من خلال فكرة النظام فإن إدارة التدريب للموارد البشرية تتم بناءً على المنهج علمي مرتب بخطوات منظمة والتي تكون ملائمة مع إدارة الجودة الشاملة وتكون بداية بتحديد أهداف التدريب و انتهاءً بتوقيت الفعاليات التدريبية.
عناصر إدارة تدريب الموارد البشرية بناء على الجودة الشاملة
تمثل عناصر منهج إدارة تدريب الموارد البشرية نظام متكامل يقوم بالتعبير عن مـجـمل المهام في إدارة التدريب التزاما بمفاهيم إدارة الجودة الشاملة، ويباشر هذه الأنشطة فرق متكاملة وهذه العناصر كما يلي:
- تحديد أهداف التدريب، تقوم الإدارة العليا أو القيادة باحجيد أهداف التدريب ومن هذه الأهداف: زيادة المبيعات، تعديل السلوك، زيادة الإنتاج، تحسين الإنتاجية، تنمية الحصة السوقية، تحسين الأداء الفردي، تنمية مجموعات العمل، تخفيض الفـاقد والضائع، رفع معدل النمو، تخفيض شکاوى العملاء، تخفيض المنازعات بين الأفراد، تحسين استغلال الطاقات المتاحة، التفوق على المنافسين، تنمية مهارات التفاوض، أهداف التدريب بشكل عام يعبر عنها في صـورة نتائج اقتصـادية وفنية وإنسـانيـة مرغوبة.
- تحديد سياسات التدريب، السياسة هي عبارة عن مجموعة التوجهات والإرشادات والقواعد والضوابط التي تترجم أهداف بذاتها وتريدها الإدارة، السياسة لها وظيفتان وهما الأولى مرشد لاتخاذ القرارات والثانية معيار لمتابعة وتقويم التنفيذ أي الأداء، السياسات هي جزء غير منفصل عن إدارة التدريب بالمعنى الشامل، ومنها:
1. سياسة المدربين، من هم، من الداخل أم الخارج، متفرغون أم غير مستفرغين، أين يتم إعدادهم، كم يتقاضى المدرب أجر، كيف يقوم أداء المدرب.
2. سياسة تطبيق التدريب، أین داخليًا أم خارجيًا، تنفذ بالموارد الذاتية أم بالاستعانة بالغير، أين تعد المواد التدريبية، من يشرف على التنفيذ، من يراقب التدريب.
3. سياسة تقويم التدريب، كيف، متى، وبواسطة من يتم تقويم التدريب، ماذا يترتب على نتائج التقويم.
- دراسة وتحليل المناخ الخارجي، بقوم مخططو التدريب بالاهتمام بدراسة المناخ المحيط للتعرف على أمرين هما: الفرص والمخاطر، وهدف دراسة المناخ هو معرفة كيف يمكن من خلال التدريب المساهمة في استثمار الفرص، والابتعاد المخاطر. أما عناصر المناخ الخارجي التي يهتم بها مخططو التدريب تشمل على:
1. السوق الذي تتعامل فيه المنظمة سواء سوق محلي أو إقليمي أو عالمي أو سوق مشترین أو سوق بائعين وغيره.
2. العملاء الذين يتعاملون في منتجات المنظمة سواء أفراد أو شركات أو هيئات.
3. الظروف الاقتصادية والاجتماعية والسياسية التي تعمل المنظمة في ظلها.
4. الفرص والأساليب والبدائل التدريبية المتواجد للاستخدام بواسطة المنظمة، والأعباء والمزايا المترتبة على ذلك.
5. الفكر الإداري المطبق، المفاهيم التدريبية المنتشرة، التقنيات التدريبية المتزفرة والمحتملة.
- دراسة وتحليل المناخ الداخلي، دراسة وتحليل المناخ الداخلي يقدم التعرف على جميع الظروف والأوضاع التنظيمية والإنتاجية والتكنولوجية والمالية المطبقة في المنظمة، وما يتواجد فيها من إمكانيات مادية وبشرية كمًا ونوعًا، كذلك ما تهدف إليه الإدارة من نتائج أي أهداف وما تطبقه من قواعد وضوابط وسياسات، والهدف من دراسة المناخ الداخلي:
1. تحديد الموارد أي الامكانيات والطاقات المتواجدة.
2. تحديد درجة استغلال الطاقات المتواجدة.
3. تحديد الجودة للأداء في استغلال الطاقة المطابقة لجودة التصميم.
4. تحديد الثغرات والمشاكل والاختناقات.
- معرفة العملاء، العميل في العلم التدريبي التقليدي هو المتدرب، والمتدرب هو الموظف الذي يواجه مشاكل في الأداء أو مطلوب تطوير أو تحديث أو تنويع لزيادة معارفه ومهاراته وغيرها، ولكن وفقًا لمفهوم إدارة الجودة الشاملة العميل هو:
1. المتدرب بالمعنى التقليدي.
2. الرئيس المباشر للمتدرب وهو المدير.
3. الرئيس الأعلى للمنظمة وهنا يقصد القيادة.
4. المدير في القطاعات الأخرى وهو المدراء.
5. الزملاء في نفس العمل مع المتدرب.
