عملية التخطيط لها مجموعة من الإجراءات ليتم تنفيذ هذه الوظيفة الإدارية بنجاح. ويجب أن تمرّ مراحله بدقة حتى يكون التنفيذ سليم ويحقق أهدافه.
مفهوم التخطيط: هو الاستعداد والتجهيز لهدف ما بوضع خطّة مناسبة في وقت زمني محدد، بناء على توقعات المستقبل، كذلك العمل على التكيّف معها والاستفادة من كل الموارد الموجودة في المنظّمة وتحقيق الأهداف بأسلوب مناسب.
خطوات التخطيط:
- البدء بتحليل والتقيم للوضع الحاضر ويشمل كل الأنشطة للمنظّمة، بما فيها من موارد مالية ومادية وبشرية المتوافرة لتحقيق الهدف.
- القيام بعملية تحديد الأهداف المستقبلية.
- العمل على تحديد البدائل التي تلزم تحقيق الأهداف.
- معرفة نقاط القوة والضعف ليتم عملية تقيم البدائل.
- القيام باختيار البديل الأفضل الذي لديه أعلى نقاط قوة وأقل نقاط الضعف.
- وضع الشكل العام والمكوّنات الأساسية يعني البدء بصياغة الخطة.
- البدء باعتماد الخطة من جهة الإدارة العليا؛ لكي يكون لديها قوة قانونية لتنفيذها.
- البدء بتنفيذ الخطة وهو تحديد المسؤولية التنفيذ والموارد المُجهَّزة.
- الاستمرار بمتابعة وتقييم الخطة؛ وهو التركيز على تقدم العمل والتأكد من نسبة التنفيذ، كذلك وضع حلول ليتم تصحيح الانحرافات التي حدث أثناء تنفيذ الخطة.
