عند الكلام عن أول المخرجات لوظيفة تصميم التدريب نتكلم عن تسهيل التعلم، يجب أن نعرض أن كل ما له أثر في التعلم هو سهولة التعلم، وبالتالي لاحقًا يؤثر بالأداء أي من العناصر التالية: التحفيز، المعارف، المهارات، المواقف والبيئة، ويحدّد مزيج دمج هذه العوامل أداء الفرد.
تسهيل التعلم للموارد البشرية
يوجد مجموعة من العوامل التي تسهّل عملية التعلم والتحويل اللازم في البرنامج التدريبي، وهي كالآتي:
أولا التركيز على المتدرب من خلال مراعاة الفروق الفردية في المعارف والمهارات والمواقف
يقدّم دراسة للاحتياجات التدريبية كمعلومات ليس فقط فيما يتعلق بحاجة التدريب ولكن أيضًا فيما يتعلق باستعداد المتدربين لهذا التدريب، ومثال على ذلك الموظفين الذين تم التعاقد معهم مؤخراً وتمت ترقيتهم، تم اختيارهم للوظائف الجديدة اعتمادًا على المؤهلات والإمكانات الخاصة بهم، لكنهم بحاجة إلى القليل من التدريب الأولي لجعلهم مهيئين لأداء وظيفتهم الجديدة.
ستضمن تقنيات الاختيار الكاملة أن هؤلاء الموظفين لديهم جميع ما هو مطلوب حتى يحققوا النجاح في التدريب، ولكن يوجد تقنيات اختيار لا تحقق الهدف، حتى أفضل ممارسات اختيار ينتج عنها عدد محدد من الأفراد الذين يتم اختيارهم ولكن لاحقاً يكونوا غير ناجحين، في حال كانت هذه الإيجابيات الزائفة موجودة.
أولئك الذين يتوقع أن يكونوا ناجحين ولكنهم ليسوا كذلك، يمكن بأسلوب ما أن يتم تحديدهم من خلال تحليل الاحتياجات التدريبية، يمكن أن يكون تصميم التدريب لديه الإمكانية على علاج المشاكل التي ستمنعهم من أن يحققوا النجاح، فمثلاً البعض ممن تم تحديدهم على أنهم يحتاجون إلى تدريب قد لا يمتلكون المعارف والمهارات والمواقف للاستفادة من أساليب وموارد التدريب التي ستحقق هدفها بالنسبة إلى (90 %) من المتدربين المحتملين الآخرين.
قد يزيد يتم إعطاء برنامج تدريبي في البداية لهذه المجموعة يكون قبل التدريب بشكل نظامي من احتمال إكمالهم للتدريب بشكل ناجح، تضع عملية الاختيار الحد الأدنى من المعايير بناءً على تحليل العمل، والتي يجب على الأفراد أن يحققوها من أجل أن يتم اختيارهم، حتى هنا إذا قام الجميع بتنفيذ هذه المعايير سوف تكون بعض الفروق الفردية في القدرات واضحة، سيظهر بعضهم مستويات أعلى، والبعض الآخر قد لا يمتلك الحد الأدنى من المهارة.
تشير بيانات تقييم الاحتياجات التي تبين اختلافات كبيرة بين المتدربين المرشحين إلى أهمية تعديل تصميم التدريب من أجل ملاحظة هذه الفروقات والتي ترتبط مرة أخرى بالعوائق التنظيمية، إذا كان الاختلاف كبير فيجب أن نفكر في تصميم يسمح للأفراد ذوي المستويات الأقل من التعويض، وإلا سوف يؤدي التدريب إلى تقليل الحماس بالنسبة للعديد حيث سوف يكون ممل بشكل كبير للبعض ومعقد للبعض الآخر، وإذا لم تتم معالجة الفروق بين المتدربين، عندها يمكن أن تكون المنظمات هي التي لا تحقق النجاح.
على سبيل المثال، قامت إحدى منظمات التأمين بالتعاقد مع عدد من الموظفين الكبار بالعمر للعمل في مركز الاتصال التابع لها، اعتقد القائمين على إدارة المنظمة أن صوت الكبير بالعمر سوف يكون مفضل لأكثر العملاء الكبار بالعمر، تم إرسال العمال الكبار بالعمر إلى برنامج التدريب المستند إلى الكمبيوتر والتابع للمنظمة، غادر العديد منهم العمل قبل القيام بالتدريب ومن بقي منهم كانوا أصحاب أداء دون المستوى المطلوب، قررت المنظمة أنها كانت فكرة غير جيدة أن تتعاقد مع عمال أكثر تقدمًا في السن كونهم غير مهيئين لتعلم التكنولوجيا الحديثة.
