اقرأ في هذا المقال
- خصائص التقرير الجيد بشكل عام
- خصائص التقرير في مجال الأزمات
- ما هي أهداف التقارير في الأزمات؟
- أهداف التقارير في الأزمات
- أهمية التقارير للإدارة
خصائص التقرير الجيد بشكل عام
حتى يحصل القارئ أو المعني من التقرير على الهدف المرجو تحقيقه من التقرير، يوجد مجموعة من خصائص التقرير الجيد وكذلك يوجد خصائص لتقرير إدارة الأزمات، وهي:
- إعطاء التركيز الكبير على النقاط الرئيسية والأفكار المهمة.
- عرض الرسالة التي يريد توصيلها للقارئ بطريقة موجزة ومقنعة.
- القيام بعرض المعلومات بطريقة موضوعية بعيدة عن التحييز والاتجاهات الشخصية.
- أن يكون التقرير دقيق وشامل وموجز وواضح ويتسم بالموضوعية.
- توفر عنصر التشويق للقارئ والعمل على دفعه لكي يستمر في متابعة القراءة.
- توفير عنصر الإقناع.
- استخدام اللغة المناسبة للقارئ وأن تكون سهلة الفهم.
- اختيار الوقت المناسب للعرض أي اختيار وقت حاجة المرفوع إليه التقرير.
- استخدام كل الوسائل التي تساهم في توصيل المعلومات والأفكار للقارئ مثل الرسم البياني والجداول.
خصائص التقرير في مجال الأزمات
- توضيح نقاط التقصير التي حدثت في المواجهة السابقة مع الأزمة.
- توضيح نقاط النقص التي يجب أن تستكمل في الاستعدادات القادمة للمواجهة مثل:
- البرنامج التدريبي الذي تحتاجه الإدارة لدعم مهارات الفريق إدارة الازمة.
- الاحتياج البشري وأساليب المتابعة المستمرة.
- مدى توفر مهمات الصيانة الدورية.
- البرنامج التدريبي الذي تحتاجه الإدارة لدعم مهارات الفريق إدارة الازمة.
- بيان الإجراءات الوقائية التي يجب اتباعها في المستقبل؛ لمنع حدوث مثل هذه الأزمات.
ما هي أهداف التقارير في الأزمات؟
مفهوم التقرير: هو عرض الحقائق الخاصة بموضوع الأزمة، بحيث يتم تقديم عرض تحليلي للوصول إلى النتائج، ثم يتم بعدها تقديم الاقتراحات والتوصيات التي تتناسب مع نتائج التحليل التي تم استكشافها. بحيث يتم تقديم أيضاً عرض مكتوب للبيانات والحقائق والتوصيات المطلوبة لحل مشاكل العمل والأزمات.
كما أنه عبارة عن عرض لفظي ممكن أن يكون مكتوب أو شفهي لعدة ظروف معينة، حيث يتم عرض النتائج التي تم إجراءها للبحث ودراسة مشكلة أو أزمة معينة؛ حيث يحتوي على المقترحات التي تساعد على حل المشكلة أو الأزمة.
أهداف التقارير في الأزمات
- إقناع الغير بشيء محدد أو رأي محدد.
- دراسة موضوع محدد أو مشكلة محددة أو أزمة.
- القيام بعرض نتائج بحث أو دراسة معينة.
- اخبار الغير بأمور محددة.
- متابعة سير العمل والخطط التي تمَّ وضعها.
أهمية التقارير للإدارة
- اتخاذ القرارات المهمة.
- تسهيل عملية التنسيق بين الإدارات وبين الموظفين.
- التعرف على وجهات نظر وآراء العاملين.
- تحقيق الرقابة الفعّالة ومحاولة اكتشاف جميع الأخطاء وعلاجها قبل تفاقمها.
- زيادة كفاءة عملية التخطيط.
