تتضمَّن المواصفتين متطلبين أساسيين لهما علاقة بالموظفين هُما التدريب والمسؤولية الإدارية، حيث أن الموظفين يلعبون دور هام وأساسي في عملية تطبيق المواصفتين.
المتطلبات الأساسية للمواصفات مع الموظفين:
المتطلب الأول: مسؤولية الإدارة
يعتقد روّاد الجودة، بأن الإدارة مسؤولة قبل أي شيء، فالمسؤولية هي أساس عناصر مقاييس (ISO 9000)، فيجب على الإدارة أن تتعهّد بتقديم منتج يتميز بالجودة عن طريق سياسة الجودة والتنظيم والمراجعة الإدارية.
بناءً على التالي:
- سياسة الجودة: وهو أن يتم توضيح اتجاهات المنظّمة وأهدافها، مذلك ما تقتنع به بشكل مفهوم وموثّق وأن يتم تطبيقه والمحافظة عليه على كل المستويات. والهدف من سياسة الجودة هو التحقق من أن المنظّمة ملتزمة بالجودة، فكل الاهداف والتوجهات المتعلقة بإدارة الجودة التي يتم التعبير عنها بصورة رسمية لدى الإدارة العليا. وتشكّل هذه السياسة من أهم العناصر السياسية الكلية للمنظّمة.
- التنظيم: من المهم أن يكون للمنظّمات هيكل تنظيمي واضح ومحدد المعالم، وأن يتم تحديد الصلاحيات والمسؤوليات والعلاقة البيئية لكل الأفراد، التي تعكس توفير في الموارد البشرية وتخصيص ممثل للإدارة؛ حتى يكون للمسؤول عن المهام لديه سلطة وصلاحية؛ ليتم ضمان تنفيذ وصيانة متطلبات المواصفات.
ويشمل التنظيم على:- المسؤوليات والصلاحيات: ويتطلّب توثيق المسؤولية والصلاحية للأفراد الذين يؤدون الأعمال التي لها تأثير في الجودة، حيث تسمح للأفراد بتقديم كل المبادرات لمنع حدوث أي خطأ، كذلك العمل على إيجاد الحلول والتوثيق للمشاكل التي تعيق تحقيق الجودة.
- الموارد: يتوجب على الإدارة أن تحافظ على القدرة الداخلية؛ بهدف إجراء أي تدقيق داخلي، كما يجب عليها أن تقوم بتوفير كل ما يلزم من المواد، سواء كانت موارد بشرية أو الآلات أو إجراءات للعمل بصورة عامة وأي شيء له علاقة بالجودة، كذلك العمل على إدارة الوقت وتوفيره في جدولة الإنتاج لتحقيق المهام والآلات والإجراءات الموثقة.
- مندوب الإدارة: على الإدارة العليا أن تعين مندوب لها في الإدارة، بغض النظر عن المسؤوليات الأخرى الموكلة إليه، كما يجب عليه أن يمتلك السلطة والمسؤولية المحددة؛ حتى يتأكد من نظام إدارة الجودة يعمل بشكل صحيح خالي من الأخطاء.
- المراجعة الإدارية: وهي التقويم الرسمي الذي يتم من خلال ممثل الإدارة العليا عن فاعلية وحالة نظام الجودة، كذلك مدى ارتباطه بأهداف الجودة. وتشمل المراجعة الإدارية مراجعة سياسة الجودة.
- المسؤوليات والصلاحيات: ويتطلّب توثيق المسؤولية والصلاحية للأفراد الذين يؤدون الأعمال التي لها تأثير في الجودة، حيث تسمح للأفراد بتقديم كل المبادرات لمنع حدوث أي خطأ، كذلك العمل على إيجاد الحلول والتوثيق للمشاكل التي تعيق تحقيق الجودة.
المطلب الثاني: التدريب
هي العملية التي يكون هدفها ضمان حصول الموظفين على التدريب الذي يناسبهم.
ويتم في هذا المتطلب مايلي:
- يتم تحديد الاحتياطات التدريبية للموظفين الذين سوف يقومون بالمشاركة في تطوير وتحسين الجودة.
- تحديد المسؤول عن مهمة التدريب واتخاذ القرارات.
- يتم تحديد مكان التدريب سواء كان تدريب داخل المنظّمة أو خارجها.
- ما هي المواصفات المطلوبة في الأفراد القائمين بعملية التدريب؟ وما هي الخبرات العلمية والعملية؟.
- العمل على إعداد برامج تدريبية وتنفيذها وتقييمها؛ ليتم الوقوف على نتائجها سواء كانت النتائج إيجابية أو نتائج سلبية.
- التمكّن من التخطيط العلمي لأنشطة التدريب في المستقبل.
