إنّ خدمة العملاء الجيّدة هي مزيج من الموظفين المُدرَّبين جيداً ونظام فعّال، حيتُ أنّهُ يرغب العملاء في مُقابلة ممثلي خدمة العملاء ذوي المعرفة والمهنية بنظام فعّال تحت تصرفهم لحل مشاكلهم، عندما يحدث ذلك سوف يقطع شوطاً طويلاً نحو مُساعدة العملاء على الاحتفاظ والاستمتاع بتكرار الأعمال.
ما هو مفهوم خدمة العملاء؟
خدمة العملاء: هو التفاعل المباشر بين المستهلك الذي يشتري وممثل الشركة التي تبيع، يرى معظم تجار التجزئة هذا التفاعل المباشر كعامل حاسم في ضمان رضا المشتري وتشجيع تكرار الأعمال، حيث عند التعامل مع الكثير من العملاء أو المستهلكين الرعاية من خلال آلية أنظمة الخدمة الذاتية، لذلك فإنَّ خيار التحدث إلى شخص ضروري لمعظم الشركات أو المنظمات.
خصائص خدمة العملاء الجيّدة:
إنّ بناء علاقات قوية مع العملاء هو مُفتاح نجاح المؤسسة، حيثُ أنّ المستهلكين لديهم خيارات أكثر من أيّ وقت مضى في تحديد المنتجات التي يشترونها، ومع أيّ شركة سيتعاملون معها، والشركات أو المنظمات التي تستخدم تقنيات خدمة العملاء المناسبة بالإضافة إلى طُرق المبيعات الفعّالة للعملاء الأوفياء والنمو المتزايد سيستمتع للعمل.
لذلك فإنّ الطريقة التي يستخدمها ممثلو خدمة العملاء لتحية العملاء مهمة، حيثُ يقوم موظف خدمة عملاء المُدرَّب جيداً بربط الإجابات بنبرة إيجابية ومتفائلة، وذلك يقوم بالتعريف بنفسه على الفور، ثم يسأل كيف يُمكنه المساعدة، هذا هو أول اتصال بين العميل والشركة، لذلك يُساعد الموقف المهني في تحديد النغمة المناسبة للمكالمة.
مع وجود قسم جيّد لخدمة العملاء، لم يبقَ شيء للصدفة، استخدم برنامج كمبيوتر فعّال يُتيح لك التقاط معلومات مهمّة عن كل عميل وتفضيلات المنتج وعمليات الشراء السابقة وجميع أسماء جهات الاتصال وخيارات الدفع وملاحظات الاتصال.
يجب أن يكون النظام مُتاحاً لجميع المنتسبين، ويجب تدريب الجميع على كيفية استخدام النظام، سيكون من المُفيد للمشاركين الحصول على إجابات لأسئلة العملاء الشائعة المتاحة.
يقضي قسم خدمة العملاء الاستباقي الوقت في محاولة تحديد المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل، وفقاً لمركز(Microsoft Small Business)، وبالتالي اسأل العملاء عمّا يُعجبهم وما لا يُعجبهم في منتجك أو خدمتك.
دع العملاء يُخبرونك ما الذي سيغيرونه أو يحسنونه، يُمكِن أن يُساعد ذلك شركتك على تحديد المجالات المحتملة لاستياء العملاء بشكل استباقي ووضع خطة لمعالجتها.