6. الزملاء في أعمال مكملة للمتدرب.
7. عملاء خارجيون وهم الموردون والموزعون.
- تحديد احتياجات العملاء، تحديد الحاجات التدريبية هي الموضوع الرئيسي في التدريب، ومع زيادة العملاء بناءً مفهوم إدارة الجودة الشاملة يصبح الموضوع معقد بشكل أكبر ولكن أكثر فاعلية، وتعتبر الاحتياجات التدريبية عن حاجات إذا تم تلبيتها للعميل ويتولد لديه شعور بالرضا يقصد بالشعور في الرضا أن يكون قادر على مباشرة العمل والذي ينتظره منه عميل آخر، فلا بد من التعبير عن الاحتياجات التدريبية بلغة العميل ذاته وبالطريقة التي يتم بها إشباع الحاجة وإلا فلن يصل لدرجة الرضا مهما كانت الجهود المبذولة للإشباع.
- ترجمة احتياجات العملاء، يعبر العميل عن احتياجاته بلغته هو أي يستخدم التعبيرات والمعاني التي يفمها هو والمتناولة في مجال العمل، فلغة المحاسب تختلف عن لغة المهندس وهم جميعًا مختلفون في المعاني ولديهم نفس الكلمات عما لو استخدمها مخطط برنامج الحاسب الآلي مثلاً، ما دامت احتياجات العملاء هي أساس التدريب، إذن لا بد من ترجمتها بلغة المتدربين، والترجمة تتخذ شكلين هما ترجمة الاحتياج إلى خطوات عمل يتم التدريب عليها، وترجمة الاحتياج إلى كم أي يمكن قياسه.
- دراسة تحقيق احتياجات العملاء، تتم مراجعة الموارد والإمكانيات المتوفرة لمعرفة مدى القدرة على تحقيق الاحتياجات التدريبية التي تم تحديدها وترجمتها، المقصود بذلك هو التحقق من إلقدرة على تطوير وتصميم العمل التدريبي الملائم وإنتاج المواد التدريبية وتنفيذها بما هو متاح من إمكانيات ذاتية، ويمكن تحقيق الدرجة المطلوبة إذا توافر ما يلي:
1. توافر المعلومات اللازمة.
2. توافر الأفراد وأصحاب الخبرة والمعارف في التصميم والتنفيذ.
3. توافر القدرة على إعداد المواد التدريبية.
4. توافر الوسائل والأجهزة لإنتاج المواد التدريبية.
5. توافر إمكانيات التنفيذ الذاتي.
6. توافرالوقت.
7. توافر التمويل.
في هذه الحالة يبدأ التخطيط للوفاء بالاحتياج، أما في حالة عدم توافر تلك المقومات فإنه ينظر في الاستعانة بمصادر خارجية لتدبير النقص في بعض المتطلبات أو لأداء العمل كله.
- تخطيط التدريب، إن تخطيط التدريب يعتير عملية شاملة هدفها حصر الأنشطة الضرورية لتطوير وتصميم التدريب، وتدبير المدخلات الملائمة، وتنسيق أداء الأنشطة بالأساليب وفي التوقيتات ، وبالمعدلات المحققة للأهداف، وتتخذ عملية تخطيط التدريب شكل النظام المفتوح على النحو التالي:
1. مدخلات، رغبات العملاء بعد ترجمتها، الموارد المتواجد، القواعد المفروضة استخدام الموارد،وأهداف وغايات المنظمة.
2. المخرجات تحليل متطلبات إشباع خطط تدريب الاحتياجات، تطوير الطرح التدريبي، تصميـم الطرح التدريبي، جدولة التدريب، وإعداد موازنة التدريب.
3. المخرجات، خطط تدريبية، برتمج تدريبية، مواد تدريبية، وسائل ومعينات للتدريب، مدربون، ضوابط ومعايير الجودة.
- تطوير المنتجات التدريبية، يقصد بتطوير المنتجات التدريبية ما هي فعاليات التدريب التي يمكن أن تحقق الرغبات من التدريب، والتطوير هو تجهيز فكرة عامة والإطار الفكري للعمل التدريبي الذي يمكنه تحقيق الاحتياح التدريبي، التطوير يتعامل مع الهيكل العام للمنتجات التدريبية التي يمكنها أن تقوم بتلبية الحاجة التدريبية.
- تصميم التدريب، هي عملية تحديد السمات والمكونات المختلفة للعمل التدريبي بما يجعل لديه قادر على تحقيق الأهداف الرئيسية وهي إرضاء العملاء والالتزام بالجودة الشاملة، تتخذ عملية التصميم منهج تتابعي حيث تبدأ كل مراحلها المتنوعة بالمخرجات للمرحلة السابقة وتجري عليها أنشطة منتهية بمخرجات جديدة تكون مدخلات لمرحلة ثانية.
- تحديد المدة الزمنية الفعاليات التدريبية، كل ما سبق يتبلور في إطار زمني يقوم بتحديد المراحل المتنوعة وتوقيت كل منها، والفترة التي يحتاجها في تحقيق كل مرحلة مع بيان علاقات التتابع أو التزامن بين الفعاليات المتنوعة.
