اقرأ في هذا المقال
رسم خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة، ليس هو النهاية في خريطة سير الإجرات ذات الأعمدة المتعددة بل يجب أن يقوم المحلل بعملية التحليل؛ حتى يتأكد أن جميع الخطوات ضرورية.
خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة:
يتم استخدام خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة في تتبع سير الإجراءات لعدد من المعاملات، التي من المستحيل أن يتم تتبعها من خلال خريطة سير الإجراءات العادية. ومثال عليها عندما يتم تنفيذ خطوتين أو أكثر من خطوتين بنفس الوقت، فهو أحد أساليب سير العمل في المكاتب الذي يُسمَّى أسلوب الوقت الواحد.
تحليل خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة:
بعد أن يقوم المحلل برسم خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة التي تستخدم في الوقت الحاضر، ينتقل بعدها لدراسة الخريطة بطريقة تحليلية ويضع لكل خطواتها ومراحلها التي تسير فيها أسئلة تحليلية وهي: لماذا ؟ أين؟ متى؟ من؟ كيف؟
ومن هذه الأسئلة:
- ما هو العمل الذي ينفّذ؟
- ما هي الخطوات التي تُتبع عند الأداء؟
- ما هو سبب وجود هذه الخطوة؟
- هل تمّ حذف شيء من هذه الخطوات؟
- هل كل هذه الخطوات متواجدة في خريطة سير الإجراءات؟
- ماذا تعني جميع هذه الخطوات وعن ماذا تُعبّر؟
- ما هي الحقائق التي تحيط بهذه العملية؟
- أين يتم تنفيذ هذه الخطوة؟
- ما هو مدى ضرورة هذه الخطوات؟
- هل يمكن أن تكون النتائج نفسها لو تمَّ إلغاء هذه الخطوة؟
- هل هذه الخطوة ضرورية للغاية؟
- أين يجب أن يتم تنفيذها؟
فغاية المحلل من قيامه بعملية الدراسة والتحليل هو تبسيط الإجراءات قدر الإمكان، وبإمكانه تحقيق هذا عن طريق حذف الخطوات غير الهامة أو قيامه بدمجها مع بعضها البعض إذا كان باستطاعته الدمج، أو أن يقوم بالتغيير لتسلسل الخطوات.
أو أن يقوم بلغي أو التقليل من حالات اللفّ والدوران في المعاملة بين إدرات المنظمة وبين الموظفين، والعمل على جعل سير المعاملة في اتجاه واحد وبطريقة متسلسلة ومتتابعة. وبعد أن ينتهي من عملية التحليل ومعرفة نقاط الضعف في الإجراءات الحالية يقوم بتصميم الإجراءات المقترحة، ويُبيّن الإجراءات المقترحة عن طريق رسمها في خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة المقترحة، ثم يُعرّضها على المدير المسؤول عن الدراسة لاتخاذ القرار الذي يراه صحيح.