ثانيا التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب
المقصود بالتخطيط الإداري والمكتبي للتدريب هو كل ما يخص البرنامج التدريبي وتنظيمه عدا التدريب ذاته ولا يتمكن أن يعرف المشاركون عنه شيء أو ان يكون ضمن المحتوى التدريبي، وتظهر ضرورة التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب بسبب علاقته وتأثيره على جميع الجهات المعنية بالتدريب وذلك على النحو التالي:
1. بالنسبة للمدرب
- يساهم في تجهيز خطة كل جلسة تدريبية والعمل على حفظها.
- التنسيق بين المدربين في تحديد الموعد والاجتماعات.
- تجهيز وتنسيق الأدبيات والدراسات.
- تجهيز الأدوات والمعينات التدريبية.
- توزيع أسماء ومواقع المدربين على المتدربين.
2. بالنسبة للمتدرب
- التواصل مع المتدربين وتقديم دعوة الحضور للدورة.
- معرفة وقت وصول المتدربين.
- حل أي مشاكل يتعرض لها المتدربين عند إقامتهم وترتيب أي رحلات.
- تسجيل أسماء وأماكن المتدربين.
3. بالنسبة للجهة المنظمة للتدريب
- حفظ أسماء وعناوين الأفراد بملف ليتم وضعها على قائمة المراسلات للجهة.
- حفظ ملف تدريبي كامل يمكن الرجوع إليه عند الضرورة.
- توثيق الدورة التدريبية.
4. بالنسبة للجهة الممولة للتدريب
- الحتفاظ بالمراسلات التي تتم بين الجهة المطبقة للتدريب والجهة التي تقدم التمويل له.
- تحقيق عروض أسعار لكلفة تنفيذ الدورة من أكثر من مكان حتى تختار الهيئة الممولة الموقع الملائم.
- كتابة المواضيع اليومية وتقديم نسخة للجهة التي تقدم التمويل مع الميزانية.
- تقديم ملف الدورة وتقاريرها للجهة الممولة.
ثالثا تحديد الاحتياجات الإدارية والمكتبية للتدريب
لكل مرحلة احتياجات إدارية ومكتبية متنوعة وحتى يتمكن منسق برنامج التدريب أن يتذكر جميع هذه الاحتياجات وترتيب تطبيقها يفضل أن تقسم مراحل التدريب أول مرحلة تكون قبل التدريب والمرحلة الثانية أثناء التدريب والمرحلة الثالثة بعد التدريب. ويجب أن يتم تحديد الاحتياجات في مختلف مراحل التدريب كما يأتي:
1. الاحتياجات التدريبية قبل البدء بالتدريب
- فترة الإعداد مع الجهة الممولة: إرسال مقترح المشروع، معرفة الفرد المسؤول، استلام عقد التنفيذ والتمويل للدورة، التنسيق مع الجهة التي تقدم التمويل على موقع ووقت التنفيذ.
- فترة التجهيز للدورة التدريبية: إرسال خطاب لكل مشترك، التواصل مع كل مشترك والتحقق من حضورهم، التواصل مع الأماكن المقترحة لتطبيق الدورة بها والوصول على عروض وأسعار وزيادة الاقتراحات لاختيار أنسبها، الاتصال بالمدربين والتنسيق بينهم وتقديم جدول الدورة، استلام خطة كل جلسة تدريبية من كل مدرب، استلام الأدبيات الخاصة بكل مدرب وتسليمها للبضاعة والتصوير.
ترتيب الأدبيات بناءً على استخدامها بالتدريب، إعداد الأدوات التدريبية المساعدة والتحقق من أنها مناسبة للعمل، شراء وإعداد ملفات التدريب المتعلقة بكل متدرب والأدوات المكتبية التي سوف يحتاج لها، توفير طريقة لنقل جميع الاحتياجات التدريبية لمكان الدورة، توفير طريقة لنقل جميع المتدربين المغتربين لمكان الدورة، تجهيز مبلغ من المال للصرف فيه أثناء فترة التجهيز.
2. الاحتياجات التدريبية أثناء التدريب
تأمين المنام للمتدرب من خارج منطقة التدريب وتوفير الراحة له، مراجعة تنظيم القاعة بما يتلاءم مع خطط الجلسات، ترتيب الأدبيات بالقاعة لكل جلسة بما يتلاءم مع خطط الجلسات، توفير أساليب ومعينات التدريب اللازمة، والمحافظة على نسخة من كل ملف يتم توزيعه لبناء ملف تدريبي متكامل.
3. الاحتياجات التدريبية بعد التدريب
- توزيع أسماء المتدربين والمدربين وأماكن سكنهم لزيادة التعارف والتنسيق والتعاون بينهم بالمستقبل.
- نقل الطرق التدريبية لجهة التدريب.
- دفع تكاليف التدريب.
