لكي تنجح عملية تجميع الأنشطة أو تقسيمها في الأقسام الإدارية، هناك مجموعة من الشروط التي يجب أن يقوم المُنظّم بمراعاتها، وأن يقوم ببذل الجهد اللازم حتى يحصل على أفضل النتائج التي تناسب منظمته.
شروط تجميع الأنشطة في التنظيم الإداري:
- الاستفادة من التخصص:
يحقق التخصص حسنات عديدة للمنظّمة، فالتخصص يزيد من المهارة ويقلل من التكلفة ويرفع الإنتاج ويرفع من جودة الخدمة، أو السلعة ويقوم بتحسين نوعية الخدمة. وعند تقسيم الأعمال يجب على الإداري أن يراعي الاستفادة من التخصص، فهو يعمل بتجميع الأنشطة التي تحتاج لتخصص محدد مع بعضها البعض. - الحصول على التنسيق:
الهدف الأساسي من التنظيم هو توحيد الجهود الموظفين وربطها مع بعضها البعض؛ لكي تحقق الأهداف. وحتى يتحقق هذا يجب عدم وجود تعارض بين الجهود التي يبذلها الموظفين هو دليل على التنسيق الجيد. ويحرص الإداري عند قيامه بتجميع الأنشطة أو تقسيمها أن يقوم بتحقيق التنسيق المتكامل بين أجزاء المنظّمة. - ضمان إعطاء الاهتمام الملائم للعمل الهام:
عندما يكون العمل هام في المنظّمة هذا يدعو إلى القيام بفصله عن الأنشطة الأخرى، القيام بوضع هذا النشاط في إدارة واحدة أو قسم إداري منفصل. وإذا كان هذا العمل مهم جداً لنجاح المنظّمة في القيام بأنشطتها يعتبر مبرر لوضعه في مستوى إداري أعلى في الهيكل التنظيمي. مثلاً إذا كان النشاط بالغ الاهمية نقوم بربطه بمدير المنظّمة مباشرةً، أمّا إذا كان ذات أهمية أقل يمكن أن نقوم بدمجه مع نشاط آخر في قسم واحد ويكون الهدف من ذلك هو إعطاء كل نشاط ما يستحق من الاهتمام. - تسهيل الرقابة:
يفضل عند تقسيم أوجه النشاط أن يؤخذ بعين الاعتبار عنصر تسهيل الرقابة، فالرقابة هي التأكد من أن ما تم تطبيقه يطابق الخطة التي تم إقرارها. ومن الأمور التي تبسط عملية الرقابة هو تجميع البيانات المتشابهة في هدفها تحت مسؤولية مدير واحد، مثل تجميع عمليات النقل والتخزين تحت مسؤولية موظف واحد؛ لأن النشاطان يهدفان لتوصيل البضاعة للمستهلك، أيضًا أن يتم جمع الموظفين التي يشرف عليهم مدير واحد في موقع واحد. - تقليل التكاليف:
إن إنشاء إدارة لكل نشاط من أنشطة المنظّمة يعمل على ارتفاع التكاليف فيها، لذلك تجميع الأنشطة المتشابهة يعمل على تقليل التكاليف، مثلاً أن يتم تجميع الأوراق في منظّمة صغيرة في البريد الوارد والبريد الصادر والمحفوظات وبذلك نقوم بتوفير التكاليف بتعيين رؤساء لهذه الأقسام.
