات عن طريق خبراء من خارج المنظّمة، فإنها في هذه الحالة تعقد اتفاق مع الخبراء وتقوم بتحديد الأعمال والدراسات التي سيقومون بها، أمّا إذا وجدت الإدارة العليا أن من الأفضل أن تستعين بالخبرات الموجودة في المنظّمة للقيام بدراسة الإجراءات، فهذه الحالة توكل مهمة القيام بالدراسة إمّا لوحدة التنظيم والإدارة أو للموظفين الذين يتميزون بالكفاءة والقدرة والصفات الشخصية؛ حتى يكونوا محللين إداريين ناجحين.
وإذا لم تتوفر لديهم هذه المهارات والمعلومات الفنية في مجال تبسيط الإجراءات، فإنه يتم عقد دورات تدريبية على تبسيط الإجراءات، وبعد ذلك يقومون بإجراء الدراسات التحليلية التي تحتاج لتبسيط الإجراءات.
