عملية الترتيب الداخلي بالمكتب لا تحدث بطريقة عشوائية غير منظمة، بل لها مجموعة من الخطوات المتسلسلة التي يجب اتباعها للحصول على الهدف من الترتيب الداخلي للمكتب.
خطوات التخطيط للترتيب الداخلي للمكتب:
- مراجعة الإدارة العليا:
قبل البدء بإجراء دراسة التخطيط الداخلي للمكتب يجب مراجعة الإدارة العليا بهذا الخصوص، والذي يقوم بمراجعة الإدارة العليا هو الذي أوكل إليه مهمة إجراء الدراسة، فالهدف من المراجعة هو معرفة رأي الإدارة العليا بخصوص المقاييس التي يجب مراعاتها عند توزيع مساحة المكتب على الموظفين في كل المستويات، وأخذ رأيها بخصوص الخزائن والكراسي التي سيزوّد بها الموظفون.
ووجود المقاييس تساعد المخطط أثناء التخطيط للمكاتب وتؤدي لمعاملة كل الموظفين في المنظّمة معاملة واحدة، وتظهر المكتب بشكل منسق وجميل. وعند مراجعة الإدارة العليا بخصوص تخطيط المكتب من الأفضل أن يبحث معها عن الخطة التي ستنفذها المنظّمة في المستقبل، بخصوص التوسعات أو الانكماشات التي سوف تحصل في المنظّمة، مثل: إضافة الإدارات والأقسام أو وجود خطة لتطبيق اللامركزية التي تخص الأعمال، أو وجود خطة لزيادة الإنتاج زيادة كبيرة وزيادة عدد الموظفين. - جمع المعلومات:
تشمل هذه المرحلة جمع الحقائق والمعلومات بشكل مفصّل من كبار الموظفين ورؤساء الأقسام ومن الموظفين التنفيذيين، حيث تجمع المعلومات عن مساحة المكاتب وعدد الموظفين والأجهزة والآلات المستخدمة في المكاتب وغيرها من معلومات مهمة في التخطيط للمكتب، حيث تحتوي على جمع المعلومات حول الأمور التالية:- الهدف من إجراء الدراسة التخطيطية للمكتب.
- الآلات والأجهزة والأدوات المستخدمة في المكتب.
- تصميم المبنى والتعرّف على مساحته وعدد غرفه والحصول على رسم تخطيطي على مقياس معين للمبنى.
- قوة تحمل أرضية الغرف في المبنى علو السقف وارتفاع الأبواب.
- عدد الموظفين المطلوب استيعابهم في المكتب.
- مواقع الحمامات والشبابيك والأدراج.
- الأعمال التي ينفذها الموظفون وإعداد خرائط سير الأعمال في تلك المكاتب.
- الإضاءة والتبريد والتدفئة في المبنى.
- الهدف من إجراء الدراسة التخطيطية للمكتب.
- إعداد رسم تخطيطي للمبنى:
يُحضّر مخطط للمبنى على مقياس محدد 2سم للمتر الواحد أو 1/4 بوصة للقدم الواحد، ويمكن الاستفادة من خارطة تصميم المبنى لتحقيق الهدف، والمُخطط ما هو إلا رسم بياني يقوم بتوضيح المساحة المتوفرة في المكتب، وما يوجد في هذا المبنى من عوامل تؤثر على ترتيب المكان من جدران وأبواب وشبابيك والطوابق وغيرها، حيث يساعد المخطط في عملية الإعداد للتخطيط المناسب للمكاتب في المبنى. - وضع خطة أولية لترتيب المكتب:
يتم تحضير نماذج وأشكال من الورق المقوّى الملون، تمثل قطع الأثاث والمعدات المكتبية الأخرى وتكون مُصغَّرة بنفس نسبة مقياس الرسم، ثم ترتيب النماذج على الرسم التخطيطي للمبنى ويُعاد ترتيبها عدّة مرات إلى أن يتم الوصول إلى أفضل ترتيب للمكاتب في المبنى، وبهذا يتم وضع خطة أولية لترتيب المكتب ويجب مراعاة مبادئ تصميم المكتب. - أخذ الموافقة على خطة الترتيب المقترحة:
بعد إعداد خطة الترتيب الأولية للمكتب يجب عرضها على رؤساء وإدارات الأقسام من كل المستويات الإدارية؛ لأجل اطلاعهم على الخطة المقترحة والاستماع لآرائهم، حيث يمكن إجراء بعض التغييرات على الخطة المقترحة لترتيب المكتب نتيجة الاستماع لآراء الرؤساء، وبعد الحصول على الموافقة من كل الجهات المعنية على الخطة المقترحة الخطة ترسل بأكملها للإدارة العليا، يرفق معها خطاب يوضّح أن كل الجهات قد أطلعت عليها ووافقت على الترتيب المقترح، وبعدها موافقة الإدارة العليا على الخطة المقترحة وهي روتينية في أغلب الأوقات. - التنفيذ:
بعد الموافقة من الإدارة العليا على خطة ترتيب المكتب المقترح الخطوة التالية هي التنفيذ، حيث يتم التنفيذ باختيار الوقت المناسب لإعادة ترتيب المكاتب في نفس المبنى أو الانتقال لمبنى آخر. ويفضّل أن يتم الانتقال في وقت تكون فيه الأعمال قليلة في المنظّمة وفي أيام العطلة الرسمية، ويتم نقل الأثاث والأجهزة المكتبية ويُرتّب الأمكنة حسب الخطة، ويخبر الرؤساء الإداريون والموظفون بالأماكن الجديدة.
