خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة

يوجد نوعان من خرائط سير الإجرات التي يتم استخدامها في المنظّمات وهي خريطة سير الإجراءات العادية وخرائط سير الإجراءات ذات الاعمدة المتعددة، حيث تساهمان في ترتيب خطوات سير العمل.

متى تستخدم خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة؟

يتم استعمال خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة في تتبع سير الإجراءات، لبعض المعاملات التي من المستحيل أن يتم تتبعها من خلال خريطة سير الإجراءات العادية. ومثال عليها عندما يتم تنفيذ خطوتين أو أكثر من خطوتين بنفس الوقت، وهو أحد أساليب سير العمل في المكاتب الذي يُسمَّى أسلوب الوقت الواحد.
وفي مثل هذا الوضع عندما يتم تقسيم المعاملة على أكثر من موظف؛ لينفّذوا بعض الخطوات على المعاملة في نفس الوقت، فمن الصعب أن يتم التتبع لخطوات الإجراءات عن طريق خريطة سير الإجراءات العادية، فيتوجب الاعتماد على خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة، حيث يتم استخدم نموذج لا يوجد علية الرموز، فالمحلل يجب أن يقوم برسم الرموز بيده أثناء تتبعه لإجراءات المعاملة كرموز خريطة سير الإجراءات العادية. 

نموذج خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة:

يوضح الشكل التالي نموذج خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة، وتكون الرموز التي توضّح أنواع العمليات التي تحصل على المعاملة غير مطبوعة كما في نموذج خريطة سير الإجراءات العادية. ويوجد في الجانب العلوي الأيمن من النموذج فراغات تُملأ بناءً على المعلومات الرئيسة، وتحتوي ما يلي:

• محتويات الجانب العلوي الأيمن:
  
  • الإدارة أو القسم: ويتم تعبئتها باسم الإدارة أو اسم القسم الذي تُدرس فيه الإجراءات.
    
  • اسم العملية: أو الإجراءات ويتم تعبئتها باسم الإجراءات التي تُعمل لها الدراسة.
    
  • أُعدّت من قِبل: وهنا يتم فيها كتابة اسم الباحث أو المحلل الذي قام بتنفيذ وإجراء الدراسة.
     
  • تاريخ الإعداد: وهنا يتم ذكر تاريخ الانتهاء من الدراسة ووقت رسم الإجراءات.
    
  • خريطة الإجراءات الحالية/ المقترحة: ويتم الإشارة على خريطة سير الإجراءات المرسومة في النموذج، فإذا كانت الخريطة توضّح الإجراءات الآن فيتم شطب بقلم من الرصاص كلمة المقترحة ليكون واضح أن الدراسة تبين الإجراءات الحالية. أما إذا كانت الدراسة للإجراءات المقترحة فيتم شطب كلمة الحالية.
    
• محتويات الجانب العلوي الأيسر: يوجد ما يُسمَّى الخلاصة، وهي شبيهة بالخلاصة المتواجدة في نموذج خريطة سير الإجراءات العادية، ويوجد فيها الرموز التي يتم استخدامها في الخريطة وبعد الرموز تاتي الإجراءات الحالية يوضّح فيها العدد لأنواع العمليات، والوقت الذي تستغرقه هذه العمليات والمسافة التي يتم قطعها لإنجاز المعاملة أثناء تنفيذ الإجراءات.
  ثم الإجراءات المقترحة، ويتم التوضيح أيضًا لعدد العمليات المقترحة والوقت اللازم والمسافة التي تُقطع فيها المعاملة، وبالآخر يوضّح الفرق بين الإجراءات الحالية والمقترحة، من حيث عدد العمليات والوقت المستغرق والمسافة وأيضًا هناك فراغ يُترك للملاحظات.
  
• محتويات الجانب السفلي: الجانب السفلي من النموذج فيكون جدول مُسطَّر وفارغ ومتروك بدون كتابة معلومات عليه، فالعمود الأيمن من النموذج يتم فيه كتابة أسماء وظائف الموظفين الذين يقومون بتنفيذ إجراءات المعاملة، مثل المحاسبة، المدير المالي، مدير شؤون الموظفين.
  أمّا الخطوط الأفقية في الجانب السفلي من النموذج، فيتم كتابة أسماء الأيام التي مرّت فيها المعاملة على الخط الأفقي الأول، ويرسم رموز العمليات التي نُفذت على المعاملة التي قام بها كل موظف من الموظفين على الخطوط الأفقية الأخرى.
  ويتم رسم رموز العمليات مقابل اسم وظيفة الموظف الذي نفذها، وفي بعض الأوقات يكتب على الخط الأفقي الأول اسم الإدارات أوالأقسام التي تسير فيها المعاملة، أيضًا يكتب على الخط العمودي أسماء وظائف الموظفين الذين قاموا بتنفيذ المعاملة، كلٌ بناءً على مساهمته في الإنجاز.