قائمة الواجبات الأسبوعية للموظف

ما هي قائمة الواجبات الأسبوعية للموظف؟

توضّح قائمة الواجبات والأعمال التي ينفّذها الموظف خلال مدة زمنية محددة وهي فترة الدراسة، ويتم تحديد فترة الدراسة في أغلب الأحيان بأسبوع، فيطلق على هذه القائمة في بعض الأوقات جدول أعمال الموظف الأسبوعية. وتُملأ هذه القائمة من جدول الأعمال اليومية للموظف.
وعند القيام بإجراء دراسة لتوزيع العمل فيتم توزيع نسخ نموج الأعمال اليومية على الموظفين، وبعد أن يقوم الموظفين بملء النسخ والتي تكون طيلة أيام مدة الدراسة يتم تلخيصها وتصنيف محتوياتها في قائمة واحدة توضّح الواجبات التي قام بها الموظف خلال فترة الدراسة، ومجموع ساعات العمل التي استغلها في هذه الأيام للقيام بالمهام.
أمّا سبب اختيار فترة الأسبوع، هو الافتراض الذي يقول أن هذه الفترة تكفي لكي يحتوي كل الواجبات التي تطلب من الموظف للقيام بها في أي وقت، وهذا الافتراض سليم لمعظم الوظائف. ولكن توجد وظائف تكون فيها كمية العمل متزايدة في بعض الأوقات وتقل في فترات أخرى، فإذا كانت هذه التغيرات في فترات زمنية أكثر من أسبوع من الأفضل أن يتم تمديد فترة الدراسة حتى تكون أكثر من أسبوع، أو القيام بتنفيذ خريطتين لتوزيع العمل الأولى تمثل الأسبوع العادي والثانية تمثل الأسابيع المتغيرة.

من يقوم بتعبئة قائمة الواجبات؟

يتم ملء هذه القائمة إمّا عن طريق الموظف الذي ينفّذ العمل، أو عن طريق المشرف، أو عن طريق المحلّل الإداري.
ولكل طريقة من هذه الطرق لها ميزات وعيوب.
وهي كالآتي:

• عندما يقوم الموظف بملء القائمة: من مزاياه هو العمل على توفير الوقت، فيمكن ملء كل قوائم الموظفين في وقت واحد وذلك عن طريق الطلب من الموظفين العمل على ملئها، إما بأسلوب مباشر بتعبئة نموذج الأعمال الأسبوعي أو عن طريق تلخيص وتصنيف محتويات الجداول اليومية. أمّا عيوبها هو احتمال المبالغة من الموظفين عند تقديرهم للوقت الذين يقومون باستغلاله لتنفيذ العمل.
  
• عندما يقوم الشرف بإعداد قائمة الواجبات اليومية: يقوم المشرف هو بتجهيز قائمة الواجبات لكل موظف من الموظفين الذين يشرف على أعمالهم، وفي نفس الوقت الذي يطلب فيه من الموظفون بإعداد قوائم لأعمالهم، ومن عيوب هذه الطريقة إن توفير الوقت لا يتحقق.
  ومن مزاياها إمكانية التأكد من من الدقّة في البيانات، فيتمكن المحلّل من التاكد من صحة البيانات التي قام الموظف بتقديمها وهذا عن طريق المقارنة بين القائمة التي أعدّها، والبيانات التي أعدّها المشرف وعلى الموظف أن يقوم بتوضيح سبب الاختلاف.
  
• أمّا طريقة التعبئة عن طريق المحلّل الإداري: يقوم المحلّل الإدري بذاته بإعداد قائمة الواجبات عن طريق المقابلات الشخصية مع الموظفين، وتعتبر هي الطريقة الأكثر دقّة. ومن عيوبها الوقت الكثير الذي يبذله المحلّل الإداري للقيام بالمقابلات الشخصية.
  

ويوجد مجموعة من العوامل التي تؤثر في اختيار الطريقة المناسبة. وهي كالآتي:

• حجم الإدارة التي ستنفّذ بها الدراسة.
  
• عدد الأقسام الموجودة في الإدارة.
  
• عدد الموظفين الذين في الإدارة.
  فإذا كان حجم الإدارة كبير وعدد لموظفين كثير يفضل استخدام إحدى الطريقتين الأولى أو الثانية.
  

كيفية تعبئة قائمة الواجبات الأسبوعية:

يوضّح الشكل التالي قائمة واجبات الموظف الأسبوعية، فيتم تعبئة بالطريقة التالية:

القسم العلوي وهو القسم الذي يعتبر بسيط حدًا، ويحتوي على معلومات أولية عن اسم الموظف، اسم الوظيفة، مرتبة الموظف، الإدارة التابع لها، اسم الرئيس المباشر عليه وبإمكان الموظف أن يقوم بملئها بسهولة، وروجعت من قِبل فيتم تعبئتها باسم المحلّل الإداري الذي قام بالإشراف على الدراسة، والتاريخ هو تاريخ إكمال تعبئة النموذج.
القسم الثاني وهو الذي يوضّح الرقم المتسلسل للأعمال فيذكر فيه رقم الأعمال، ومن الأفضل أن يكون الترتيب تنازلي حسب أهمية العمل؛ بمعنى من العمل الأكثر أهمية للعمل الأقل أهمية. وفي الأعمال يتم فيها وصف بسيط للأعمال ومن الأفضل أن يتم الابتعاد عن الكلمات الغامضة والعامة.
أمّا في خانة (رُحّل إلى نشاط رقم) لا تُعبأ من قِبل الموظف أو المشرف، لكن تُعبأ عن طريق المحلّل الإداري أو الفرد الذي وكّلت إليه مهمة تجهيز خريطة توزيع العمل أو للإدارة قيد الدراسة، عندما يتم ترحيل لمعلومات من قائمة الواجبات لخريطة توزيع الأعمال، فيتم تعبئة هذه الخانة رقم النشاط الذي رحّل إليه خريطة توزيع الأعمال. وعلى المحلّل الإداري التحقّق من أن كل الأعمال الموجودة في قائمة الواجبات قد تمَّ ترحيلها إلى خريطة توزيع الأعمال.
وفي خانة عدد الساعات أسبوعيًا يتم تعبئة ما احتاج إليه كل عمل من الأعمال من الوقت خلال الأسبوع. وفي خانة الملاحظات يتم الكتابة لأي ملاحظة إضافية، أمّا في القسم السفلي للنموذج يوجد المجموع وهو الذي يقوم بتوضيح عدد الساعات التي قضاها الموظف في العمل، والقيام بالمهام خلال الأسبوع أو خلال فترة الدراسة.